Cas Bocal – Les priorités dans le bocal de la semaine

🪨 Exercice pratique – Les priorités dans le bocal de la semaine

🎯 Objectif :

Aider les secrétaires et assistantes à structurer leurs priorités en partant de la métaphore des gros cailloux, graviers, sable, et eau, pour organiser leur semaine de manière plus efficace.

🧩 Énoncé :

Vous travaillez en tant qu’assistante administrative au sein de l’entreprise Optiforma, spécialisée dans l’organisation de formations professionnelles. Comme chaque semaine, de nombreuses tâches vous attendent, mais votre emploi du temps est limité.
Vous devez organiser votre semaine en plaçant les bonnes tâches dans le bon ordre pour ne pas être submergée par les urgences de dernière minute.

📋 Liste des tâches de la semaine :

1. Préparer un dossier administratif pour une inspection URSSAF prévue dans 10 jours.

2. Répondre aux e-mails de demande d’informations des participants aux formations.

3. Mettre à jour votre profil LinkedIn.

4. Lancer l’impression des attestations de présence de la session de demain.

5. Gérer les relances fournisseurs pour des factures impayées.

6. Planifier un rendez-vous médical personnel.

7. Trier les archives des années précédentes.

8. Assister à une réunion d’équipe prévue jeudi matin.

9. Répondre à l’appel d’un prestataire pour un devis non prioritaire.

10. Envoyer le compte-rendu du comité de pilotage réalisé hier.

11. Commander les déjeuners pour une formation prévue demain midi.

12. Regarder des vidéos de formation sur Excel (autoformation).

✍️ Consigne :

1. Classe chaque tâche dans l’une des 4 catégories :

   • Gros caillou

   • Gravier

   • Sable

   • Eau

2. Justifie en une phrase ton choix pour au moins deux tâches dans chaque catégorie.

3. Établis ensuite ton ordre de traitement prioritaire pour la semaine (top 5 des tâches).