Exercice pratique : Construire un rétroplanning pour préparer un audit qualité

📝 Exercice pratique : Construire un rétroplanning pour préparer un audit qualité

Objectif : Savoir anticiper les tâches à réaliser en partant de la date de l’échéance finale et en structurant un rétroplanning clair et réaliste.

🔧 Contexte :

Vous êtes secrétaire assistante médico-sociale dans un établissement d’accueil.
L’équipe doit préparer un audit qualité prévu dans 6 semaines, le lundi 23 septembre.
À vous de créer un rétroplanning hebdomadaire, en partant de cette date, pour organiser les étapes clés de la préparation.

🗂️ Tâches à intégrer dans votre rétroplanning :

• Relancer les professionnels pour qu’ils transmettent leurs documents (rapports, indicateurs…)

• Finaliser le classement des documents qualité dans l’arborescence dédiée

• Vérifier la complétude des dossiers usagers

• Préparer une salle dédiée à l’audit (supports papier, affichages obligatoires…)

• Mettre à jour les procédures internes dans la base documentaire

• Organiser une réunion pluridisciplinaire de préparation

• Rédiger et imprimer un guide d’accueil pour les auditeurs

• Préparer un tableau de suivi des pièces demandées

• Transmettre le planning de visite à l’équipe

• Prévoir un temps de relecture et vérification finale

📅 Grille de rétroplanning à compléter