Quelles techniques de prises de notes pour les assistantes de direction ?
techniques de prises de notes … Dans l’univers professionnel des assistantes de direction, maîtriser l’art de la prise de notes est essentiel. Qui peut bénéficier de ces techniques ? Toutes les assistantes de direction qui cherchent à optimiser leur gestion du temps et de l’information. Qu’est ce qui va changer ? L’adoption de méthodes de notes adaptées peut transformer la manière dont vous capturez et référencez les informations critiques. Où ces techniques peuvent-elles être appliquées ? Partout, des réunions stratégiques aux appels téléphoniques et conférences. Quand mettre en pratique ces conseils ? Dès votre prochaine tâche ou réunion. Pourquoi est-ce crucial ? Une bonne prise de notes augmente non seulement votre efficacité mais aussi votre capacité à influencer les décisions et actions clés. Voici les principales techniques de prise de notes efficaces pour les assistantes de direction ..
5 principales techniques de prise de notes
1. La méthode Quintilien (QQOQCPC)
Cette méthode consiste à structurer les notes selon 7 questions clés : Quoi ? Qui ? Où ? Quand ? Comment ? Pourquoi ? Combien ? Cela permet d’aborder le sujet sous tous les angles et de ne rien oublier d’important. Pour les assistantes de direction, cette méthode peut s’avérer pertinente.
2. La méthode des abréviations
Elle consiste à utiliser des formes simplifiées des mots pour gagner du temps. On peut utiliser des sigles/acronymes, des symboles alphabétiques, supprimer des lettres à l’intérieur des mots ou abréger la fin des mots.
Intégrer des abréviations dans une prise de notes quotidienne peut grandement améliorer votre efficacité et votre rapidité. Voici quelques conseils et stratégies pour le faire de manière efficace :
Créer un système d’abréviations personnalisé
a. Identifiez les termes fréquents
Commencez par dresser une liste des mots ou phrases que vous utilisez souvent dans vos notes. Cela peut inclure des noms de personnes, des départements, des projets, ou des termes techniques.
b. Développez des abréviations
Créez des abréviations simples et intuitives pour ces termes. Par exemple :
– RDV pour « rendez-vous »
– Proj pour « projet »
– DPT pour « département »
– Urg pour « urgent »
c. Établissez un guide
Rédigez un petit guide de vos abréviations pour vous y référer facilement. Cela peut être utile si vous devez partager vos notes avec d’autres personnes.
Utiliser des symboles et des codes
a. Symboles courants
Utilisez des symboles pour représenter des idées ou des actions. Par exemple :
– → pour « entraînant » ou « résultat »
– ✗ pour « à faire »
– ✔️ pour « terminé »
b. Codes de couleur
Si vous utilisez des stylos ou des surligneurs, attribuez des couleurs spécifiques à certains types d’informations (par exemple, rouge pour les urgences, vert pour les projets en cours).
3. Pratiquer la prise de notes rapide
a. Écoute active
Concentrez-vous sur l’écoute active pendant les réunions ou les discussions. Notez les idées principales et utilisez vos abréviations pour capturer rapidement les points clés.
b. Résumer les phrases
Au lieu d’écrire des phrases complètes, essayez de résumer les idées en quelques mots. Par exemple, au lieu d’écrire « Nous devons organiser une réunion la semaine prochaine », notez « Réunion S+1 ».
4. Revoir et ajuster
a. Révision régulière
Prenez le temps de revoir vos notes après chaque réunion pour vous assurer que vous comprenez vos abréviations et symboles. Cela vous aidera à vous familiariser avec votre système.
b. Ajustements
N’hésitez pas à ajuster vos abréviations en fonction de vos besoins ou de votre style de prise de notes. Ce qui fonctionne pour vous peut évoluer avec le temps.
Intégrer des abréviations dans votre prise de notes quotidienne demande un peu de pratique, mais cela peut transformer votre efficacité. En développant un système personnel et en vous entraînant régulièrement, vous serez en mesure de capturer les informations rapidement et de manière organisée.
