FAQ sur le classement et Archivage – Partie 2

📁 FAQ – Classement et gestion documentaire (version enrichie)

1. Quel est l’objectif principal du classement des documents ?
L’objectif principal est de rendre l’information facilement accessible, compréhensible et exploitable. Un bon classement permet de retrouver rapidement un document, d’éviter les pertes, de gagner du temps et de respecter les obligations légales ou administratives. Il s’agit aussi d’améliorer la productivité en réduisant le temps de recherche et en sécurisant la traçabilité de l’information.

2. Quel est l’avantage principal du classement numérique ?
Le classement numérique permet un gain d’espace, une accessibilité à distance (via le cloud ou un serveur), une recherche rapide grâce à des mots-clés ou à l’indexation, et une meilleure sécurité des documents (avec des sauvegardes automatiques, des droits d’accès, etc.). C’est aussi une solution écologique, qui limite l’utilisation du papier.

3. Quel type de document doit être archivé en priorité ?
Les documents à forte valeur légale, fiscale, sociale ou historique doivent être archivés en priorité. Cela inclut les contrats, les bulletins de paie, les déclarations fiscales, les bilans comptables, les documents RH, les procès-verbaux ou encore les documents liés à la sécurité. Ce sont des pièces qui peuvent être demandées en cas de contrôle ou de litige.

4. Quel est le terme utilisé pour décrire le processus de recherche de documents à l’aide de mots-clés ?
Ce processus s’appelle l’indexation. Il consiste à attribuer à chaque document des descripteurs ou mots-clés qui permettront de le retrouver rapidement via un moteur de recherche ou une arborescence thématique. L’indexation peut être manuelle ou automatisée.

5. Quel est l’avantage de l’utilisation de mots directeurs pour la recherche documentaire ?
Les mots directeurs servent de repères logiques dans un système de classement. Ils permettent de catégoriser les documents de manière cohérente et de limiter les erreurs de recherche. Grâce à une liste de mots bien définis, on uniformise le classement, ce qui facilite la collaboration entre plusieurs utilisateurs.

6. Quel type de classement est utilisé pour organiser les documents par date ?
Le classement chronologique. Il permet d’organiser les documents en fonction de leur date de création, de réception ou de traitement. Cette méthode est particulièrement adaptée pour suivre l’évolution d’un projet ou d’un dossier dans le temps.

7. Qu’est-ce que l’indexation dans le contexte de la gestion documentaire ?
L’indexation est le processus qui consiste à associer à chaque document des informations descriptives (appelées métadonnées) pour le retrouver plus facilement. Elle peut inclure le titre, la date, le type de document, l’auteur, le service concerné ou encore les mots-clés associés.

8. Quel type de mot est généralement utilisé comme mot directeur ?
Ce sont le plus souvent des noms (ou substantifs), comme « contrat », « facture », « clients », « projets ». On évite les verbes ou adjectifs, car ils sont moins précis et moins utiles pour structurer un système de classement.

9. Quel outil est souvent utilisé pour l’indexation électronique des documents ?
Les logiciels de GED (Gestion Électronique de Documents), comme SharePoint, Zeendoc, DocuWare ou OpenText, permettent d’indexer automatiquement ou manuellement les documents selon des critères définis. Certains systèmes de gestion de fichiers dans le cloud (Google Drive, OneDrive) offrent aussi des options de recherche indexée.

10. Quelle est la méthode de classement la plus couramment utilisée dans les bureaux ?
Le classement alphabétique reste très répandu. Il permet d’organiser les dossiers par ordre de nom (clients, fournisseurs, partenaires), et il est facile à comprendre pour tous les utilisateurs. Il est souvent utilisé pour les documents administratifs ou commerciaux.

11. Lors de l’utilisation d’un système de classement alphabétique, comment les documents sont-ils organisés ?
Ils sont organisés par ordre alphabétique croissant selon un critère choisi : nom de l’entreprise, nom du client, intitulé du projet, etc. Cette méthode est simple mais nécessite une homogénéité dans la dénomination des fichiers.

12. Quel type de classement est le plus approprié pour organiser des factures mensuelles ?
Le classement chronologique, par mois puis par année, est le plus adapté. Cela permet de suivre les paiements, d’effectuer des rapprochements comptables et de respecter les exigences fiscales.

