Organiser un évènement

Organiser un évènement peut sembler une tâche complexe, mais avec une bonne préparation, il devient une expérience enrichissante et réussie. Qui devrait se lancer dans cette aventure ? Chaque assistante de direction désireuse de briller dans son rôle. Quoi exactement faut-il savoir pour orchestrer un évènement mémorable ? Ce guide d’action vous dévoilera les secrets pour planifier chaque détail avec précision. Quand commencer à organiser pour éviter les imprévus ? Découvrez les étapes clés et le timing idéal pour tout orchestrer parfaitement. Pourquoi est-il crucial d’anticiper chaque aspect ? Apprenez à éviter les pièges courants et à garantir le succès de votre évènement. Où trouver les ressources nécessaires et comment les utiliser efficacement ? Suivez notre guide pour naviguer avec succès dans le monde de l’organisation d’évènements.

Prendre en charge et optimiser l’organisation d’un événement pour une assistante de direction dans le respect des contraintes budgétaires et calendaires

Identifier les différents types d’événements professionnels ( séminaires, colloques, opérations, portes ouvertes salons professionnels et leurs enjeux ) 

Définir les contours de l’événement : contexte, objectif, délai, public ciblé.

Construire des outils d’aide. Liste de tâches. Tableau de bord. Rétroplanning.

Identifier les objectifs et les cibles de la communication autour de l’événement.

Promouvoir et valoriser l’événement.

Organiser un évènement, c’est aussi élaborer le budget d’un événement professionnel

Identifier et réaliser des supports clés selon l’événement ( invitations, catalogues et brochures).

Assurer la couverture de l’évènement en identifiant les éléments adéquats ( photo, presse, vidéo)

Définir les modalités d’accueil et de contrôle des invités en intégrant les problèmes éventuels.

Identifier les imprévus pendant l’événement afin d’être proactif.

Suivre les indicateurs et alerter en cas d’écart, coût ou délai.

Proposez des mesures correctives en cas d’écart.

Supervisez la clôture de l’événement.

Évaluer et analyser les résultats de l’événement grâce à des indicateurs pertinents.

Ainsi Organiser un évènement consiste dans sa phase finale à assurer un suivi avec les identités des personnes, remerciements et les différents services concernés.