archivage ou suppression, tha’s is the question !
C’est une des compétences clés à développer en gestion documentaire : savoir distinguer ce qu’on doit archiver (et combien de temps), de ce qu’on peut ou doit supprimer.
Voici une petite grille de lecture simple et pédagogique que tu peux intégrer dans tes formations ou cas pratiques :
🧠 Comment savoir si un document doit être archivé ou supprimé ?
🔐 À archiver si…
| Critère | Exemples | Durée indicative |
|---|---|---|
| Obligation légale | Contrat de travail, bulletin de paie, PV d’AG | 5 à 50 ans selon les cas |
| Risque juridique | Jugement, preuve de litige, assurance RC pro | Jusqu’à 30 ans |
| Justificatif comptable | Facture, relevé bancaire | 10 ans |
| Traçabilité RH | Dossier salarié, formations obligatoires | 5 ans minimum après départ |
| Utilité stratégique | Contrat cadre, analyse comparative fournisseurs | À conserver selon usage |
🗑️ À supprimer si…
| Critère | Exemples | Pourquoi ? |
|---|---|---|
| Données personnelles non nécessaires | CV non retenus, vieilles candidatures | RGPD → minimisation des données |
| Double ou brouillon | Version provisoire d’un contrat | Allège l’espace + évite les erreurs |
| Document périmé ou obsolète | Ancien planning, ancienne promo, procédure expirée | Risque de confusion |
| Donnée sensible sans justification | Certificat médical trop ancien, arrêt maladie > 5 ans | Risque RGPD / inutile |