Organiser un évènement

Organiser un évènement peut sembler une tâche complexe, mais avec une bonne préparation, il devient une expérience enrichissante et réussie. Qui devrait se lancer dans cette aventure ? Chaque assistante de direction désireuse de briller dans son rôle. Quoi exactement faut-il savoir pour orchestrer un évènement mémorable ? Ce guide d’action vous dévoilera les secrets pour planifier chaque détail avec précision. Quand commencer à organiser pour éviter les imprévus ? Découvrez les étapes clés et le timing idéal pour tout orchestrer parfaitement. Pourquoi est-il crucial d’anticiper chaque aspect ? Apprenez à éviter les pièges courants et à garantir le succès de votre évènement. Où trouver les ressources nécessaires et comment les utiliser efficacement ? Suivez notre guide pour naviguer avec succès dans le monde de l’organisation d’évènements.

🎯 Guide principal : Organiser un événement professionnel

Bienvenue dans le guide de référence pour toutes les assistantes et secrétaires en charge de l’organisation d’événements. Que ce soit pour un séminaire, une réunion stratégique, une conférence ou une soirée d’entreprise, chaque étape compte. Ce guide vous accompagne pas à pas, avec des renvois vers des pages spécifiques pour approfondir chaque point.

Cette page est le point de départ de toutes les ressources liées à l’organisation d’événements.

🧭 Plan du Guide : Organiser un Événement Professionnel

L’assistante joue un rôle essentiel dans le succès d’un événement. Elle incarne le lien entre les services internes, les prestataires et les invités, garantissant cohérence, fluidité et rigueur. La qualité de l’organisation influence directement l’image de l’entreprise.

Pourquoi les assistantes jouent un rôle clé dans la réussite des événements ? Enjeux : image de l’entreprise, coordination, rigueur.

Prendre en charge et optimiser l’organisation d’un événement pour une assistante de direction dans le respect des contraintes budgétaires et calendaires

Étape 1 – Définir le cadre de l’événement

Tout événement commence par une phase de cadrage. Il s’agit de clarifier les intentions, les objectifs, les publics concernés, et de poser les premières bornes temporelles et logistiques. C’est la base de toute planification efficace. Le QQOQCCP est d’ailleurs l’outil malin des assistantes efficaces. 

Objectifs : pourquoi cet événement ? Public ciblé. Format : réunion, séminaire, conférence, salon, team-building…

Identifier les différents types d’événements professionnels ( séminaires, colloques, opérations, portes ouvertes salons professionnels et leurs enjeux ) 

Définir les contours de l’événement : contexte, objectif, délai, public ciblé.

Étape 2 – Élaborer le rétroplanning pour un événement

Anticiper, séquencer, répartir les responsabilités : voilà ce que permet un rétroplanning structuré. Il constitue la colonne vertébrale de l’organisation et permet d’assurer que rien n’est oublié en amont du jour J.

Utiliser un tableau Excel, Gantt ou Trello. Distinguer les phases clés : cadrage, communication, logistique, relances, bilan.

Construire des outils d’aide, une liste de tâches, un Tableau de bord en plus de la création du rétroplanning de l’événement. 

Étape 3 – Gérer le budget

Un budget bien construit est à la fois un outil de prévision et un moyen de pilotage. Il permet d’arbitrer les choix, d’éviter les dérives et de conserver une marge de manœuvre en cas d’imprévus.

Postes types : lieu, restauration, animation, transport, cadeaux, imprévus. Astuce : toujours prévoir 10 % d’aléas.

Organiser un évènement, c’est aussi élaborer le budget d’un événement professionnel

Étape 4 – Organiser la logistique

La logistique regroupe tous les aspects matériels de l’événement : lieux, transport, accueil, technique, restauration… Cette étape assure la qualité perçue par les participants.

Réservation des lieux de l’évènement.

Gestion des prestataires avec par exemple le choix du traiteur, de l‘animateur et du matériel audiovisuel). Transport/hébergement si besoin. Accessibilité et signalétique.

Étape 5 – Communication & invitations

L’efficacité d’un événement dépend aussi de la façon dont il est annoncé, relayé et mis en valeur. Une bonne communication attire, informe, mobilise, et renforce l’image de l’organisation.

Rédiger une invitation claire et engageante. Gérer les inscriptions et relances. Créer un badge, un support de communication si nécessaire.

Identifier et réaliser des supports clés selon l’événement ( invitations, catalogues et brochures).

Assurer la couverture de l’évènement en identifiant les éléments adéquats ( photo, presse, vidéo)

Promouvoir et valoriser l’événement.

Identifier les objectifs et les cibles de la communication autour de l’événement.

Étape 6 – Anticiper les imprévus

Un événement, même bien préparé, peut être confronté à des aléas. Savoir anticiper et réagir rapidement fait partie des compétences-clés de l’assistante en charge de l’événement.

Que faire si le traiteur annule ? S’il pleut ? Si un intervenant est malade ? Conseils : plan B et contacts de secours.

Identifier les imprévus pendant l’événement afin d’être proactif.

Étape 7 – Le jour J

Le jour de l’événement, la réussite repose sur une coordination fluide, un accueil impeccable et une attention constante aux détails. C’est le moment de mettre en œuvre tout ce qui a été préparé.

Check-list de déroulé. Accueil des participants. Coordination de l’équipe.

Définir les modalités d’accueil et de contrôle des invités en intégrant les problèmes éventuels.

Étape 8 – Suivi post-événement

Après l’événement, vient le temps de remercier, d’évaluer et d’analyser. Ce retour d’expérience permet d’objectiver les résultats et de nourrir les futurs projets.

Remerciements (mail ou courrier). Collecte de feedbacks (formulaire, QR code). Bilan avec les parties prenantes.

Supervisez la clôture de l’événement.

Évaluer et analyser les résultats de l’événement grâce à des indicateurs pertinents.

Ainsi Organiser un évènement consiste dans sa phase finale à assurer un suivi avec les identités des personnes, remerciements et les différents services concernés.