Conseils pratiques pour la tenue des dossiers

La tenue rigoureuse des dossiers est une condition essentielle pour assurer une bonne gestion de l’information. Voici quelques recommandations simples mais efficaces pour organiser et conserver vos dossiers de manière professionnelle.

1. Vérifiez l’existence d’un dossier avant d’en créer un nouveau

Avant d’ouvrir un dossier, assurez-vous qu’il n’en existe pas déjà un portant sur le même sujet ou la même affaire. Cela évite les doublons, la dispersion des documents et les pertes d’information.

2. Donnez un intitulé clair et précis

Chaque dossier doit être clairement identifié. L’intitulé de l’affaire doit apparaître en couverture, de manière explicite. Il est conseillé d’éviter les termes flous comme « affaire générale ». Ajoutez si possible les dates extrêmes du dossier : la date du premier document et celle du dernier.

3. En cas de dossier complexe, créez des sous-dossiers

Si le dossier devient volumineux ou comporte plusieurs volets, il peut être utile de le diviser en sous-dossiers. Chaque sous-dossier doit porter un intitulé précis, afin de faciliter la navigation et la consultation ultérieure.

4. Classez les documents par ordre chronologique

À l’intérieur d’un dossier, les documents doivent être classés du plus ancien en bas au plus récent en haut. Cela permet de suivre facilement la progression de l’affaire ou du sujet traité.

5. Intégrez les documents dès leur réception ou production

Dès qu’un document est reçu ou produit, il doit être immédiatement intégré au bon dossier. Un document isolé perd toute sa valeur contextuelle et peut facilement être oublié ou égaré.

6. Ne déplacez pas les pièces inutilement

Évitez de retirer un document d’un dossier pour le placer dans un autre, même à titre de documentation. En cas de besoin, faites une copie et conservez l’original à sa place.

7. Ne conservez qu’un seul exemplaire

Inutile de garder plusieurs copies d’un même document. Privilégiez l’original, en particulier s’il est daté et signé, car c’est lui qui a valeur probante.

8. Faites le tri régulièrement

Pensez à éliminer régulièrement les éléments inutiles : brouillons, formulaires vierges, post-it, cartes de visite, prospectus… Un dossier bien tenu est un dossier allégé, pertinent et opérationnel.