Cas Orga – Organisation d’activités et gestion d’agenda partagé
Vous êtes assistante de direction pour une grande entreprise Orga. Votre rôle implique la gestion des agendas partagés de plusieurs cadres supérieurs, ainsi que l’organisation de leurs activités quotidiennes et de leurs réunions. Vous devez vous assurer que leurs journées sont planifiées de manière optimale, en tenant compte de leurs priorités, des délais, et de la nécessité de coordonner avec d’autres départements.
Tâches à accomplir :
- Création d’un Agenda Partagé : a. Créez un agenda pour la semaine prochaine pour trois cadres supérieurs (M. Dupont, Mme Martin, et M. Leroy). Incluez des réunions internes, des rendez-vous externes, des plages horaires réservées pour le travail individuel, et des pauses déjeuner. Veillez à éviter les conflits d’horaire.b. Assurez-vous que M. Dupont assiste à la réunion hebdomadaire de l’équipe le lundi à 9h, que Mme Martin ait un rendez-vous avec un client important le mercredi à 14h, et que M. Leroy ait du temps réservé pour préparer une présentation le jeudi matin.
- Coordination des Activités : a. Organisez une réunion inter-départementale avec les responsables des ventes, du marketing, et des finances pour discuter du lancement d’un nouveau produit. Proposez trois créneaux horaires différents et envoyez une invitation par e-mail.b. Réservez une salle de réunion appropriée pour cette rencontre et assurez-vous qu’elle soit équipée des ressources nécessaires (projecteur, connexion internet, etc.).
- Gestion des Modifications d’Agenda : a. M. Dupont a un imprévu et ne pourra pas assister à la réunion de l’équipe lundi à 9h. Trouvez un nouveau créneau pour cette réunion en tenant compte des disponibilités de tous les participants.b. Mme Martin souhaite déplacer son rendez-vous avec le client important du mercredi à 14h au jeudi à 10h. Vérifiez la disponibilité du client et effectuez les modifications nécessaires dans l’agenda.
- Communication des Changements : a. Informez tous les participants des changements d’horaires par e-mail et mettez à jour l’agenda partagé.b. Préparez un récapitulatif hebdomadaire des activités prévues pour chaque cadre supérieur et envoyez-leur par e-mail chaque vendredi après-midi.