Guide Excel pour les secrétaires-assistantes
Excel est bien plus qu’un simple tableau. Pour une secrétaire ou une assistante, il représente un outil clé du quotidien : organiser un planning, suivre des paiements, mettre à jour une base de contacts ou encore produire un graphique à présenter en réunion. Pourtant, nombreuses sont celles qui abordent Excel avec appréhension. Ce guide a été conçu pour accompagner pas à pas les débutantes ou les professionnelles en reconversion, en leur donnant les bases solides pour utiliser Excel avec confiance et autonomie. Chaque chapitre introduit une notion essentielle et peut faire l’objet d’un approfondissement ou d’un article dédié.
1. Premiers pas avec Excel
Qu’est-ce qu’une cellule une ligne, une colonne sur Excel ?
Comment saisir du texte, des chiffres ou une date sur Excel ?
Naviguer dans une feuille de calcul
Enregistrer un fichier Excel et le nommer clairement
Comprendre l’interface sur Excel et les onglets
2. Mise en forme de base
Appliquer des couleurs et encadrements aux cellules
Centrer, aligner et ajuster le texte
Utiliser les formats monétaire, pourcentage ou date
Fusionner des cellules
Ajuster la taille des colonnes et des lignes pour une meilleure lisibilité
3. Création de tableaux simples
Entrer des données sous forme de tableau
Utiliser les titres pour structurer le tableau
Définir une zone de tableau
Organiser les données par thématique
Préparer un tableau pour l’impression
4. Calculs essentiels
Utiliser les formules de base comme SOMME, MOYENNE ou AUJOURDHUI
Comprendre la logique des formules
Différencier les références relatives et absolues
Créer une formule simple pas à pas
Repérer et corriger une erreur de formule
5. Trier et filtrer les données
Trier un tableau de A à Z ou du plus grand au plus petit
Utiliser le filtre automatique pour afficher certaines données
Effacer un filtre et retrouver toutes les données
6. Mise en forme conditionnelle
Mettre en évidence les doublons ou les valeurs supérieures à un seuil
Utiliser une règle personnalisée
7. Utilisation des listes déroulantes
Créer une liste déroulante simple
Modifier ou supprimer une liste déroulante
8. Création de graphiques simples
Insérer un graphique à partir d’un tableau
Choisir un type de graphique adapté
Personnaliser le titre et les couleurs du graphique
9. Astuces et bonnes pratiques
Utiliser les raccourcis clavier essentiels
Protéger une feuille de calcul
Renommer et organiser les feuilles d’un classeur
10. Exercices pratiques pour s’entraîner
Exercice 1 – Mettre en forme un tableau
Exercice 2 – Appliquer des formules simples
Exercice 3 – Créer un tableau avec filtre et tri
Exercice 4 – Insérer un graphique simple
Exercice 5 – Créer une liste déroulante