Urgence ou importance ? Apprenez à prioriser efficacement vos tâches dans le médico-social
Dans le secteur médico-social, les journées sont rythmées par les sollicitations, les imprévus et les tâches administratives incontournables. Pour la secrétaire assistante, savoir prioriser est essentiel pour éviter la surcharge mentale et rester efficace. La clé ? Différencier clairement ce qui est urgent de ce qui est important. Voici comment faire.
Pourquoi faut-il faire la distinction ?
Confondre urgence et importance mène souvent à la dispersion, au stress et à la perte de contrôle. Or :
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Une tâche urgente nécessite une action immédiate (ex. : prévenir un médecin d’un rendez-vous annulé).
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Une tâche importante a des conséquences à long terme mais peut être planifiée (ex. : préparer les dossiers pour l’audit qualité de fin d’année).
🎯 La gestion efficace du temps passe par une vision claire des priorités.
Utiliser la matrice d’Eisenhower : un outil simple et puissant
La matrice d’Eisenhower est une méthode visuelle qui permet de classer les tâches selon deux critères : urgence et importance. Elle se divise en 4 cases :
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Urgent + Important → Faire immédiatement
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Important mais non urgent → Planifier
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Urgent mais pas important → Déléguer si possible
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Ni urgent ni important → Éliminer
💡 Cette grille peut être affichée dans le bureau pour prioriser chaque début de journée ou chaque début de semaine.
Concrètement, comment appliquer cela dans le médico-social ?
Exemples typiques de tâches :
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Urgent + Important : répondre à une demande d’hospitalisation urgente, gérer un incident sur un patient.
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Important mais non urgent : organiser les plannings pour les congés, préparer les rapports mensuels.
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Urgent mais peu important : répondre à une demande de rendez-vous non prioritaire.
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Peu urgent et peu important : mise en page d’un document non indispensable.
✍️ L’objectif est de rester concentrée sur les tâches qui ont un vrai impact, tout en évitant l’épuisement.
To-do list quotidienne : complément essentiel à la matrice
Pour renforcer l’efficacité de la matrice, la to-do list quotidienne reste indispensable. Astuces :
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Classer les tâches selon les 4 catégories de la matrice
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Noter les échéances critiques
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Cocher les tâches réalisées pour visualiser la progression
📌 Cela permet de garder une trace, d’anticiper les retards et de se recentrer en cours de journée.
⏱️ Méthode Pomodoro : pour mieux gérer le temps et rester concentrée
🔹 Qu’est-ce que c’est ?
Une technique de gestion du temps développée par Francesco Cirillo, qui consiste à travailler par blocs de 25 minutes, appelés pomodori, suivis de courtes pauses.
🔹 Pourquoi c’est utile pour une SAMS ?
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Pour ne pas se laisser happer par les urgences constantes.
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Pour avancer sur les dossiers de fond (qualité, tableaux, classement…).
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Pour éviter le multitâche destructeur.
🔹 Comment l’appliquer ?
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Choisir une tâche prioritaire
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Travailler dessus 25 min sans interruption
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Prendre 5 minutes de pause
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Refaire un nouveau cycle (4 fois)
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Puis prendre une pause de 15 à 20 min
🔹 Outils pratiques :
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Timer de bureau
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Appli gratuite : Pomofocus, Marinara Timer, Focus To-Do
📋 Méthode NÉRAC : pour planifier sa journée avec méthode
🔹 Qu’est-ce que c’est ?
Une méthode d’organisation personnelle en 5 étapes, pensée pour les assistant(e)s, secrétaires et gestionnaires.
🔤 NÉRAC =
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Noter : tout ce que j’ai à faire (to-do brute)
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Évaluer : le temps nécessaire pour chaque tâche
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Réserver : des plages horaires pour les tâches importantes
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Arbitrer : ce que je reporte ou délègue
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Contrôler : faire le point en fin de journée / semaine
🔹 Pourquoi c’est utile pour une SAMS ?
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Pour garder le contrôle sur sa charge
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Pour organiser ses journées réalistes, et éviter la surcharge
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Pour donner la priorité aux tâches à forte valeur ajoutée
🔹 Exemple d’application :
| Tâche | Temps estimé | Plage réservée | Action | Suivi |
|---|---|---|---|---|
| Préparer le planning du personnel | 30 min | 9h00 – 9h30 | Je fais | ✅ |
| Relancer le prestataire | 10 min | 11h00 – 11h10 | Je fais | ❌ (reporté) |
| Réunion pluridisciplinaire | 1h | 14h – 15h | Imposé | ✅ |
En résumé
Maîtriser la distinction entre urgence et importance permet à la secrétaire assistante médico-sociale de mieux organiser sa journée, de gagner en efficacité et de diminuer son stress. Grâce à des outils simples comme la matrice d’Eisenhower et la to-do list, il devient plus facile de rester maître de son agenda.
📘 Pour approfondir vos techniques d’organisation et de priorisation, consultez notre guide complet ici :
👉 https://assistante-direction.com/sams/organisation