Envoyer une invitation Outlook ou Google Agenda et suivre les réponses

Planifier une réunion, c’est bien. S’assurer que les participants ont reçu l’invitation, qu’ils l’ont acceptée — ou non —, c’est encore mieux. Outlook et Google Agenda vous permettent de suivre les réponses en temps réel, d’ajuster si besoin, et de centraliser toutes les informations dans un seul et même événement.

1. Pourquoi envoyer une invitation numérique ?

Une invitation via agenda numérique permet de :

• réserver officiellement un créneau dans les calendriers des participants,

• fournir tous les détails de la réunion (lieu, visio, documents…),

• suivre qui participe, qui décline ou qui ne répond pas,

• reprogrammer facilement si nécessaire.

🎯 Finis les “je n’ai pas vu le mail” ou les oublis de réunion : tout est centralisé et mis à jour en temps réel.

2. Envoyer une invitation avec Outlook

🔹 Étapes à suivre

1. Ouvrez Outlook et allez dans le Calendrier.

2. Cliquez sur Nouvelle réunion.

3. Remplissez :

   • Sujet

   • Lieu (ou lien Teams)

   • Heure de début et de fin

   • Description de la réunion

4. Dans le champ À, ajoutez les adresses e-mail des participants.

5. Cliquez sur Envoyer.

📌 Les invités recevront un e-mail avec les options : Accepter, Refuser, Provisoire.

🔹 Suivre les réponses

• Ouvrez la réunion dans votre calendrier.

• Cliquez sur Suivi pour voir la liste des participants et leur statut :

  • Accepté ✅

  • Refusé ❌

  • Pas de réponse ❓

💡 Outlook vous permet aussi de réenvoyer une invitation mise à jour si l’événement est modifié.

3. Envoyer une invitation avec Google Agenda

🔹 Étapes à suivre

1. Ouvrez Google Agenda.

2. Cliquez sur Créer un événement > Plus d’options.

3. Remplissez les informations nécessaires.

4. Dans la section Invités, ajoutez les adresses e-mail.

5. Cliquez sur Enregistrer > puis Envoyer l’invitation.

📌 Les invités reçoivent une notification avec les mêmes options de réponse qu’Outlook.

🔹 Suivre les réponses

• Cliquez sur l’événement dans votre agenda.

• Dans la colonne de droite, vous verrez la liste des invités avec leur statut :

  • Oui / Non / Peut-être

  • Icônes visuelles associées

💡 En tant qu’organisateur, vous pouvez aussi :

• Ajouter ou retirer des invités

• Réémettre l’invitation

• Envoyer un message à tous les participants depuis l’événement

4. Meilleures pratiques pour les invitations

✅ À faire :

• Ajouter un objet clair et précis (ex : “Réunion lancement projet – mardi 14h”)

• Inclure un ordre du jour ou une pièce jointe si besoin

• Prévoir un lien de visioconférence intégré (Teams, Meet…)

❌ À éviter :

• Envoyer des invitations à la dernière minute

• Modifier l’horaire plusieurs fois (perte de fiabilité)

• Oublier de consulter les réponses avant la réunion

5. Comparatif Outlook vs Google Agenda