Correction

Un pdg de l’entreprise ColaCoo fait le point avec son assistante sur l’ensemble des tâches à réaliser afin qu’elle s’organise un peu mieux au quotidien. Il passe en revue les activités :

Accueillir les visiteurs, clients, fournisseurs, les diriger, noter les messages et planifier les rendez-vous. Cette activité est capitale surtout pour les clients ( moins pour les visiteurs et les fournisseurs ).

Trier, distribuer, affranchir, enregistrer le courrier. Cette activité est secondaire sauf si elle est réalisée en retard le vendredi.
S’occuper de la gestion des messages électroniques. Cette activité est chronophage et mérite d’être optimisée. Comment faut-il faire ?

Rédiger et mettre en forme les documents, les faire suivre et les ranger. Il faut distinguer les documents juridiques qui eux seront traités immédiatement, au contraire des autres qui peuvent attendre une semaine.

Organiser des déplacements de membres de l’équipe ou du responsable. La secrétaire réalise cette tâche sous le contrôle des managers qui sont autonomes sur le sujet. Ils laissent l’assistante procéder comme elle veut.

Vérifier l’état des stocks, évaluer les besoins en approvisionnement et définir les commandes à passer. L’assistante a mis en place une solution pour contrôler les stocks si bien qu’elle peut les suivre en temps réel sans avoir peur de tromper.

Actualiser des données de suivi d’activité de la structure (tableaux de bord, tableaux de résultats, …). Il est possible d’imprimer les documents à la demande ce qui ne représente aucune difficulté et lui prend moins de deux minutes.

Rédiger et mettre en page des documents juridiques (contrats, procès-verbaux et jugements, …). Certains sont capitaux venant de l’avocat ( maître Jasmin), les autres beaucoup moins. Ils peuvent être traités au fil de l’eau : toutefois cette activité est chronophage.

Parfois la secrétaire est amenée à coordonner les tâches d’une équipe administrative. Mais l’équipe est tres autonome dans son fonctionnement et n’a pas besoin d’elle.

Sur la base des informations vous devez réaliser une Matrice d’Eisenhower en prenant le temps de distinguer les tâches urgentes et importantes ( priorité) des autres plus secondaires.