Saisie d’une note de frais
Lorsqu’un collaborateur effectue des dépenses dans le cadre d’un déplacement professionnel, celles-ci doivent être déclarées pour remboursement. La note de frais est le document qui permet de détailler ces dépenses et de les justifier auprès du service comptabilité.
1. Rassembler les justificatifs
Chaque dépense doit être accompagnée d’un justificatif valide :
- Factures d’hôtel et de restauration.
- Tickets de transport (avion, train, taxi, location de voiture).
- Frais annexes (péages, parking, essence).
2. Compléter la note de frais
La note de frais peut être remplie sur un modèle Excel ou via un logiciel de gestion des notes de frais comme SAP Concur, Expensya ou Notilus. Les informations suivantes doivent être renseignées :
- Date et nature de la dépense.
- Montant TTC et TVA applicable.
- Mode de paiement utilisé.
- Justificatif attaché sous format numérique ou papier.
3. Vérifier et transmettre la note de frais
- S’assurer que toutes les dépenses correspondent à celles prévues dans l’ordre de mission.
- Vérifier les plafonds autorisés (certaines entreprises fixent des limites pour les repas et l’hébergement).
- Soumettre la note de frais au service comptabilité pour traitement.
Une note de frais bien remplie garantit un remboursement rapide et une gestion comptable fluide. La rigueur dans la collecte des justificatifs évite les erreurs et accélère le traitement administratif.
En résumé voici une check-list – Saisie d’une note de frais
✅ Rassembler tous les justificatifs de dépenses (factures, tickets de transport, reçus de repas).
✅ Vérifier que les montants respectent les plafonds de remboursement de l’entreprise.
✅ Compléter la note de frais avec la date, la nature et le montant de chaque dépense.
✅ Classer les dépenses par catégorie (hébergement, transport, repas, autres frais).
✅ Joindre les justificatifs sous format numérique ou papier.
✅ Relire la note de frais pour éviter les erreurs.
✅ Soumettre la note au responsable pour validation.
✅ Envoyer la note de frais au service comptabilité pour remboursement.
✅ Conserver une copie pour suivi.