Prévoir une politique de sauvegarde et d’archivage régulière
Protéger ses documents, c’est protéger son activité.
🔐 Une panne, un vol d’ordinateur, un incendie ou une simple erreur humaine peuvent suffire à faire disparaître des documents essentiels. C’est pourquoi chaque entreprise ou service administratif doit mettre en place une politique claire de sauvegarde et d’archivage. Prévenir, c’est gagner du temps, éviter les crises… et dormir plus tranquille.
🎯 Pourquoi mettre en place une politique de sauvegarde et d’archivage ?
Parce qu’un bon classement ne sert à rien s’il n’est ni protégé, ni pérenne.
Une sauvegarde, c’est la copie de sécurité d’un document pour éviter sa perte.
Un archivage, c’est la conservation organisée des documents à moyen ou long terme, pour référence, preuve ou conformité légale.
🧰 Les 3 piliers d’une bonne politique
1. Sauvegarder régulièrement les fichiers actifs
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📆 Fréquence conseillée : quotidienne ou hebdomadaire selon l’activité
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☁️ Lieu : cloud sécurisé (OneDrive, Google Drive pro, SharePoint…) + éventuel disque dur externe chiffré
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🔄 Astuce : automatiser les sauvegardes = gain de temps + fiabilité
2. Archiver les documents finalisés
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📂 Un document final (contrat signé, PV, fiche de paie…) doit être archivé et protégé dans une arborescence stable
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🗃️ L’archivage peut être numérique ou papier, selon les obligations
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⏳ Chaque document doit être associé à une durée de conservation (voir tableau RGPD/légal)
3. Supprimer ce qui doit l’être
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❌ Les brouillons inutiles ou documents sensibles non justifiés doivent être supprimés pour ne pas encombrer le système… ni enfreindre le RGPD
🧭 Exemple simple de politique
| Action | Fréquence | Outil conseillé |
|---|---|---|
| Sauvegarde des documents courants | 1x/jour | OneDrive pro synchronisé |
| Archivage des contrats signés | Dès signature | Dossier « Archives contrats » (accès restreint) |
| Suppression des CV non retenus | Tous les mois | Tri manuel ou automatisé avec règle de date |
| Audit documentaire | 1x/an | Fiche de contrôle documentaire (interne) |
✔️ Bonnes pratiques
✅ Automatiser les sauvegardes (via cloud)
✅ Créer un dossier « Archives » par année et par thème
✅ Former les utilisateurs aux règles de conservation
✅ Documenter la politique dans une fiche interne partagée
✅ Conserver une copie hors-ligne des documents sensibles
🔚 Conclusion
Mettre en place une politique de sauvegarde et d’archivage régulière, ce n’est pas un luxe : c’est une assurance contre la perte d’information, les litiges et les oublis réglementaires.
Une entreprise organisée, c’est une entreprise qui pense à ses sauvegardes autant qu’à ses fichiers du quotidien.
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