Planifier une réunion en équipe grâce à l’Assistant Planification (Outlook & Google Agenda)

Organiser une réunion en équipe peut rapidement devenir un casse-tête si l’on doit jongler avec les disponibilités de chacun. C’est pourquoi Outlook et Google Agenda proposent des fonctionnalités spécifiques pour vous aider à trouver le meilleur créneau commun sans multiplier les allers-retours. L’une des plus puissantes : l’Assistant Planification.

1. Pourquoi utiliser un outil de planification automatique ?

Planifier manuellement une réunion entraîne souvent :

• des échanges interminables d’e-mails,

• des indisponibilités inattendues,

• des créneaux sous-optimaux.

Avec un assistant de planification intégré à votre agenda, vous pouvez :

• visualiser en temps réel les disponibilités des participants,

• éviter les conflits d’agenda,

• gagner du temps à chaque réunion programmée.

2. Utiliser l’Assistant Planification dans Outlook

🔹 Étapes à suivre

1. Allez dans le Calendrier Outlook.

2. Cliquez sur Nouveau rendez-vous ou Nouvelle réunion.

3. Ajoutez les participants dans le champ “À”.

4. Cliquez sur l’onglet Assistant Planification.

Vous verrez alors :

• la liste des participants,

• leurs disponibilités affichées sous forme de bandes colorées,

• les créneaux communs suggérés.

5. Sélectionnez le créneau idéal et ajoutez les détails.

6. Cliquez sur Envoyer pour envoyer l’invitation.

💡 Outlook propose aussi une option de planification automatique, qui suggère le meilleur créneau en fonction des emplois du temps.

3. Trouver un créneau commun avec Google Agenda

Google Agenda ne dispose pas d’un assistant aussi avancé que celui d’Outlook, mais propose une fonctionnalité efficace : “Trouver un horaire”.

🔹 Étapes à suivre

1. Créez un nouvel événement dans Google Agenda.

2. Cliquez sur “Plus d’options”.

3. Ajoutez les invités dans le champ dédié.

4. Cliquez sur l’onglet “Trouver un horaire”.

L’agenda affichera :

• les calendriers de tous les invités,

• les créneaux libres partagés,

• la possibilité de choisir le créneau qui convient à tous.

📌 Cela fonctionne uniquement si les invités ont partagé leur agenda ou sont dans la même organisation Google Workspace.

4. Astuces pour des réunions bien planifiées

• Évitez les réunions le lundi matin et le vendredi après-midi, créneaux souvent chargés ou évités.

• Planifiez à l’avance pour maximiser les chances de trouver un créneau disponible.

• Limitez les réunions à 30 ou 45 minutes si possible, pour maintenir la concentration.

• Activez les rappels automatiques pour ne pas que les participants oublient.

5. Comparatif rapide