Tutoriel sur Trello
Tutoriel Complet : Organiser son travail avec Trello en 20 étapes clés
Dans un contexte professionnel où l’organisation, la gestion des priorités et la collaboration à distance deviennent des compétences essentielles, les outils de gestion de projet comme Trello s’imposent comme des alliés incontournables. Simple, visuel, collaboratif et accessible en version gratuite, Trello permet de structurer ses idées, de suivre ses tâches et de mieux travailler en équipe.
Ce tutoriel a pour objectif de t’accompagner pas à pas dans la prise en main de Trello, que tu sois assistant(e) de direction, formateur(trice), manager ou tout simplement utilisateur(trice) en quête d’un outil fiable pour organiser ton quotidien professionnel. Tu y trouveras 20 étapes clés, chacune illustrant une fonctionnalité importante de l’outil, de la création de ton premier tableau à l’exploitation des fonctions collaboratives et visuelles les plus utiles.
10 exemples d’activités que les assistantes de direction peuvent organiser avec Trello
1. Créer un compte Trello
La première étape consiste à te rendre sur le site trello.com et à créer un compte gratuit. L’inscription peut se faire en quelques clics en utilisant une adresse mail ou un compte Google. Une fois inscrit, tu accèdes à ton espace de travail personnel.
Trello est une application web et mobile, donc tu peux y accéder depuis un navigateur, mais aussi depuis ton smartphone. Cela te permet de garder tes projets accessibles partout, tout le temps. L’interface est très intuitive, ce qui rend l’apprentissage rapide.
2. Comprendre la structure Trello : Tableau > Liste > Carte
Trello repose sur une organisation en trois niveaux : les tableaux, les listes et les cartes. Un tableau représente un projet global. Par exemple, tu peux avoir un tableau pour la gestion des recrutements ou pour l’organisation d’un événement.
Dans chaque tableau, tu crées des listes qui correspondent aux étapes du projet (ex. : « A faire« , « En cours« , « Terminé« ). Enfin, les cartes sont les tâches concrètes : une carte peut être « Appeler le prestataire », ou « Envoyer l’invitation à la conférence ».
3. Créer un tableau (projet)
Dans Trello, chaque tableau est un espace de travail pour un projet particulier. Il peut être public, privé ou partagé avec ton équipe. Tu peux en créer jusqu’à 10 tableaux gratuitement dans ton espace.
Donne à ton tableau un nom pertinent, comme « Organisation du Séminaire 2025 ». Tu peux aussi choisir une couleur ou une image de fond pour personnaliser ton tableau et le rendre visuellement identifiable.
4. Créer des listes pour structurer ton travail
Les listes permettent de découper un projet en grandes étapes. Par défaut, de nombreux utilisateurs utilisent la méthode Kanban : une liste « A faire« , une « En cours » et une « Terminé« .
Mais tu peux adapter ces listes selon tes besoins : « Appels à passer », « En attente de retour », « Validé », etc. Cette logique de flux permet de suivre la progression du travail de manière visuelle.
5. Ajouter une carte dans une liste
Les cartes sont les éléments de base de Trello : ce sont les tâches à accomplir. Tu peux créer une carte par action à mener : « Réserver le traiteur », « Imprimer les flyers », « Contacter le conférencier ».
Chaque carte est modifiable et personnalisable. C’est un mini-fichier de gestion de tâche. Tu peux y ajouter des détails, des fichiers, des membres, une échéance, et bien plus encore.
6. Ajouter une checklist dans une carte
Les checklists sont très pratiques pour décomposer une tâche en sous-tâches. Par exemple, une carte « Organiser la journée RH » peut contenir une checklist : « Réserver la salle », « Envoyer les invitations », « Imprimer les badges ».
Voir ici la Check-list pour l’organisation d’un séminaire à intégrer dans Trello
Tu peux cocher les éléments au fur et à mesure de leur réalisation. Visuellement, Trello affiche une barre de progression pour te montrer l’avancement de la checklist.
7. Définir une échéance
Trello permet de fixer une date limite pour chaque carte. C’est utile pour respecter les délais et organiser ton temps. Une notification peut être activée pour te rappeler les échéances proches.
Une fois la date passée, Trello met automatiquement en rouge la carte concernée, ce qui permet de visualiser les retards. L’échéance peut être modifiée à tout moment.
8. Ajouter des membres à une carte
Chaque carte peut être attribuée à une ou plusieurs personnes. Cela permet de savoir qui fait quoi. Dans un projet collaboratif, cela clarifie les rôles de chacun.
Tu peux inviter des membres par e-mail ou via un lien d’invitation. Une fois ajoutés, ils peuvent éditer, commenter ou recevoir des alertes selon les modifications.
