Lexique métier & organisation – Secrétaire Assistante Médico-Sociale (SAMS)

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📚 Lexique métier & organisation – Secrétaire Assistante Médico-Sociale (SAMS)

SAMS (Secrétaire Assistante Médico-Sociale) : Professionnelle qui assure l’accueil, le suivi administratif, la coordination d’informations et la gestion documentaire dans des structures médicales ou sociales (hôpital, EHPAD, CMP, associations…).
Accueil physique et téléphonique : Prise en charge des usagers, patients ou familles, orientation, filtrage des appels et information claire.
Transmission d’informations : Passage de relais entre les professionnels (médicaux, paramédicaux, éducatifs, administratifs), sous forme orale, écrite ou numérique.
Confidentialité / Secret professionnel : Obligation légale de ne pas divulguer les informations confidentielles liées aux usagers ou au personnel.

Planification : Organisation des rendez-vous, des réunions, des visites ou des temps collectifs dans un planning structuré.
To-do list : Liste des tâches à effectuer, organisée selon l’ordre de priorité ou par thématique.
Rétroplanning : Planning inversé utilisé pour organiser un projet ou une échéance à partir de la date de rendu finale.
Matrice d’Eisenhower : Outil d’aide à la priorisation des tâches selon leur urgence et leur importance.
Suivi des échéances : Surveillance des dates clés à respecter (rendez-vous, envois, renouvellements, échéances légales).
Compte rendu (CR) : Document synthétique écrit à la suite d’une réunion, transmis aux participants ou archivés pour suivi.

Gestion documentaire : Ensemble des actions visant à créer, classer, stocker, sécuriser et archiver les documents produits dans la structure.
Dossier usager : Regroupement structuré des informations administratives, sociales et médicales d’une personne accompagnée.
Chaîne de traitement documentaire : Processus qui définit qui produit, valide, transmet et archive un document.
Archivage : Conservation organisée des documents selon des durées légales (voir circulaire DAF/DPACI), sous format papier ou numérique.
Destruction sécurisée : Élimination des documents sensibles ou confidentiels dans le respect du RGPD (broyeur, suppression définitive).
Circulaire DAF/DPACI du 28 août 2009 : Texte de référence qui définit les durées de conservation des documents dans les structures médico-sociales.
Nommer un fichier : Donner un nom structuré et explicite à un document numérique (ex. : 2024_Contrat_EDUCSPE.pdf)
Arborescence : Organisation hiérarchique et logique des dossiers numériques (ex. : /RH/Contrats/2024).

Excel : Tableur utilisé pour les plannings, tableaux de suivi, alertes et calculs automatiques.
Word : Outil de traitement de texte pour les courriers, CR, convocations, trames de documents.
Modèle (template) : Document pré-formaté utilisé pour gagner du temps et harmoniser les productions (ex. : modèle de compte rendu).
Base documentaire : Espace numérique commun dans lequel les fichiers sont stockés, partagés ou archivés.

Réunion pluridisciplinaire : Temps de coordination entre plusieurs professionnels autour de la situation d’un usager.
Procédure interne : Document qui décrit comment exécuter une tâche (ex. : procédure de traitement des admissions).
Note de service / Note interne : Document court qui informe l’équipe d’un changement, d’une règle ou d’une action à venir.
Audit qualité : Évaluation interne ou externe visant à vérifier le respect des processus, procédures et bonnes pratiques.
Remplacement / Continuité de service : Organisation prévue pour assurer le bon fonctionnement administratif en cas d’absence.