3. Techniques de prises de notes : la prise de notes linéaire
Cette technique implique d’écrire des phrases courtes en séquence, en utilisant des abréviations et des symboles pour représenter les idées clés. Elle est efficace pour les réunions structurées.
4. La prise de notes par carte mentale
Cette méthode créative consiste à organiser les idées sous forme de diagrammes et de dessins, avec le sujet principal au centre et les idées clés autour. Elle est utile pour le brainstorming et la visualisation des liens entre les idées.
Elle peut s’avérer particulièrement utile pour les assistantes de direction. Voici comment elles peuvent l’utiliser efficacement :
- Préparation et compte-rendu de réunions :
- Placez le sujet de la réunion au centre de la carte.
- Créez des branches principales pour les points clés de l’ordre du jour.
- Ajoutez des sous-branches pour les détails, décisions et actions à entreprendre.
- Utilisez des couleurs pour différencier les intervenants ou les types d’information.
- Organisation de projets :
- Mettez le nom du projet au centre.
- Créez des branches pour les différentes phases ou aspects du projet.
- Ajoutez des sous-branches pour les tâches spécifiques, les délais et les responsables.
- Planification d’événements :
- Placez le nom de l’événement au centre.
- Créez des branches pour les aspects logistiques (lieu, date, invités, etc.).
- Ajoutez des sous-branches pour les détails de chaque aspect.
- Prise de notes lors de formations ou conférences :
- Mettez le thème principal au centre.
- Créez des branches pour les concepts clés abordés.
- Utilisez des sous-branches pour les détails importants et les exemples.
- Gestion des tâches quotidiennes :
- Placez « Tâches du jour » au centre.
- Créez des branches pour les différentes catégories de tâches.
- Ajoutez des sous-branches pour les tâches spécifiques avec leur priorité.
Avantages pour les assistantes de direction :
- Visualisation rapide des informations importantes.
- Facilite la hiérarchisation des tâches et des informations.
- Améliore la mémorisation et la compréhension des sujets complexes.
- Permet une prise de notes plus créative et engageante.
- Facilite la transmission d’informations à d’autres collaborateurs.
Conseils pratiques :
- Utilisez des mots-clés plutôt que des phrases complètes.
- N’hésitez pas à utiliser des icônes ou des petits dessins pour illustrer les idées.
- Pratiquez régulièrement pour améliorer votre technique.
- Adaptez la méthode à votre style personnel et aux besoins de votre poste.
En maîtrisant cette technique, les assistantes de direction peuvent améliorer leur efficacité dans la gestion de l’information et la communication au sein de l’entreprise.
5. La méthode Cornell
Elle divise la page en trois sections : prise de notes, révision et résumé. Cela permet une organisation efficace de l’information pour une révision ultérieure. Si vous êtes étudiant, cette technique de prise de notes est efficace.
6. La prise de notes sur ordinateur
Cette technique permet de gagner du temps car le compte-rendu est quasiment terminé à la fin de la réunion. Elle confère aussi un certain statut à la personne qui prend les notes.
Quelques conseils supplémentaires :
– Préparer la prise de notes à l’avance en se renseignant sur le sujet et les participants
– Se concentrer sur l’écoute et ne noter que les éléments essentiels
– Structurer ses notes pour faciliter la rédaction du compte-rendu
– Relire et compléter ses notes immédiatement après la réunion
En maîtrisant ces techniques, les assistantes de direction peuvent améliorer considérablement leur efficacité dans la prise de notes et la rédaction de comptes-rendus.
Sur le même sujet – techniques de prises de notes pour les assistantes de direction
Sources – Quelles techniques de prises de notes pour les assistantes de direction ?
[1] http://www.assistantepro.com/article/2-methodes-de-prise-de-notes-100-efficaces-
[2] https://www.cegos.fr/ressources/mag/assistants/les-7-secrets-de-la-prise-de-notes-en-reunion
[3] https://du-temps-en-plus.com/assistantes/les-secrets-dune-prise-de-notes-efficace/
[4] http://www.assistantepro.com/article/techniques-efficaces-pour-la-prise-de-notes-en-reunion
[5] https://assistanteplus.fr/comment-prendre-des-notes-de-maniere-professionnelle/