Quelles mentions obligatoires faut-il inscrire dans vos documents ?
Les professionnels et les entreprises doivent veiller à inclure toutes les mentions obligatoires dans leurs documents, qu’il s’agisse de comptes-rendus, de lettres, de documents publicitaires, de devis, de factures ou de bons de commande. Chaque type de document a ses propres exigences légales à respecter pour assurer la conformité et éviter les sanctions. Cet article vous guidera à travers les différentes mentions obligatoires selon la nature des documents. Vous découvrirez les spécificités pour chaque type de document, afin de structurer vos écrits de manière professionnelle et conforme aux régulations. Plongez dans cet article pour maîtriser les obligations légales et sécuriser vos échanges administratifs.
Quels sont pour les assistants de direction les mentions obligatoires selon la nature des documents ?
Pour les assistantes de direction, les mentions obligatoires varient selon la nature des documents comme des compte-rendus ou lettres. . Voici les principales mentions à inclure pour les types de documents courants :
1. Compte-rendus de réunion :
– Date et lieu de la réunion
– Liste des participants (présents et excusés)
– Ordre du jour
– Résumé des discussions et décisions prises
– Actions à entreprendre avec les responsables et échéances
– Signature du rédacteur
2. Courriers et emails professionnels :
– Nom et coordonnées de l’entreprise
– Numéro SIREN/SIRET
– Mention RCS suivie du nom de la ville du greffe d’immatriculation
– Forme juridique et montant du capital social (pour les sociétés)
3. Documents commerciaux (devis, factures) :
– Mentions légales de l’entreprise (comme pour les courriers)
– Numéro de TVA intracommunautaire
– Conditions générales de vente (pour les devis)
– Numéro unique d’identification de la facture
– Date d’émission et d’échéance du paiement
4. Notes de service internes :
– Date d’émission
– Destinataires
– Objet
– Signature de l’émetteur
Il est important de noter que ces mentions peuvent varier selon le statut juridique de l’entreprise et la nature spécifique du document. Les assistantes de direction doivent s’assurer de respecter les obligations légales en vigueur et les procédures internes de leur entreprise pour chaque type de document qu’elles produisent.
Sources
[1] https://www.entreprises.cci-paris-idf.fr/web/reglementation/developpement-entreprise/droit-affaires/quelles-sont-mentions-obligatoires-documents-commerciaux
[2] https://www.ebp.com/blog/developper-mon-business/mentions-obligatoires-sur-vos-documents-commerciaux
[3] https://sedomicilier.fr/articles/comptabilite-mentions-factures-obligatoires
[4] https://www.mooncard.co/fr/cas-usage/comptabilite/organisation-comptable/documents-comptables
[5] https://entreprendre.service-public.fr/vosdroits/F37371
Quelles sont les mentions obligatoires spécifiques aux comptes-rendus
D’après les informations fournies, voici les principales mentions obligatoires spécifiques aux comptes-rendus, notamment pour les comptes-rendus d’assemblée générale d’association :
1. Les informations sur l’association (nom, siège social, etc.)
2. Le lieu, la date et l’heure de début et de fin de la réunion
3. Le titre du document (ex: « Compte-rendu de l’Assemblée Générale du… »)
4. L’identité du ou des rédacteurs
5. La liste des participants présents et des personnes excusées
6. L’ordre du jour
7. Le résumé des discussions et décisions prises pour chaque point à l’ordre du jour
8. Les résultats des votes éventuels
9. La signature du rédacteur et/ou du président de séance
Il est important de noter que la loi n’impose pas de format particulier pour les comptes-rendus d’association. Cependant, il est recommandé que le document soit clair, fidèle aux propos tenus lors de la réunion, et qu’il contienne les éléments essentiels mentionnés ci-dessus.
Pour les comptes-rendus de CSE (Comité Social et Économique), on retrouve des mentions similaires, avec en plus :
– Le nom de l’entreprise et ses coordonnées
– Les noms et fonctions des participants
– La signature du ou des rédacteurs
Il est important de rédiger le compte-rendu le plus tôt possible après la réunion pour en assurer l’exactitude, et de le rendre accessible aux membres concernés selon les modalités propres à chaque organisation.