9. Travailler en mode collaboratif
Trello est conçu pour la collaboration. Tous les membres d’un tableau peuvent y travailler en même temps, commenter les cartes, et suivre l’avancement en temps réel.
Cela en fait un outil idéal pour les équipes à distance ou les projets impliquant plusieurs services (RH, communication, direction).
10. Utiliser les étiquettes (tags)
Les étiquettes permettent de colorer les cartes pour leur attribuer une catégorie visuelle : priorité, service concerné, statut spécial. Par exemple : vert pour « Validé », rouge pour « Urgent ».
Tu peux personnaliser les étiquettes avec des titres. Cela facilite le tri et l’identification rapide des cartes, surtout si le tableau devient dense.
11. Ajouter des pièces jointes
Trello permet d’attacher facilement des fichiers à chaque carte. Tu peux importer un document depuis ton ordinateur ou utiliser une intégration comme Google Drive ou Dropbox.
C’est très pratique pour centraliser les informations liées à une tâche. Par exemple, tu peux ajouter un devis, un visuel de campagne, ou un document de présentation. Tout reste accessible au même endroit pour tous les membres.
12. Ajouter des commentaires dans les cartes
Chaque carte dispose d’un espace de commentaire. Tu peux y poser des questions, noter des avancées, ou indiquer que la tâche est terminée.
C’est un espace de communication très utile pour garder un historique et faciliter le suivi sans multiplier les e-mails. Chaque commentaire peut être tagué (@nom) pour notifier un membre.
13. Utiliser la vue Calendrier (Power-Up)
La vue Calendrier permet de visualiser toutes les échéances de ton tableau sur un mois ou une semaine. Pour l’activer, il suffit d’ajouter le Power-Up « Calendrier » à ton tableau (inclus dans la version gratuite).
C’est très utile pour planifier un projet ou visualiser la charge de travail. Tu peux cliquer sur chaque élément pour l’ouvrir directement depuis le calendrier.
14. Glisser-déposer les cartes
Le glisser-déposer est une des fonctionnalités les plus intuitives de Trello. Tu peux déplacer une carte d’une liste à l’autre pour représenter son avancement dans le flux de travail.
Par exemple, lorsqu’une tâche passe de « A faire » à « En cours », tu n’as qu’à la faire glisser avec ta souris ou ton doigt sur mobile. Cela rend la gestion du projet très fluide et visuelle.
15. Dupliquer une carte ou une liste
Tu peux cloner une carte ou une liste entière pour réutiliser une structure existante. Cela est très utile si tu réalises des actions récurrentes (comme un processus mensuel ou un modèle de réunion).
Il suffit de cliquer sur le menu de la carte ou de la liste, puis sur « Dupliquer ». Tu peux alors la renommer et l’ajuster selon les besoins.
16. Archiver ou supprimer des cartes
Quand une tâche est terminée, tu peux l’archiver pour qu’elle disparaisse du tableau tout en restant accessible via la recherche. Cela permet d’alléger visuellement ton espace de travail.
Si tu veux qu’elle disparaisse définitivement, tu peux la supprimer. Attention, cette action est irréversible.
17. Filtrer les cartes
Trello propose un système de filtres pour afficher uniquement certaines cartes : par membre, par étiquette, par mot-clé. C’est très utile dans les tableaux très fournis.
Cela permet par exemple à un collaborateur de visualiser uniquement les cartes où il est assigné, ou bien à un responsable de voir uniquement les cartes urgentes.
18. Connecter Trello à d’autres outils
Avec les Power-Ups, Trello s’intègre à d’autres outils comme Google Drive, Slack, Outlook, Microsoft Teams, etc. Cela renforce l’efficacité des équipes en centralisant les outils.
Même avec un compte gratuit, tu peux utiliser un Power-Up par tableau. C’est suffisant pour la plupart des usages de base.
19. Utiliser Trello sur mobile
L’application mobile Trello est disponible sur Android et iOS. Elle offre toutes les fonctionnalités de la version web, avec une ergonomie adaptée.
C’est très pratique pour suivre l’avancement d’un projet lors d’un déplacement ou ajouter une idée en réunion. La synchronisation est instantanée avec la version web.
20. Connaitre les limites de la version gratuite
Trello propose une version gratuite très complète, mais avec certaines limites : 10 tableaux maximum par espace de travail, 1 Power-Up actif par tableau, et pas d’accès aux vues multiples (tableau, chronologie, tableau de bord).
Pour la plupart des utilisateurs individuels ou petites équipes, ces limitations ne sont pas bloquantes. Elles encouragent simplement à rester organisé et à ne pas multiplier les tableaux inutilement.