L’assertivité de l’assistante de direction face à 8 situations stressantes

Qu’est-ce que l’assertivité et pourquoi est-elle cruciale pour une assistante de direction? Dans cet article, nous plongeons au cœur de cette compétence essentielle, en explorant huit situations stressantes que rencontrent fréquemment les assistantes de direction. Pourquoi est-il crucial de maîtriser l’art de dire non ou d’accepter un compliment avec grâce? Comment répondre à une critique ou à une attaque de manière constructive et assertive? À travers des exemples concrets, nous verrons comment l’assertivité peut transformer une critique, un conseil, une demande, ou même un besoin en opportunité de croissance personnelle et professionnelle. Découvrez comment faire face à ces défis avec confiance et efficacité.

Qu’est ce que l’assertivité  ?  

De manière générale, l’assertivité est la capacité d’exprimer ses sentiments, pensées et besoins de manière honnête et respectueuse, tout en tenant compte de ceux des autres. Elle équilibre la communication, évitant la passivité et l’agressivité.

Compétence distinctive pour les assistantes de direction

L’assertivité permet aux assistantes de direction de gérer efficacement leurs interactions professionnelles. Elle les aide à exprimer clairement leurs besoins, répondre constructivement aux critiques, dire non quand nécessaire, et faire face aux demandes avec empathie tout en maintenant leurs limites. En développant cette compétence, elles assurent une communication fluide et des relations harmonieuses au travail.

L’assertivité de l’assistante de direction face à 8 situations stressantes

Face à des situations difficiles, une assistante de direction doit adopter une attitude assertive et professionnelle. Voici les meilleures pratiques pour gérer huit situations spécifiques :

Comment transformer les critiques en opportunités de croissance professionnelle ? 

Imaginons un échange avec votre manager comme celle qui suit … « Votre supérieur vous reproche d’avoir mal géré le planning des réunions cette semaine, ce qui a entraîné des chevauchements et des retards. Comment réagiriez-vous à cette critique ? »

Attitude:

• Calme et Réceptive: Restez calme et ouverte à la critique. Évitez de vous mettre sur la défensive.
• Écoute Active: Écoutez attentivement sans interrompre. Montrez que vous prenez la critique au sérieux.

Réponse:

• Remerciement: « Merci pour votre retour, je vais travailler sur ce point pour m’améliorer. »
• Questions pour clarifier: « Pouvez-vous me donner des exemples spécifiques pour que je comprenne mieux ce que je dois améliorer? »
• Plan d’Action: « Je vais prendre des mesures pour améliorer cela. Voici ce que je propose de faire : [décrire les actions]. »

Maîtriser l’art de dire NON avec respect et assertivité

Imaginons un échange avec votre manager comme celle qui suit … Un collègue vous demande de rester tard ce soir pour l’aider à terminer un rapport urgent, mais vous avez déjà des engagements personnels importants. Comment diriez-vous non tout en maintenant de bonnes relations professionnelles ? »

Attitude:

• Ferme mais Respectueuse: Soyez claire et directe dans votre refus, mais restez respectueuse.
• Explications: Donnez des raisons claires et logiques pour votre refus.

Réponse:

• Compréhension et Refus: « Je comprends votre demande, mais je ne peux pas y accéder en ce moment en raison de [raison]. »
• Alternative: « Peut-être pouvons-nous trouver une autre solution. Que diriez-vous de [proposition alternative]? »

Accepter les conseils : une clé pour l’amélioration continue en milieu professionnel

Imaginons un échange avec votre manager comme celle qui suit … Votre collègue plus expérimenté vous suggère de changer votre méthode de classement des documents, affirmant que cela améliorerait l’efficacité. Comment accueilleriez-vous ce conseil ? »

Attitude:

• Ouverture d’Esprit: Montrez que vous êtes ouverte à recevoir des conseils et à apprendre.
• Écoute Active: Écoutez attentivement le conseil sans interrompre.

Réponse:

• Remerciement: « Merci pour votre conseil, je vais certainement y réfléchir et voir comment je peux l’appliquer. »
• Discussion: « Pouvez-vous m’en dire plus sur votre expérience avec cette approche? »

Répondre efficacement aux demandes : stratégies pour une communication claire

Imaginons un échange avec votre manager comme celle qui suit … Le directeur financier vous demande de préparer un rapport détaillé sur les dépenses du dernier trimestre pour demain matin, alors que vous avez déjà une journée chargée. Comment géreriez-vous cette demande ? »

Attitude:

• Évaluation: Évaluez la demande pour comprendre ce qui est requis.
• Clarté: Assurez-vous de bien comprendre les attentes avant de répondre.