Sources
[1] https://www.entreprises.cci-paris-idf.fr/web/reglementation/developpement-entreprise/droit-affaires/quelles-sont-mentions-obligatoires-documents-commerciaux
[2] https://www.economie.gouv.fr/entreprises/factures-mentions-obligatoires
[3] https://asptt.com/ficheconseil/comment-rediger-son-compte-rendu-dassemblee-generale-dassociation/
[4] https://www.glady.com/blog/cse/comment-rediger-un-compte-rendu-de-reunion
[5] https://sedomicilier.fr/articles/comptabilite-mentions-factures-obligatoires
Quelles mentions sont nécessaires pour les documents publicitaires
D’après les sources consultées, voici les principales mentions obligatoires à faire figurer sur les documents publicitaires :
1. Informations sur l’entreprise :
– Nom ou dénomination sociale de l’entreprise
– Forme juridique (pour les sociétés)
– Montant du capital social (pour les sociétés)
– Adresse du siège social
– Numéro SIREN (9 chiffres)
– Mention « RCS » suivie du nom de la ville du greffe d’immatriculation[1][2]
2. Mentions légales spécifiques :
– « Ne pas jeter sur la voie publique »
– Nom et adresse de l’imprimeur (sauf pour certains petits documents)
– « Imprimé par nos soins » si l’entreprise est l’imprimeur
– Crédit photo à côté des images utilisées
– « Photo retouchée » le cas échéant
– Traduction française de toute expression en langue étrangère[1]
3. Mentions sectorielles :
– Pour l’alcool : « L’abus d’alcool est dangereux pour la santé, à consommer avec modération »
– Pour l’alimentation : « mangerbouger.fr » et « Pour votre santé, pratiquez une activité physique régulière »[1]
4. Logos :
– Logo Triman ou logo Citeo pour certains volumes de documents[1]
Il est important de noter que ces mentions peuvent varier selon le type exact de document publicitaire et le secteur d’activité. Il est recommandé de vérifier les obligations spécifiques à votre cas auprès d’un professionnel du droit ou des autorités compétentes.
Sources
[1] https://www.assistant-juridique.fr/mentions_obligatoires_publicite.jsp
[2] https://www.entreprises.cci-paris-idf.fr/web/reglementation/developpement-entreprise/droit-affaires/quelles-sont-mentions-obligatoires-documents-commerciaux
[3] https://www.exaprint.fr/imprimerie-en-ligne/mentions-obligatoires
[4] https://www.ebp.com/blog/developper-mon-business/mentions-obligatoires-sur-vos-documents-commerciaux
[5] https://sedomicilier.fr/articles/comptabilite-mentions-factures-obligatoires
Quelles sont les mentions obligatoires pour les devis
Voici les principales mentions obligatoires à faire figurer sur un devis :
1. Informations sur l’entreprise :
– Nom ou dénomination sociale
– Adresse du siège social
– Numéro SIREN/SIRET
– Forme juridique et montant du capital social (pour les sociétés)
– Numéro RCS suivi du nom de la ville du greffe d’immatriculation
2. Informations sur le devis :
– La mention « Devis »
– Date d’émission du devis
– Durée de validité de l’offre
3. Informations sur le client :
– Nom et adresse du client
4. Détails de la prestation :
– Description détaillée des produits/services
– Quantité et prix unitaire HT
– Montant total HT et TTC
– Taux de TVA appliqué
5. Conditions d’exécution :
– Date de début et durée estimée des travaux/de la prestation
– Conditions de paiement
6. Mentions manuscrites :
– « Devis reçu avant l’exécution des travaux »
– « Bon pour accord » (client)
– Date et signature des deux parties
7. Mentions spécifiques selon l’activité :
– Numéro d’assurance professionnelle et coordonnées de l’assureur (pour certains artisans)
– Mention du caractère gratuit ou payant du devis
8. Pour les devis hors établissement :
– Formulaire de rétractation
Le non-respect de ces mentions obligatoires peut entraîner des amendes. Il est donc important de s’assurer que le devis est complet et conforme à la réglementation en vigueur.
