Cas Formaviva – réaliser une Matrice d’Eisenhower

🗂️ Cas pratique : « Priorités au Secrétariat de la société Formaviva »

Contexte :
Vous êtes assistante au sein de la société Formaviva, organisme de formation en pleine croissance. La directrice vous confie de plus en plus de missions, et les formateurs vous sollicitent régulièrement pour de nombreuses demandes. Aujourd’hui, vous devez faire le tri dans vos tâches, car vous sentez que vous perdez du temps à répondre à des urgences… qui ne sont pas toujours importantes.

Objectif de l’exercice :
Remplir une matrice d’Eisenhower à partir de la liste des tâches ci-dessous, en les classant dans l’un des 4 cadrans :

1. Important & Urgent

2. Important mais Non urgent

3. Urgent mais Pas important

4. Ni urgent ni important

📋 Liste des tâches à traiter :

1. Réserver une salle pour une formation qui a lieu demain matin.

2. Répondre à un mail de relance d’un formateur pour son remboursement (envoyé il y a 10 minutes).

3. Trier les documents d’archives de l’année précédente.

4. Préparer les étiquettes des badges pour une formation prévue la semaine prochaine.

5. Commander du papier pour l’imprimante (stock épuisé).

6. Aider une collègue qui a des difficultés à faire un publipostage, même si ce n’est pas votre dossier.

7. Finaliser le compte-rendu du comité de direction prévu dans deux jours.

8. Mettre à jour votre trame Excel de suivi des formations (outil utilisé pour vos reportings mensuels).

9. Répondre à une invitation LinkedIn d’un ancien collègue.

10. Appeler un prestataire pour confirmer l’animation d’un atelier de formation dans trois semaines.

11. Répondre immédiatement à un appel d’un commercial de logiciels RH qui souhaite vous proposer une démo.

12. Relancer un client qui n’a pas encore renvoyé la convention de formation signée (formation dans 5 jours).

📌 Consigne :

1. Classez les tâches dans les 4 cadrans de la matrice d’Eisenhower.

2. Justifiez au moins deux choix dans chaque cadran.

3. Expliquez ensuite quelles tâches vous allez déléguer, lesquelles vous allez planifier, et lesquelles vous allez abandonner.