🛏️ Méthodologie de recherche d’un hébergement en déplacement professionnel

1. 📌 Clarifier les besoins en amont

Avant de chercher un hôtel, recueillir les informations suivantes :

• Ville et lieu précis de la mission ou de l’événement

• Dates d’arrivée et de départ

• Heures de début/fin des obligations professionnelles

• Préférences spécifiques du collaborateur (chaîne hôtelière, niveau de confort, proximité, accessibilité, mobilité réduite…)

• Budget maximal autorisé (selon la politique voyage de l’entreprise)

🎯 Objectif : avoir un cadre précis avant de lancer les recherches.

2. 📍 Définir le périmètre géographique de recherche

• Privilégier un hébergement proche du lieu de rendez-vous professionnel (moins de 15-20 min à pied ou en transport)

• Vérifier l’accessibilité (métro, bus, navette, parking si besoin)

• Éviter les quartiers réputés bruyants ou peu sûrs si les retours se font tard

💡 Astuce : utiliser Google Maps pour calculer les temps de trajet et repérer les commerces et restaurants à proximité.

3. 🧩 Identifier les critères de sélection

• Catégorie : 2, 3 ou 4 étoiles selon le profil du collaborateur et le budget

• Services souhaités :

  • Wi-Fi gratuit

  • Petit déjeuner inclus

  • Parking

  • Check-in tardif ou 24h/24

  • Réservation annulable/modifiable

• Type d’hébergement : hôtel classique, appart’hôtel, Airbnb professionnel

4. 🔎 Effectuer la recherche sur plusieurs plateformes

Utiliser plusieurs canaux pour comparer prix et conditions :

• Booking.com, Hôtel.com, Expedia, Kayak

• Google Hôtel pour visualiser la carte + prix

• Sites directs des hôtels (parfois meilleures conditions)

• Plateformes corporate ou centrales de réservation de l’entreprise

📝 Noter au minimum 2 à 3 options viables à soumettre à validation.

5. ✅ Vérifier les conditions de réservation

Avant toute confirmation :

• Conditions d’annulation ou de modification (gratuite jusqu’à…)

• Paiement sur place ou en ligne

• Inclus / non inclus (taxes de séjour, petit déjeuner…)

• Politique COVID ou spécifique de la chaîne

📌 Joindre la confirmation écrite à la feuille de mission ou au dossier de déplacement.

6. 📨 Envoyer les informations au collaborateur

Transmettre au collaborateur (et/ou au manager) :

• Adresse complète + numéro de téléphone

• Plan d’accès / lien Google Maps

• Numéro de réservation

• Heure de check-in/check-out

• Récapitulatif des services inclus

7. 📁 Archiver les éléments

Conserver dans un dossier :

• Facture ou bon de réservation

• Conditions de séjour

• Justificatifs à joindre à la note de frais