Cas NextEra : Organisation d’un séminaire annuel avec Trello

🎯 Cas pratique : Organisation d’un séminaire annuel avec Trello

Contexte de l’entreprise

L’entreprise NextEra, spécialisée dans les solutions numériques pour les PME, organise chaque année un séminaire interne de 2 jours destiné à ses collaborateurs. Ce séminaire a pour objectifs de :

• Renforcer la cohésion d’équipe,

• Présenter la stratégie de l’année à venir,

• Offrir des ateliers de montée en compétences.

Cette année, la direction a confié l’intégralité de l’organisation à deux assistant(e)s de direction, qui devront collaborer pour gérer le projet dans Trello. Le séminaire aura lieu dans un centre de séminaire en région, à une heure de Paris, pour environ 60 collaborateurs répartis sur 4 pôles.

Consignes

Vous devez créer un tableau Trello structuré en 3 colonnes :

1. Tâches à réaliser

2. Tâches commencées

3. Tâches terminées

Chaque carte représente une action précise à mener. Vous devez :

• Lister entre 20 et 30 cartes dans la colonne « Tâches à réaliser »,

• Proposer un intitulé clair pour chaque carte,

• Identifier les tâches qui seront à planifier en amont, pendant et après le séminaire,

• Réfléchir à l’usage des checklists, échéances, pièces jointes, membres et étiquettes.

🧩 Éléments à prendre en compte dans le séminaire

Voici les éléments que les étudiant(e)s devront couvrir dans leur planification :

📍 Logistique

• Choix et réservation du lieu (avec pension complète)

• Réservation des transports aller/retour (cars ou trains)

• Répartition des chambres

• Préparation des badges nominatifs

• Gestion des régimes alimentaires particuliers

🎙️ Contenus & animations

• Création de l’ordre du jour

• Validation des interventions des managers

• Préparation de 3 ateliers interactifs (soft skills, innovation, QVT)

• Prévoir un moment team building (escape game ou autre)

• Animation de la plénière de clôture

📦 Matériel & supports

• Préparation de kits de bienvenue (carnet, goodies…)

• Impression de signalétique

• Location éventuelle de matériel (vidéoprojecteur, micro)

🗣 Communication

• Création et envoi de l’invitation

• Envoi de rappels automatiques

• Création d’un questionnaire de satisfaction post-événement

💰 Budget & validation

• Estimation du budget global

• Suivi des devis (transport, hôtel, intervenants)

• Validation finale par la direction

👥 Coordination

• Réunion hebdomadaire avec les autres assistant(e)s

• Suivi des retards ou blocages

• Récupération des feedbacks après l’événement