Cas pratique – Gestion et organisation des fichiers dans l’entreprise SFAM

📌 Contexte

L’entreprise SFAM, spécialisée dans les assurances et services pour produits électroniques, a rencontré un problème informatique ayant désorganisé toute sa structure documentaire. Les fichiers ont perdu leurs noms standardisés et ont été placés de manière aléatoire.

La mission des secrétaires et assistants est de :
✅ Renommer les fichiers selon une convention claire et normalisée.
✅ Classer les fichiers dans l’arborescence adéquate, en fonction des départements de l’entreprise.

📂 Arborescence cible des dossiers :

• Commercial (contrats clients, propositions commerciales, devis…)
• Juridique (contrats, conditions générales, plaintes…)
• Ressources Humaines (RH) (dossiers employés, formations, entretiens…)
• Administration (factures, documents internes, courriers…)
• Achats (commandes, fournisseurs, bons de livraison…)
• Marketing (campagnes, supports publicitaires, analyses…)

📜 Convention de nommage

Format attendu pour renommer les fichiers :
📌 [Date] [Type de document] - [Numéro ou référence] - [Dossier/Client/Collaborateur].extension

📂 Liste des 40 fichiers à renommer et classer

(Les noms actuels sont incorrects et doivent être reformulés)

1. contratclientX_final.pdf
2. devis-serviceB.docx
3. conditions-generales-mars2024.doc
4. signature-employeB.pdf
5. mise-en-demeure-clientT.pdf
6. assurance2024-SFAM.pdf
7. facture_N2456.docx
8. resiliation-serviceM.pdf
9. guide-recrutement-2023.doc
10. attestation-travail-JDoe.docx
11. campagne-publicite-Q3-2024.pdf
12. logo-nouveau-2024.png
13. NDA-partenaireA.pdf
14. rapport-seo-SFAM-2023.pdf
15. accord_confidentialite_clientL.pdf
16. document-employeY-embauche.doc
17. evaluation-collaborateur-Q1-2024.doc
18. offre-commerciale-NovaCorp.pdf
19. contrat-prestataire-WEB.doc
20. plan-formation-RH-2024.xlsx
21. analyse-marche-telecom-2023.pdf
22. budget-publicitaire-2024.xlsx
23. bon-de-commande-fournisseurZ.pdf
24. retour-stock-fournisseurJ.doc
25. listing-prospects-Q4-2023.xlsx
26. contrat-travail-CDD-B.Dupont.pdf
27. grille-salariale-2024.docx
28. bulletin-paie-janvier2024.doc
29. paiement-fournisseurR.pdf
30. devis-prestation-SFAM-marketing.pdf
31. support-presentation-SFAM.pdf
32. evaluation-campagne-digitale-2024.doc
33. strategie-reseaux-sociaux-2024.doc
34. appel-offre-fourniture-IT.docx
35. note-interne-organisation.pdf
36. dossier-litige-entrepriseP.pdf
37. contrat-cession-droits.doc
38. CGV-SFAM.pdf
39. rapport-d’activite-2023-SFAM.doc
40. communication-interne-Q1-2024.pdf

📌 Mission

• 1ère étape : Renommer les fichiers en suivant la convention de nommage.
• 2ème étape : Classer les fichiers dans la bonne catégorie de l’arborescence.
• 3ème étape : Justifier le classement de chaque fichier.