Archivage et conservation des dossiers médicaux en cabinet libéral : mode d’emploi

En médecine libérale, la conservation des dossiers médicaux obéit à des règles précises, mais reste souvent mal structurée. Pourtant, un archivage rigoureux permet de sécuriser les données de santé, de gagner du temps et d’éviter toute erreur administrative. L’assistante de direction joue un rôle clé dans cette organisation.

1. Quelle différence entre conservation et archivage ?

• La conservation concerne les dossiers en cours d’utilisation, accessibles quotidiennement.

• L’archivage s’applique aux dossiers clos ou inactifs, qui doivent être conservés mais ne sont plus consultés régulièrement.

Les deux relèvent de responsabilités légales, notamment en cas de contrôle ou de contentieux.

2. Comment organiser l’archivage des dossiers médicaux ?

En cabinet libéral, plusieurs étapes sont à suivre :

• Identifier les dossiers à archiver (patients décédés, inactifs depuis plus de 20 ans…)

• Numéroter et étiqueter les dossiers pour un repérage rapide

• Classer selon un ordre alphabétique ou chronologique

• Sécuriser l’accès (armoires verrouillées, pièces dédiées…)

• Tracer la date d’archivage dans un registre ou logiciel

3. Supports d’archivage : papier vs numérique

• Sur papier : il faut un local dédié, ventilé, protégé contre l’humidité, le feu ou le vol.

• En numérique : les dossiers doivent être stockés dans des hébergements de données de santé (HDS) certifiés, avec des systèmes de sauvegarde régulière et traçabilité des accès.

Le cabinet peut faire appel à un prestataire d’archivage externe, à condition qu’il respecte les normes RGPD et HDS.

4. Quels sont les risques en cas de mauvaise gestion ?

Un archivage négligé peut entraîner :

• des sanctions en cas de contrôle (CNIL, ARS, Ordre des médecins),

• des pertes d’information en cas de litige,

• des violations de confidentialité,

• une désorganisation interne nuisible au suivi patient.

D’où l’importance de formaliser une politique d’archivage, même en petite structure.

Conclusion

Un archivage maîtrisé, c’est une sécurité juridique et un gain de temps au quotidien. En structurant correctement l’organisation des archives, l’assistante de direction garantit à la fois la conformité réglementaire et la fluidité du travail médical.

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