Cas Saveeme – Outlook

Le 01 février 2022, vous avez rejoint l’entreprise Saveeme ( http://www.saveeme.com/ ) spécialisée dans les convoyeurs. Votre Manager vous demande comme première tâche de configurer la boîte mail de l’entreprise. L’assistante, que vous remplacez, passait 2h30 par jour à répondre aux mails. Votre patron estime que ce temps est très long et souhaite le réduire pour vous confier d’autres activités plus valorisantes. Il vous demande de réaliser les tâches suivantes sur la boîte email suivante ( contact@saveeme.com ). 

Vous pouvez utiliser indifféremment outlook ou Gmail pour faire ce TP. 

Question 1. Résumer dans un document toutes les opportunités d’automatisation des boites mails (possibilité de redirection / réponses automatiques etc ) et l’avantage des unes et des autres. 

Question 2. Réaliser 5 règles sur la boite email de l’entreprise. Vous choisissez celle(s) que vous voulez et expliquez comment réaliser concrètement le paramétrage. Votre manager aimerait notamment que tous les collaborateurs aient leur propre signature électronique. Il aimerait aussi classer les emails dans des dossiers spécifiques ( clients / prospects / Achats / Urgent / Comptabilité). Par ailleurs, l’adresse email de l’ancienne assistante ( martine.pointmousse@saveeme.com ) existe toujours et il faut rediriger les emails vers sabine.partnasse@saveeme.com. Dans la boite email de l’entreprise, ils reçoivent beaucoup d’emails sur les bitcoins et les cryptomonnaies sans aucun intérêt et qu’il faut supprimer. 

Question 3. Il vous demande de réaliser plusieurs modèles de mails en évitant scrupuleusement les fautes de français. Vous faites des captures d’écran de vos emails que vous intégrez dans un document word. 

• un premier email à l’attention de tous les collaborateurs pour les inviter à participer à une enquête sur la qualité de vie au travail. Le lien de l’enquête à intégrer dans l’email sera www.saveeme.com/enquete.html 
• un second email en préparation 15 jours plus tard pour relancer les collaborateurs qui n’ont pas encore participé à l’enquête. 
• un troisième modèle d’email à l’attention des clients fidèles de l’entreprise pour leur proposer une vente privée en date du 11 avril 2022. Vous devez les regrouper dans une liste de contacts. 
• un quatrième email de sanction disciplinaire ( blâme)  à l’encontre d’un collaborateur indélicat vis-à-vis d’une collaboratrice. 
• un cinquième email à destination des collaborateurs à l’occasion des fêtes de Noël avec l’insertion d’une image festive directement dans le contenu de l’email. 
• un sixième email pour informer les collaborateurs des résultats de l’enquête Qualité de vie au travail ( avec le pdf en pièce jointe). 

ll vous remercie par avance de l’attention que vous allez porter à ce travail préparatoire.