13. Quelle méthode de classement permet de regrouper les documents par sujet ou par projet ?
Le classement thématique ou par dossier. Il permet de rassembler dans un même ensemble tous les documents liés à un thème précis (par exemple : « Communication interne », « Projet Alpha », « Budget 2025 »).

14. Dans quel cas utiliseriez-vous un classement numérique ?
Lorsqu’un numéro unique est attribué à chaque document ou dossier, comme un numéro client, un code projet ou un numéro de facture. Cela permet un tri rigoureux et une automatisation possible du classement.

15. Le classement alphabétique est idéal pour organiser des documents dont les dates sont essentielles.
❌ Faux. Le classement alphabétique est plus adapté pour les noms. Pour les documents sensibles à la temporalité, c’est le classement chronologique qui est recommandé.

16. Le classement chronologique classe les documents en fonction de leur date.
✅ Vrai. Il suit l’ordre temporel et permet une lecture ou un traitement logique dans le temps. Très utile pour les journaux de bord, les relevés, ou les rapports périodiques.

17. Le classement thématique est souvent utilisé pour les archives de longue durée.
✅ Vrai. Il permet de structurer les archives selon leur domaine ou leur usage, ce qui facilite la réutilisation ou la consultation même plusieurs années plus tard.

18. Il est recommandé d’utiliser une seule méthode de classement pour tous les types de documents dans un bureau.
❌ Faux. En réalité, combiner plusieurs méthodes (ex. chronologique + alphabétique) selon la nature des documents permet d’optimiser la gestion documentaire.

19. Le classement numérique est particulièrement utile pour les dossiers qui ont des numéros uniques attribués.
✅ Vrai. Il permet un classement précis et facilite l’automatisation, la recherche rapide, et l’intégration dans des logiciels de gestion.

20. Quelle est la principale raison d’utiliser un système de codage couleur pour le classement ?
La couleur attire l’œil et facilite la reconnaissance rapide d’une catégorie ou d’un service (ex. : bleu pour RH, vert pour finance, rouge pour juridique). Cela évite les erreurs et accélère le repérage.

21. Quelle méthode de classement serait la plus efficace pour une bibliothèque ?
Le classement thématique ou par cote alphanumérique, comme dans les systèmes Dewey ou CDU, est le plus adapté. Il permet de classer les ouvrages par disciplines, puis par ordre alphabétique ou numérique.

22. Comment nommeriez-vous un dossier de client dans un système de classement numérique ?
Il est recommandé d’utiliser une convention de nommage claire et constante, par exemple : CLT_2025_045_DURAND_Jean. Cela comprend un identifiant, une date, un numéro séquentiel et le nom du client.

23. Quel outil est souvent utilisé pour le classement numérique des documents ?
Des outils comme Google Drive, OneDrive, SharePoint, Dropbox, ou encore des solutions de GED professionnelles, sont utilisés pour organiser, partager et sécuriser les fichiers.

24. Le classement numérique ne nécessite pas de sauvegarde des documents.
❌ Faux. Même si les documents sont numériques, ils doivent être sauvegardés régulièrement (cloud, serveur externe, disque dur) pour éviter les pertes de données dues à des incidents techniques ou des erreurs humaines.

25. Les documents classés thématiquement peuvent être regroupés sous plusieurs sous-catégories.
✅ Vrai. Par exemple, un thème « Formation » peut être subdivisé en « Formations internes », « Formations obligatoires », « Plan de développement 2024 », etc. Cela renforce la logique d’accès et la précision du classement.

26. Le classement chronologique est utile pour les documents légaux ou financiers.
✅ Vrai. Ces documents nécessitent une traçabilité dans le temps. Le classement chronologique permet un audit plus simple, une consultation rapide et un respect des délais légaux de conservation.

27. Le classement géographique organise les documents en fonction de leur localisation physique.
✅ Vrai. On l’utilise par exemple dans les entreprises multi-sites ou les administrations locales, en classant par ville, pays, région ou agence.

28. Il est possible de combiner plusieurs méthodes de classement pour améliorer l’efficacité.
✅ Vrai. Une approche mixte (ex. : thématique + chronologique + alphabétique) permet d’adapter la structure documentaire aux usages concrets des utilisateurs tout en gagnant en efficacité.