Lexique des Achats et des Ventes

Dans leur quotidien, les secrétaires assistant(e)s jouent un rôle essentiel dans la gestion des commandes, le suivi des livraisons et la facturation. Pour bien remplir ces missions, il est indispensable de comprendre le vocabulaire utilisé dans les services achats et ventes.

Ce lexique a été conçu comme un outil pratique, clair et synthétique, pour t’aider à maîtriser les termes essentiels, repérer les documents clés, et mieux communiquer avec les fournisseurs, les clients, ou les services comptables.

💡 À garder sous la main comme pense-bête au bureau, en stage ou en formation !

🧾 Documents commerciaux

• Bon de commande
  Document officiel envoyé par l’entreprise à un fournisseur pour commander des produits ou services. Il détaille les quantités, les références, les prix et les conditions de livraison.
  👉 Exemple : la commande n°81 envoyée le 7 janvier à « Au stylo ».

• Devis
  Proposition écrite faite par un fournisseur qui précise les prix et conditions avant toute commande. Il n’engage pas encore l’acheteur.
  👉 C’est un document préalable à la commande.

• Facture
  Document comptable que le fournisseur émet après la livraison, indiquant les produits livrés, les montants à payer, et les conditions de règlement.
  👉 Elle doit être conservée en comptabilité.

• Avoir
  Facture négative permettant de corriger une erreur (livraison incomplète, retour produit, erreur de prix).
  👉 Souvent utilisée pour établir une facture corrective.

• Bon de livraison
  Document qui accompagne les marchandises livrées. Il permet de vérifier si ce qui est reçu correspond à ce qui a été commandé.
  👉 Signé à réception si tout est conforme.

📦 Achats – Suivi de commandes

• Réception
  Vérification physique des produits livrés (quantité, qualité, état des colis).
  👉 Permet de relever des anomalies comme colis abîmé ou produit manquant.

• Réapprovisionnement
  Commande de nouveaux produits pour compléter ou renouveler les stocks.
  👉 Souvent planifiée selon les besoins de l’entreprise.

• Commande ferme
  Commande irrévocable une fois validée. Elle engage les deux parties.
  👉 Contrairement à une commande provisoire ou optionnelle.

• Commande en attente
  Commande enregistrée mais pas encore livrée ou facturée.
  👉 À suivre jusqu’à réception complète.

💰 Prix, remises et règlements

• Prix unitaire HT
  Prix d’un produit, hors taxes, pour une unité ou un lot.
  👉 HT signifie « Hors Taxes ».

• Total HT
  Somme des prix de tous les produits avant ajout de la TVA.

• TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée)
  Taxe obligatoire en France (souvent 20 %) ajoutée au prix HT.
  👉 TVA = Total HT × 20% (exemple).

• Total TTC
  Montant total à régler, incluant les taxes.
  👉 TTC = Toutes Taxes Comprises.

• Remise
  Réduction immédiate accordée sur une commande (ex : -10% sur une grande quantité).
  👉 Elle apparaît sur la facture.

• Ristourne
  Réduction calculée après plusieurs commandes ou à la fin d’une période (ex : trimestre).
  👉 Souvent calculée sur le volume global d’achat.

• Escompte
  Réduction accordée si le client paie rapidement, avant l’échéance prévue.
  👉 Exemple : -1,5% pour paiement comptant.

👥 Acteurs de la relation commerciale

• Fournisseur
  L’entreprise ou la personne qui vend les produits/services.
  👉 Exemple : « Lire et Écrire », « Au stylo »…

• Client
  L’entreprise (ou la personne) qui achète les produits/services.
  👉 Dans notre cas, c’est « TOUT POUR LE BUREAU ».

🚚 Livraison et frais

• Franco de port
  Expression qui signifie que les frais de livraison sont pris en charge par le fournisseur. Le client ne paie donc aucun coût de transport.
  👉 Exemple : le fournisseur « Lire et Écrire » propose une livraison franco de port.

• Frais de port
  Montant facturé pour la livraison des produits, sauf si les conditions de commande (montant minimal, franco…) l’annulent.

• Colis
  Ensemble emballé des marchandises livrées. Un colis peut contenir plusieurs produits.
  👉 Il faut vérifier chaque colis à la réception.

• Livraison partielle
  Lorsqu’une commande est livrée en plusieurs fois (par manque de stock, par exemple).
  👉 Doit être notée et suivie précisément.

• Colis refusé
  Colis que l’on ne signe pas à la livraison en cas de détérioration visible. Cela permet de contester ensuite.
  👉 À noter dans le contrôle qualité.