Traçabilité des soins : pourquoi et comment la garantir dans le dossier médical

La traçabilité des soins consiste à consigner de façon fiable toutes les actions réalisées dans le cadre du parcours de soins d’un patient. Elle est essentielle pour assurer la continuité, la sécurité et la responsabilité des actes médicaux. Pour l’assistante de direction, cela implique des méthodes de suivi rigoureuses et conformes à la réglementation.

1. Qu’est-ce que la traçabilité des soins ?

C’est l’ensemble des informations permettant de reconstituer le parcours de soins d’un patient :

• Qui a fait quoi ?

• Quand ?

• Dans quel contexte ?

• Avec quelles suites ?

Elle concerne aussi bien les actes médicaux, les prescriptions, que les transmissions administratives.

2. Pourquoi est-elle indispensable ?

Une bonne traçabilité permet de :

• assurer une continuité de soins fluide,

• éviter les erreurs médicales,

• prouver les actions réalisées en cas de litige,

• respecter les exigences des tutelles et assurances,

• sécuriser l’ensemble des intervenants.

C’est également une obligation professionnelle, encadrée par le Code de la santé publique.

3. Comment garantir une traçabilité rigoureuse ?

L’assistante de direction contribue à la traçabilité par :

• la datation précise de tous les documents intégrés au dossier,

• la vérification des signatures et parapheurs,

• l’utilisation de fiches de transmission ou de notes internes,

• la tenue d’un journal de bord numérique dans le logiciel métier,

• l’archivage clair et logique des courriers, fax, comptes rendus et mails.

4. Outils numériques et automatisation

De nombreux logiciels permettent aujourd’hui de :

• tracer les connexions et les modifications de dossier,

• enregistrer automatiquement l’heure et l’auteur d’un acte,

• produire des rapports de suivi automatisés.
  Il est essentiel que l’assistante soit formée à ces outils pour en exploiter tout le potentiel.

Conclusion

Assurer la traçabilité des soins, c’est sécuriser le présent et anticiper l’avenir. En documentant rigoureusement chaque étape du parcours de soins, l’assistante de direction participe activement à la qualité et à la transparence de la prise en charge médicale.

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