Comprendre la circulaire DAF/DPACI du 28 août 2009 : règles d’archivage dans le médico-social

La circulaire DAF/DPACI du 28 août 2009 fixe des règles claires sur la gestion et la conservation des documents dans les établissements sociaux et médico-sociaux. Pour les secrétaires assistantes, cette référence réglementaire est incontournable pour garantir la conformité, la traçabilité et la sécurité documentaire.

📌 1. Qu’est-ce que la circulaire DAF/DPACI ?

• Publiée par la Direction des Affaires Financières (DAF) et la Direction de la Prospective, de l’Administration et du Contrôle Interne (DPACI) le 28 août 2009.

• Son objectif : harmoniser les pratiques d’archivage et de conservation documentaire dans les établissements médico-sociaux publics.

Elle s’inscrit dans le cadre des normes administratives françaises et permet aux structures de respecter leurs obligations légales.

2. Catégories de documents et durées de conservation

La circulaire distingue trois catégories principales :

🗂 Documents à conservation permanente

• Dossiers médicaux des personnes accueillies

• Registres réglementaires (entrées/sorties, incidents…)

• Actes légaux (délibérations, arrêtés administratifs…)

À conserver indéfiniment, même après la fermeture de l’établissement.

📚 Documents à conservation temporaire (5 à 30 ans)

• Documents comptables (factures, bilans…) : 10 ans

• Documents RH (contrats, bulletins de paie) : 5 à 10 ans

• Documents administratifs généraux : entre 5 et 30 ans selon leur nature

Les durées exactes doivent être précisées dans une grille d’archivage interne.

📉 Documents à éliminer

• Courriers internes sans valeur juridique

• Copies et duplicata non légaux

• Documents obsolètes ou redondants

Attention : la destruction doit respecter des protocoles (déchets à broyer, fichiers effacés de façon sécurisée).

3. Pourquoi respecter ces délais est indispensable

1. Répondre à des obligations légales en cas de contrôle de la Cour des comptes, de l’ARS ou de l’IGAS.

2. Assurer la traçabilité et la protection des usagers tout au long de leur parcours.

3. Optimiser l’espace de stockage, notamment pour les archives physiques.

4. Anticiper la continuité administrative en cas de contrôle, audit ou évènement imprévu.

4. Comment appliquer la circulaire au quotidien

• Établir une grille interne des durées de conservation, affichée et consultable par tous.

• Utiliser un tableur partagé (Excel ou Google Sheets) pour suivre l’état de conservation et les dates limites.

• Former l’équipe aux règles : savoir identifier les documents à conserver ou à détruire.

• Mettre en place une procédure de destruction sécurisée (broyeur, suppression sécurisée des fichiers).

💡 Exemple de colonne dans la grille Excel :