Le diagramme de PERT pour les assistantes de direction

diagramme de PERT assistantes de direction … Le diagramme de PERT (Programme Evaluation and Review Technique) est très utile pour une assistante de direction qui accompagne la gestion de projets, car il permet de visualiser et de planifier les différentes tâches d’un projet en fonction de leur ordre d’exécution et des dépendances entre elles.

Voici pourquoi il peut être particulièrement utile pour elles :

1. Identification des tâches critiques : Le diagramme de PERT met en évidence les tâches essentielles pour respecter les délais, en identifiant le chemin critique, c’est-à-dire les étapes qui ne peuvent pas être retardées sans impacter l’ensemble du projet.
2. Meilleure organisation : En planifiant visuellement les tâches, l’assistante de direction peut mieux comprendre les priorités, organiser les ressources et suivre les progrès de chaque étape.
3. Estimation des délais : Avec les durées estimées pour chaque tâche, le diagramme aide à prévoir des délais réalistes et à ajuster si nécessaire en fonction des contraintes.

Cela permet donc une vue d’ensemble structurée, facilitant le suivi et l’ajustement du projet si nécessaire. L’utilisation de Trello peut grandement vous faciliter la tache. 

Un exemple pratique dans le cadre de l’organisation d’un événement professionnel

Voici ci dessous un exemple pratique avec 10 tâches que des assistants de direction pourraient gérer dans le cadre de l’organisation d’un événement professionnel. 

Exemple : Organisation d’un séminaire d’entreprise

Voici les dix tâches à réaliser :

1. Définir le thème et les objectifs du séminaire
2. Rechercher et réserver un lieu
3. Envoyer les invitations aux participants
4. Engager des prestataires (traiteur, animation, etc.)
5. Préparer un planning détaillé de la journée
6. Organiser les supports de présentation
7. Coordonner la logistique (transport, hébergement si nécessaire)
8. Réaliser un suivi des inscriptions
9. Préparer des kits de bienvenue pour les participants
10. Vérifier les derniers détails la veille de l’événement

Étapes pour construire le diagramme de PERT :

1. Lister les tâches avec les durées estimées :
   • Définir le thème et les objectifs du séminaire (Durée : 2 jours)
   • Rechercher et réserver un lieu (Durée : 5 jours)
   • Envoyer les invitations aux participants (Durée : 2 jours)
   • Engager des prestataires (Durée : 4 jours)
   • Préparer un planning détaillé (Durée : 3 jours)
   • Organiser les supports de présentation (Durée : 4 jours)
   • Coordonner la logistique (Durée : 6 jours)
   • Suivre les inscriptions (Durée : 5 jours)
   • Préparer des kits de bienvenue (Durée : 3 jours)
   • Vérifier les derniers détails la veille (Durée : 1 jour)
2. Identifier les dépendances :
   • Le thème et les objectifs doivent être définis avant d’envoyer les invitations.
   • Le lieu doit être réservé avant de coordonner la logistique et de préparer les kits de bienvenue.
   • Les prestataires doivent être engagés avant de préparer les supports de présentation et d’organiser la logistique.
   • Le planning doit être prêt avant la préparation des kits de bienvenue et des supports de présentation.
   • Les inscriptions doivent être suivies pendant tout le processus.
   • La vérification des détails doit se faire en dernier.
3. Représentation avec le diagramme PERT (explication textuelle du chemin critique) :
   • Le chemin critique, c’est-à-dire les tâches qui ne peuvent être retardées, pourrait être le suivant :
     • Définir le thème (2 jours) → Envoyer les invitations (2 jours) → Suivre les inscriptions (5 jours) → Préparer les kits de bienvenue (3 jours) → Vérifier les détails (1 jour).
   • Ces tâches, si elles prennent du retard, peuvent impacter directement la date de l’événement.

Le diagramme de PERT permettrait ici de visualiser ces dépendances et de s’assurer que les étapes critiques sont suivies de près, tout en permettant une certaine flexibilité sur les autres tâches (comme l’organisation des supports de présentation ou l’engagement des prestataires, qui peuvent être faites en parallèle).

Un exemple pratique dans le cadre de la mise en place d’un nouveau système de gestion documentaire

Prenons l’exemple d’un projet de mise en place d’un nouveau système de gestion documentaire pour l’entreprise. Les assistants de direction devront gérer l’organisation et la coordination des différentes étapes du projet pour assurer la transition vers le nouveau système. Voici un ensemble de 10 tâches :

Exemple : Mise en place d’un nouveau système de gestion documentaire

1. Analyse des besoins des utilisateurs (durée : 4 jours)
2. Sélection des fournisseurs et solutions logicielles (durée : 5 jours)
3. Réunions avec le service informatique (durée : 2 jours)
4. Validation du budget avec la direction (durée : 3 jours)
5. Rédaction des procédures d’utilisation du nouveau système (durée : 6 jours)
6. Planification de la migration des documents existants (durée : 4 jours)
7. Formation des utilisateurs (durée : 5 jours)
8. Test et validation du système (durée : 3 jours)
9. Mise en place du support technique (durée : 2 jours)
10. Suivi post-implémentation et ajustements (durée : 7 jours)

Étapes pour construire le diagramme de PERT :

1. Lister les tâches et leurs dépendances :
   • Analyse des besoins des utilisateurs est une tâche initiale qui conditionne la suite.
   • Sélection des fournisseurs peut démarrer après l’analyse des besoins.
   • Réunions avec le service informatique peuvent être réalisées parallèlement à la sélection des fournisseurs.
   • Validation du budget ne peut se faire qu’après la sélection des fournisseurs.
   • Rédaction des procédures dépend de la validation du budget et des réunions avec le service informatique.
   • Planification de la migration des documents peut se faire après la rédaction des procédures.
   • Formation des utilisateurs doit être faite après que le système soit testé.
   • Test et validation du système se fait après la migration des documents.
   • Mise en place du support technique suit la validation du système.
   • Suivi post-implémentation et ajustements viennent après la formation et la mise en place du support technique.
2. Représentation avec le diagramme PERT :
   • Le chemin critique pourrait être :
     • Analyse des besoins (4 jours) → Sélection des fournisseurs (5 jours) → Validation du budget (3 jours) → Rédaction des procédures (6 jours) → Planification de la migration (4 jours) → Test du système (3 jours) → Formation des utilisateurs (5 jours) → Suivi post-implémentation (7 jours).

Sources interessantes

[1] https://www.blogdumoderateur.com/pert-methode-gerer-ordonnancement-projet/
[2] https://www.pipedrive.com/fr/blog/diagramme-de-pert
[3] https://blog.hubspot.fr/marketing/diagramme-de-pert
[4] https://asana.com/fr/resources/pert-chart
[5] https://www.appvizer.fr/magazine/operations/gestion-de-projet/diagramme-de-pert
[6] https://www.manager-go.com/gestion-de-projet/dossiers-methodes/construire-un-reseau-pert
[7] https://www.cegos.fr/ressources/mag/projet/methodes-et-outils/pert-ou-gantt-quel-outil-pour-sa-planification
[8] https://assistante-direction.com