La gestion des déplacements professionnels joue un rôle clé dans l’organisation du travail en entreprise. Que ce soit pour une réunion, un séminaire, une formation ou une mission à l’étranger, chaque déplacement nécessite une planification rigoureuse afin d’assurer son bon déroulement tout en maîtrisant les coûts.

Organiser un déplacement ne se limite pas à réserver un billet de train ou une chambre d’hôtel. Cela implique une coordination efficace entre plusieurs acteurs : le collaborateur concerné, son manager, le service administratif et la comptabilité. L’objectif est d’optimiser les trajets, de garantir le confort du voyageur et de respecter la politique de l’entreprise en matière de frais professionnels. A voir ou pas une Méthodologie de recherche d’un hébergement …

Pensez à lire la Checklist complète pour l’organisation d’un déplacement professionnel ! 

🎯 Gérer efficacement les déplacements professionnels

Pour une entreprise, un déplacement professionnel n’est jamais un simple trajet. C’est un investissement en temps, en ressources et en image. En tant qu’assistante de direction, vous jouez un rôle clé dans cette organisation. Votre rigueur, votre anticipation et votre sens de la coordination garantissent le bon déroulement du voyage… et la satisfaction du collaborateur.

✈️ Étape 1 – Préparer le déplacement en amont

Avant de réserver quoi que ce soit, il faut :

• Définir l’objectif du déplacement : réunion client, séminaire, audit, formation ?

• Identifier les contraintes : délais, préférences du collaborateur, budget, politiques internes.

• Réunir les documents nécessaires : passeport, visa, convocation, ordre de mission.

🗂️ Astuce : créez une checklist par type de déplacement (France / international / événementiel) pour ne rien oublier.

📅 Étape 2 – Organiser le voyage (transport et hébergement)

Les éléments à réserver en priorité :

• Transport : avion, train, voiture de location, taxi / VTC

• Hébergement : hôtels partenaires ou sélection de confiance et Réserver une chambre d’hôtel 

• Repas / restaurants : si nécessaire, selon le programme

🧠 Bon réflexe : utilisez une plateforme spécialisée (ex. Navan, Egencia, TravelPerk) pour centraliser les réservations et garder une trace.

📄 Étape 3 – Gérer l’administratif du déplacement

• Ordre de mission : document interne à faire valider avant le départ, précisant la nature, les dates et les coûts estimés.

• Assurances & assistance : s’assurer que le collaborateur est bien couvert (assurance rapatriement, santé…).

• Avance de frais ou carte pro : selon les pratiques de l’entreprise.

📌 N’oubliez pas d’informer les services RH et comptabilité si le voyage déclenche des primes ou des heures supplémentaires.

📲 Étape 4 – Suivre le voyage en temps réel

Même pendant le voyage, l’assistante reste en veille :

• Garder un œil sur les retards ou annulations éventuels.

• Être disponible en cas de problème logistique.

• Fournir les contacts utiles (taxis, contacts locaux, consignes…).

💡 Conseil : proposez au collaborateur un itinéraire imprimé + version mobile, avec les horaires clés, les réservations et les adresses.

🧾 Étape 5 – Gérer la note de frais au retour

Une fois le collaborateur revenu :

• Collecter les justificatifs : factures, reçus, tickets de transport.

• Compléter la note de frais dans le logiciel de gestion (ou sur Excel).

• Contrôler la conformité avec la politique de remboursement.

📎 Un bon suivi des dépenses permet de justifier le ROI du déplacement et d’éviter les litiges avec la comptabilité.

📊 Bonus – Mettre en place une politique voyage

Si vous gérez régulièrement des déplacements, proposez une politique voyage claire :

• Plafonds budgétaires

• Fournisseurs référencés

• Procédures à suivre (réservations, Création d’un ordre de mission, Saisie d’une note de frais )

• Bons réflexes pour l’éco-responsabilité (train préféré à l’avion, hôtels certifiés, visio en alternative…)

📈 Cela vous permettra d’optimiser les coûts et d’automatiser certaines étapes.

📌 En résumé : votre checklist voyage

Les entreprises mettent en place des procédures encadrant ces déplacements, incluant :

• La réservation des transports et de l’hébergement, en tenant compte des besoins et des contraintes budgétaires comme par exemple Réserver une chambre d’hôtel 
• Création d’un ordre de mission, document officiel qui précise le cadre du déplacement.
• Saisie d’une note de frais, pour assurer un remboursement rapide et conforme aux règles internes.

Une gestion efficace des déplacements améliore l’expérience des collaborateurs et contribue à une meilleure maîtrise des dépenses. En adoptant des outils et des processus adaptés, les entreprises peuvent gagner en efficacité et réduire les imprévus liés aux voyages professionnels.