Réponse:

• Acceptation et Clarification: « Je vais m’occuper de cela. Pouvez-vous me donner plus de détails sur [détail spécifique] pour que je puisse répondre au mieux à votre demande? »
• Plan d’Action: « Je vais commencer par [première étape] et je vous tiendrai informé de l’avancement. »

Satisfaire les besoins des collègues : l’importance de l’empathie au travail

Imaginons un échange avec votre manager comme celle qui suit … Vous remarquez qu’un nouveau membre de l’équipe semble avoir du mal à s’adapter aux processus de l’entreprise. Comment aborderiez-vous ce besoin d’aide sans le mettre mal à l’aise ? »

Attitude:

• Empathie: Montrez de l’empathie et de la compréhension pour le besoin exprimé.
• Proactivité: Soyez proactive dans la recherche de solutions.

Réponse:

• Compréhension et Proposition: « Je comprends votre besoin. Voici ce que je propose pour y répondre : [solution]. »
• Suivi: « Je vais suivre cela de près et m’assurer que nous répondons à votre besoin de manière adéquate. »

Comment réagir aux compliments avec humilité et professionnalisme ? 

Imaginons un échange avec votre manager comme celle qui suit … Après une présentation réussie devant le conseil d’administration, le PDG vous félicite personnellement pour votre excellent travail. Comment réagiriez-vous à ce compliment ? »

Attitude:

• Humilité et Reconnaissance: Soyez humble et reconnaissante. Acceptez le compliment avec grâce.
• Authenticité: Montrez que le compliment vous touche sincèrement.

Réponse:

• Remerciement: « Merci beaucoup, cela me fait vraiment plaisir. Je suis contente que mon travail soit apprécié. »
• Partage du Mérite: « Je n’aurais pas pu y arriver sans le soutien de l’équipe. »

Gérer les critiques injustifiées : techniques pour rester calme et constructif

Imaginons un échange avec votre manager comme celle qui suit … Un manager d’un autre département vous accuse d’avoir causé un retard dans un projet, alors que vous savez que ce n’est pas le cas. Comment géreriez-vous cette critique injustifiée ? 

Attitude:

• Calme et Professionnelle: Restez calme et ne réagissez pas de manière défensive.
• Recherche de Clarifications: Demandez des clarifications et des exemples concrets.

Réponse:

• Demande de Clarification: « Je suis désolée que vous ressentiez cela. Pouvez-vous me donner des exemples précis pour que je puisse mieux comprendre et y répondre? »
• Réponse Constructive: « Je vais examiner cela de plus près et voir comment nous pouvons améliorer la situation. »

Répondre aux attaques : stratégies pour maintenir la sérénité et la productivité

Imaginons un échange avec votre manager comme celle qui suit … Lors d’une réunion tendue, un collègue frustré vous accuse publiquement d’incompétence et de saboter le travail de l’équipe. Comment réagiriez-vous face à cette attaque verbale ? 

Attitude:

• Calme et Professionnelle: Maintenez votre calme et votre professionnalisme. Ne répondez pas sur le même ton.
• Défense Constructive: Essayez de transformer la confrontation en une discussion constructive.

Réponse:

• Appel au Calme: « Je pense qu’il serait plus constructif de discuter de cela calmement. Pouvez-vous me dire exactement ce qui vous dérange pour que nous puissions trouver une solution? »
• Proposition de Solution: « Je comprends votre frustration. Que diriez-vous de [proposition de solution] pour résoudre ce problème? »

En adoptant ces attitudes et réponses, une assistante de direction peut gérer efficacement des situations difficiles tout en maintenant une communication assertive et respectueuse.

Autres questions autour de l’assertivité de l’assistante de Direction

Sources – assertivité de l’assistante de direction face à 8 situations stressantes 

[1] https://www.3h18.fr/blog/assistance-administrative-incompetence
[2] https://fr.linkedin.com/advice/1/what-best-practices-handling-difficult-l4rse?lang=fr
[3] https://fr.linkedin.com/pulse/la-solitude-invisible-r%C3%A9alit%C3%A9-des-assistantes-de-st%C3%A9phanie-deloumeaux-vhuoe
[4] https://orsys-lemag.com/metier-assistante-comment-se-positionner-face-manager/
[5] https://www.cegos.fr/ressources/mag/assistants/assistante-de-direction-votre-manager-est-brillant-et-insupportable