Classement et archivage dans le médico-social : méthodes et obligations à connaître

Le classement et l’archivage documentaire sont des enjeux majeurs dans le secteur médico-social. Respecter les durées légales, organiser les documents efficacement et garantir leur traçabilité est essentiel pour assurer la qualité, la conformité et la sécurité de l’information. Voici les bonnes pratiques à adopter.

Pourquoi l’archivage est stratégique

Un bon système d’archivage permet de :

• retrouver rapidement un document important,

• garantir le respect des obligations réglementaires,

• se préparer à un audit ou à un contrôle,

• assurer la continuité des soins et du suivi administratif.

📌 Dans le médico-social, certains documents sont soumis à des durées de conservation précises.

S’appuyer sur la circulaire DAF/DPACI

La circulaire DAF/DPACI du 28 août 2009 fixe les règles d’archivage pour les établissements sociaux et médico-sociaux. Elle précise notamment :

• les documents à archiver de manière permanente (dossiers médicaux, actes de décès…),

• ceux à conserver entre 5 et 30 ans (pièces RH, documents comptables…),

• ceux à éliminer après un certain délai, selon leur nature.

💡 Afficher un tableau des durées de conservation dans le bureau peut éviter bien des erreurs.

Choisir une méthode de classement efficace

Que ce soit pour l’archivage physique ou numérique, trois grands critères doivent guider l’organisation :

• Par type de document : dossiers patients, RH, administratifs, financiers…

• Par date : année, trimestre, mois…

• Par unité fonctionnelle : service, établissement, fonction…

Exemple : 2023-01-Dossier-Médical-J.Durand.pdf

🎯 Une bonne méthode de classement facilite l’accès, même en cas de remplacement ou d’absence.

Étiqueter, indexer, sécuriser

Pour un classement optimal :

• apposer des étiquettes claires sur les dossiers physiques,

• créer un répertoire d’indexation numérique,

• respecter les règles de confidentialité (accès restreint, mots de passe, classeurs fermés à clé).

En résumé

L’archivage ne consiste pas à “stocker”, mais à structurer, trier, et anticiper. En appliquant les méthodes issues de la circulaire DAF/DPACI et en instaurant des règles claires, la secrétaire assistante médico-sociale sécurise les données sensibles et professionnalise sa gestion documentaire.

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