Sources
[1] https://www.assistant-juridique.fr/contenu_devis.jsp
[2] https://www.captaincontrat.com/contrats-commerciaux-cgv/mentions-legales/mentions-obligatoires-sur-un-devis-tout-ce-que-vous-devez-savoir
[3] https://go.sellsy.com/blog/creer-un-devis-quelles-mentions-obligatoires-doivent-y-figurer
[4] https://vosfactures.fr/article/les-mentions-obligatoires-sur-un-devis
[5] https://www.legifiscal.fr/infos-conseils/devis-mentions-et-obligations-legales.html
Quelles mentions sont indispensables pour les factures
D’après les sources consultées, voici les mentions indispensables qui doivent figurer sur une facture :
1. Informations sur l’entreprise émettrice :
– Nom ou dénomination sociale
– Adresse du siège social
– Numéro SIREN/SIRET
– Forme juridique et montant du capital social (pour les sociétés)
– Numéro RCS suivi du nom de la ville du greffe d’immatriculation
2. Informations sur la facture :
– La mention « Facture »
– Numéro unique de la facture
– Date d’émission de la facture
3. Informations sur le client :
– Nom et adresse du client
4. Détails de la prestation/vente :
– Date de la vente ou de la prestation de services
– Désignation et quantité des produits/services
– Prix unitaire hors taxes
– Taux de TVA applicable
– Montant total hors taxes et TTC
5. Conditions de règlement :
– Date d’échéance du paiement
– Conditions d’escompte éventuelles
– Pénalités de retard
6. Autres mentions obligatoires selon les cas :
– Numéro de TVA intracommunautaire
– Mention du caractère autoliquidé de la TVA le cas échéant
– Mention « Membre d’une association agréée » si applicable
Il est important de noter que ces mentions sont obligatoires et que leur absence peut entraîner des sanctions. De plus, à partir du 1er septembre 2026 ou 2027 (selon la taille de l’entreprise), de nouvelles mentions deviendront obligatoires, comme le numéro SIREN du client et la nature des opérations.
Citations:
[1] https://www.captaincontrat.com/contrats-commerciaux-cgv/mentions-legales/mentions-obligatoires-factures
[2] https://www.shine.fr/blog/facturation-mentions-obligatoires/
[3] https://www.economie.gouv.fr/cedef/facture-mentions-obligatoires
[4] https://www.netpme.fr/actualite/nouvelles-mentions-obligatoires-sur-les-factures-finalement-pas-avant-2026/
[5] https://www.economie.gouv.fr/entreprises/factures-mentions-obligatoires
Quelles mentions sont requises pour les bons de commande ?
Pour les notes de commande, voici les principales mentions qui sont généralement requises :
1. Informations sur l’entreprise émettrice :
– Nom ou dénomination sociale
– Adresse du siège social
– Numéro SIREN/SIRET
– Forme juridique (pour les sociétés)
2. Informations sur la commande :
– Numéro unique de la commande
– Date d’émission de la commande
3. Informations sur le fournisseur :
– Nom et adresse du fournisseur
4. Détails de la commande :
– Désignation précise des produits/services commandés
– Quantité pour chaque article
– Prix unitaire hors taxes
– Montant total hors taxes et TTC
– Taux de TVA applicable
5. Conditions de livraison :
– Date ou délai de livraison souhaité
– Adresse de livraison si différente de l’adresse de facturation
6. Conditions de règlement :
– Mode de paiement
– Délai de paiement
7. Signature du responsable habilité à passer la commande
Il est important de noter que ces mentions peuvent varier légèrement selon les procédures internes de chaque entreprise. L’objectif est que la note de commande contienne toutes les informations nécessaires pour que le fournisseur puisse traiter la commande correctement et que l’entreprise émettrice puisse assurer le suivi administratif et comptable.
Sources
[1] https://vocationservicepublic.fr/la-redaction-d-une-note-guide-pratique-de-l-epreuve-du-concours-de-redacteur/
[2] https://www.apec.fr/tous-nos-metiers/gestion-finance-et-administration/assistant-de-direction.html
[3] https://www.inalco.fr/sites/default/files/asset/document/fiche_de_poste_assistant_de_direction.pdf
[4] https://www.amazon.fr/suis-Assistante-direction-d%C3%A9chire-encouragement/dp/B0BB5RQM2S
[5] https://www.oriane.info/metier/assistant-de-direction/532