10 erreurs à ne pas commettre en matière d’organisation de déplacement

Organiser un déplacement, surtout pour une équipe de direction, peut rapidement devenir un casse-tête si certaines erreurs courantes ne sont pas évitées. Qui peut se permettre de risquer des imprévus en voyage d’affaires crucial ? Quelles sont ces erreurs qui sabotent souvent une planification minutieuse ? Où les pièges les plus fréquents se cachent-ils ? Quand les mauvaises pratiques compromettent-elles le succès d’un voyage ? Pourquoi est-il vital de suivre les meilleures pratiques pour assurer un déplacement sans accroc ? Dans cet article, nous vous dévoilons les dix erreurs à éviter à tout prix et vous livrons nos astuces pour organiser des voyages professionnels efficaces et sereins.

Voici les principales erreurs à éviter pour les assistantes de direction en matière d’organisation de déplacements professionnels :

1. Ne pas vérifier les documents de voyage (passeport, visa, etc.) bien à l’avance. S’assurer que tout est en règle et à jour.

2. Négliger de confirmer les réservations (vol, hôtel, voiture) quelques jours avant le départ.

3. Ne pas prévoir suffisamment de temps entre les correspondances ou rendez-vous. Toujours prévoir une marge de sécurité.

4. Oublier de vérifier les conditions météorologiques et sanitaires de la destination.

5. Ne pas informer le voyageur des détails importants de son itinéraire et des contacts d’urgence.

6. Négliger les préférences personnelles du voyageur (type de siège dans l’avion, régime alimentaire, etc.).

7. Ne pas prévoir de solution de paiement adaptée (carte de crédit professionnelle, avance de frais, etc.).

8. Oublier de souscrire une assurance voyage adéquate.

9. Ne pas préparer un dossier de voyage complet avec tous les documents nécessaires.

10. Négliger d’informer les personnes concernées (collègues, clients) de l’absence du voyageur.

11. Ne pas prévoir de solution pour la gestion des urgences pendant l’absence du voyageur.

12. Oublier de vérifier les politiques de l’entreprise en matière de déplacements professionnels.

En évitant ces erreurs, les assistantes de direction peuvent assurer des déplacements professionnels bien organisés et sans accrocs pour leurs dirigeants.

Quelles sont les meilleures pratiques pour planifier des voyages pour les équipes de direction ?

Voici les meilleures pratiques pour planifier efficacement les voyages des équipes de direction :

1. Établir une politique de voyage claire et détaillée. Celle-ci doit définir les règles et procédures, spécifier les frais autorisés, les modes de transport et hébergements préférentiels, et être régulièrement mise à jour.

2. Créer des profils voyageurs complets pour chaque membre de la direction. Incluez leurs préférences de voyage, informations personnelles, numéros de programmes de fidélité, etc. Cela facilitera grandement les réservations futures.

3. Connaître et respecter les préférences individuelles des dirigeants. Certains peuvent préférer arriver la veille, avoir des demandes spécifiques pour les sièges d’avion ou les hôtels.

4. Préparer des itinéraires détaillés étape par étape. Incluez toutes les informations pertinentes depuis le départ du bureau jusqu’à l’arrivée à destination.

5. Utiliser des outils technologiques adaptés comme des logiciels de gestion des voyages pour centraliser les réservations, suivre les dépenses et communiquer en temps réel.

6. Anticiper les imprévus en ayant toujours un plan B. Prévoyez des solutions de rechange en cas de retard ou d’annulation.

7. Optimiser les coûts en négociant des tarifs préférentiels avec les fournisseurs et en utilisant des plateformes de réservation dédiées aux entreprises.

8. Assurer la sécurité des voyageurs en mettant en place une assistance voyage 24/7 et en s’informant des risques potentiels à destination.

9. Communiquer efficacement avec les voyageurs avant, pendant et après le déplacement. Fournissez-leur toutes les informations nécessaires.

10. Effectuer un débriefing après chaque voyage pour identifier les points d’amélioration et affiner continuellement le processus.

11. Prendre en compte les aspects de durabilité, en privilégiant quand c’est possible des options de transport et d’hébergement plus écologiques

En appliquant ces bonnes pratiques, vous optimiserez la planification des voyages de vos équipes de direction, assurant ainsi des déplacements efficaces, confortables et productifs.

Autres questions sur le sujet – erreurs à ne pas commettre en matière d’organisation de déplacement

Sources

[1] https://www.leblogdudirigeant.com/gestion-efficace-bases-d-une-bonne-organisation-d-entreprise/
[2] https://www.weka.ch/themes/gestion-et-management/organisation-et-gestion/
[3] https://www.praxisframework.org/fr/knowledge/organisation-management
[4] https://www.advaloris.ch/excellence-operationnelle/gestion-organisation-processus
[5] https://www.eiphedeix-international.fr/gestion-organisationnelle-principes/
[6] https://blog.offiscenie.fr/optimiser-la-gestion-des-voyages-et-deplacements-professionnels-conseils-et-bonnes-pratiques/
[7] https://www.travelperk.com/fr/blog/11-conseils-pour-planifier-un-voyage-daffaires-pour-vos-collegues-ou-votre-patron/
[8] https://fr.linkedin.com/pulse/les-5-cl%C3%A9s-dune-gestion-de-voyages-daffaires-st%C3%A9phanie-deloumeaux-3dabe
[9] https://www.uber.com/fr/blog/les-meilleures-pratiques-de-gestion-des-voyages-daffaires/

Votre Guide complet des 100 erreurs à ne pas commettre en tant qu’assistantes de Direction ! 

Découvrez notre guide complet sur les erreurs à ne pas commettre par les assistantes de direction ! Améliorez vos compétences en évitant les pièges courants et en adoptant les meilleures pratiques. Cliquez ici pour accéder à des conseils indispensables et devenir une experte en organisation de réunions. Ne manquez pas cette opportunité de briller dans votre rôle ! Accédez au guide maintenant.