Classement

🗂️ Bien classer pour mieux travailler : les clés du classement et de l’archivage documentaire

Dans toute organisation, une bonne gestion documentaire n’est pas un luxe… mais une nécessité. Que ce soit en format papier ou numérique, savoir classer et archiver efficacement ses documents permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d’assurer la traçabilité, la conformité et la performance de l’activité.

🎯 Pourquoi classer les documents ?

Le classement des documents a un objectif simple : retrouver facilement une information quand on en a besoin. Cela évite les recherches interminables, les doublons, les erreurs de version ou les pertes d’informations essentielles.

Un bon système de classement :

• Favorise la réactivité (face à une demande client, un contrôle, un audit, etc.)

• Sécurise l’information (accès maîtrisé, cohérence des données)

• Facilite le travail collaboratif (accès partagé et structuré)

• Respecte les obligations légales (conservation de pièces justificatives)

📌 Les méthodes de classement à connaître

Il n’existe pas une méthode unique mais plusieurs logiques de classement, à adapter selon la nature des documents et les besoins :

• Classement alphabétique : par nom de client, fournisseur, collaborateur, etc.

• Classement chronologique : par date, très utile pour les factures, les rapports ou les contrats.

• Classement thématique : par sujet ou projet, souvent utilisé pour les archives à long terme.

• Classement numérique : par numéros attribués (codes clients, références de dossier).

• Classement géographique : par site, agence ou zone géographique.

💡 Ces méthodes peuvent être combinées pour plus d’efficacité !

🔑 Les bonnes pratiques à adopter

Choisir une méthode claire et la maintenir dans le temps

Définir des conventions de nommage (ex. : NOM_client_année_type.pdf)

Utiliser des mots directeurs pour faciliter la recherche thématique

Mettre en place un plan de classement avec des catégories et sous-catégories logiques

Former les utilisateurs au système mis en place

Prévoir une politique de sauvegarde et d’archivage régulière

Conseils pratiques pour la tenue des dossiers

💻 Classement numérique : un indispensable

Le numérique permet aujourd’hui de classer de manière plus rapide, plus sécurisée et plus collaborative. Grâce à des outils comme SharePoint, Google Drive, OneDrive ou des logiciels de GED, on peut :

• Indexer les documents avec des mots-clés

• Rechercher via un moteur intelligent

• Partager des dossiers en temps réel

• Contrôler les accès utilisateurs

• Archiver automatiquement selon des règles préétablies

Mais attention : classement numérique ≠ fin du classement. Il demande rigueur, règles communes et… sauvegardes régulières !

Petite question : Est il possible de partager directement un dossier depuis google drive vers one drive ?

🧾 L’archivage : bien plus qu’un stockage

L’archivage ne se résume pas à “mettre de côté” les documents. Il s’agit d’un processus structuré, qui obéit à des règles de conservation et de durée. Il distingue :

• Les archives courantes : utiles à l’activité quotidienne

• Les archives intermédiaires : à conserver temporairement

• Les archives définitives : à conserver à long terme (voire à vie)

💬 L’archivage est aussi une démarche juridique, historique et organisationnelle.

Alors archivage ou suppression, that’s is the question !

📚 En résumé

Un bon classement documentaire, c’est comme une bibliothèque bien organisée : on sait où chercher, comment retrouver, et surtout… pourquoi on le fait.

👉 Pose-toi les bonnes questions :

• Qui doit accéder à ce document ?

• Quelle est sa durée de vie ?

• Sous quelle forme sera-t-il le plus simple à retrouver ?

Et surtout, pense à l’utilisateur final : le classement est efficace s’il est compréhensible et partagé.

• FAQ sur le classement et Archivage – Partie 1
• FAQ sur le classement et Archivage – Partie 2