par Stéphane 
Dans cet article, nous allons explorer en détail comment améliorer la communication interpersonnelle d’une assistante de direction, une compétence cruciale pour exceller dans ce rôle. La communication interpersonnelle est la capacité à échanger efficacement des informations et à établir des relations positives avec ses collègues, ses supérieurs et ses clients.
Les bases de la communication interpersonnelle
Définition et importance
La communication interpersonnelle englobe toutes les interactions verbales et non verbales entre les individus. Pour une assistante de direction, cette compétence est essentielle car elle facilite la collaboration, la résolution des conflits et l’efficacité globale au sein de l’entreprise. Une bonne communication aide à établir la confiance, à éviter les malentendus et à renforcer les relations professionnelles.
Écoute Active et empathie
L’écoute active est l’une des compétences de base de la communication interpersonnelle. Elle implique de prêter une attention pleine et entière à l’interlocuteur, de montrer de l’empathie et de reformuler les points clés pour s’assurer de bien comprendre. Pour une assistante de direction, cela signifie être attentive aux besoins et aux préoccupations des autres, ce qui permet de répondre de manière appropriée et efficace. Selon l’ouvrage « La boîte à outils de l’assistante , vous devez opter pour cinq postures pour faire preuve d’écoute active :
- Dans un premier temps, vous devez vous rendre disponible mentalement.
- Dans un second temps, vous devez ne pas interrompre votre interlocuteur.
- Dans un troisième temps, vous devez donner des signes d’attention, regard, parole encourageante.
- Vous devez ensuite, dans un quatrième temps, reformuler pour prouver la bonne compréhension.
- Et dans un cinquième temps, vous poser des questions, si nécessaire.
Techniques pour améliorer la communication
Utiliser un langage clair et concis
Le langage clair et concis permet de transmettre des messages de manière efficace. Évitez le jargon et les termes techniques complexes qui peuvent prêter à confusion. Une assistante de direction doit s’assurer que ses messages sont compris par tous, indépendamment de leur niveau de compréhension.
Maîtriser la communication non verbale
La communication non verbale, incluant les gestes, les expressions faciales et le langage corporel, joue un rôle crucial dans la perception des messages. Une posture ouverte, un contact visuel et des expressions faciales appropriées renforcent le message verbal et établissent une connexion plus authentique avec l’interlocuteur. On évoque ainsi la règle des « 7-38-55 » d’Albert Mehrabian. Que dit cette règle ?D’après la théorie d’Albert Mehrabian, psychologue et professeur de psychologie à l’université de Californie, la communication verbale ne représenterait qu’une infime partie de nos échanges, soit 7% seulement. Cette idée, fréquemment reprise en coaching, s’appuie sur la règle des « 7-38-55 » :
- 7% de communication verbale (= mots et idées contenus dans le discours)
- 38% de communication para verbale (= intonation, rythme et volume de la voix)
- 55% de non-verbal lié au langage corporel (= posture, gestes, visage, respiration)
Cette règle tend à prouver qu’une grande partie de ce que nous communiquons ne passe pas par les mots mais par une communication non verbale.
Poser des questions pertinentes
Poser des questions montre non seulement que vous écoutez activement, mais aussi que vous êtes intéressée et engagée dans la conversation. Les questions ouvertes encouragent les échanges et permettent d’obtenir des informations plus détaillées, ce qui est particulièrement utile pour les assistantes de direction dans la gestion des tâches complexes et des projets.
Surmonter les obstacles à la communication
Gérer les Conflits
Les conflits sont inévitables dans tout environnement de travail. Pour une assistante de direction, il est essentiel de savoir gérer les conflits de manière constructive. Cela implique de rester calme, de comprendre les points de vue de chacun et de chercher des solutions gagnant-gagnant.
Développer l’empathie
L’empathie est la capacité de se mettre à la place des autres et de comprendre leurs émotions et perspectives. Une assistante de direction empathique est capable de créer un environnement de travail plus harmonieux et de renforcer la cohésion de l’équipe.
Recevoir et Donner des feedbacks constructifs
Le feedback constructif est essentiel pour la croissance personnelle et professionnelle. Apprendre à donner et recevoir des feedbacks de manière constructive peut aider les assistantes de direction à améliorer leurs compétences et à contribuer plus efficacement aux objectifs de l’entreprise.
La communication interpersonnelle dans la Pratique
Exemples Pratiques
- Réunions de Travail : Animer des réunions de manière efficace en encourageant la participation et en s’assurant que tous les points de vue sont entendus.
- Gestion des Projets : Coordonner avec différentes équipes et parties prenantes en utilisant des techniques de communication claire et ouverte.
- Support à la Direction : Servir de point de contact principal entre la direction et les autres employés, en transmettant les informations de manière précise et opportune.
Outils et Ressources Utiliser des outils comme les applications de gestion de projet, les plateformes de communication interne et les logiciels de messagerie instantanée peut améliorer la communication interpersonnelle et faciliter la gestion des tâches quotidiennes.
En résumé, améliorer la communication interpersonnelle est un atout majeur pour les assistantes de direction. Cela permet non seulement de renforcer les relations professionnelles mais aussi d’améliorer l’efficacité et la productivité au sein de l’entreprise. Pour aller plus loin dans le développement de ces compétences essentielles, nous vous invitons à télécharger notre guide complet sur la communication interpersonnelle.
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