Cas Altéa Conseil — J-10 avant le séminaire

🗂️ Cas pratique — J-10 avant le séminaire : Que reste-t-il à faire ?

🏢 Contexte

L’entreprise Altéa Conseil, cabinet reconnu en innovation managériale, organise dans 10 jours son séminaire annuel de deux jours dans un domaine en Bourgogne. L’événement réunira 45 collaborateurs issus de différents pôles de l’entreprise, avec au programme : bilans d’équipe, ateliers collaboratifs, une activité de cohésion, et une plénière stratégique menée par la direction.

Depuis plusieurs mois, Claire, assistante de direction expérimentée, avait la charge de l’organisation. Elle avait entamé le travail dès janvier et semblait avancer à bon rythme. Malheureusement, elle a été mise en arrêt maladie brutalement il y a trois semaines, sans avoir pu formaliser ou transmettre un état d’avancement précis.

Deux nouvelles assistantes viennent d’être recrutées à J-10. Le directeur général leur demande un tableau Trello structuré, regroupant toutes les tâches terminées, celles qui semblent en cours, et tout ce qu’il reste à faire.

📁 Éléments disponibles

En prenant leur poste, les deux assistantes découvrent sur l’ordinateur de Claire plusieurs dossiers. L’un d’eux contient une version PDF du devis signé pour la location du domaine, accompagné d’un mail de confirmation envoyé au prestataire trois semaines plus tôt. Elles retrouvent également un fichier Word intitulé « Répartition chambres », qui contient un tableau rempli de noms, chambres, et répartitions par étage. Aucun document ne précise si cela a été communiqué au lieu.

Dans une pochette cartonnée, plusieurs documents imprimés sont rassemblés : une feuille A4 intitulée « Traiteur » avec des menus cochés au stylo, une date mentionnée en haut de page (il y a un mois), et une signature en bas avec les initiales de Claire. Mais aucun mail ne permet de confirmer que le traiteur a été validé ou informé.

Un document Excel nommé « Liste Participants » est également retrouvé. Il contient 42 noms, certaines lignes affichant des « oui » ou « non » dans une colonne intitulée « Présence », mais une dizaine de cases restent vides. Dans un coin de l’écran, un Google Form non publié est ouvert : le titre mentionne « Sondage retour séminaire », mais les questions sont incomplètes.

Claire avait également commencé un PowerPoint nommé « Plénière_Direction », contenant 6 slides sur 15 attendues, avec une note en bas de page « À voir avec DG semaine prochaine ».

Un fichier Word nommé « Badges 2024 » contient les prénoms et fonctions des collaborateurs, mais aucune trace d’impression n’apparaît dans les historiques. En revanche, dans un tiroir, les deux assistantes trouvent une boîte contenant des tote-bags, des stylos, et des carnets : une commande sans doute déjà livrée.

Un document Word nommé « Ordre du jour » existe, mais date de plus d’un mois. Il mentionne deux interventions internes confirmées, mais les horaires ne sont pas à jour et trois créneaux sont vides. En croisant ce document avec des mails non lus, elles découvrent qu’une intervenante externe, spécialiste du leadership, a été sollicitée. Elle a répondu avec ses disponibilités, mais aucune réponse ne semble lui avoir été faite.

Enfin, aucun mail de rappel ou communication logistique n’a encore été envoyé aux collaborateurs. Aucun document de briefing pour les intervenants n’a été préparé, et aucune information ne concerne l’organisation sur place (accueil, signalétique, matériel à prévoir…).

🎯 Mission à réaliser

Vous êtes à J-10. Vous devez maintenant :

• Analyser toutes les informations disponibles, en détectant ce qui a été mené à son terme, ce qui est partiellement traité, et ce qui semble n’avoir pas été abordé,

• Créer dans Trello toutes les cartes nécessaires, avec un intitulé clair pour chacune,

• Classer ces cartes dans les trois colonnes suivantes :

  • Tâches à réaliser

  • Tâches commencées

  • Tâches terminées

Votre tableau Trello devra être présenté au directeur général dans les prochaines 48 heures. Il doit lui permettre de voir d’un coup d’œil l’état d’avancement réel du projet et les priorités immédiates.