FAQ sur le classement et Archivage

1. Quelle est la différence entre classement et archivage ?

Le classement consiste à organiser et stocker des documents actifs pour un accès rapide et efficace.
L’archivage, en revanche, concerne le stockage à long terme des documents qui ne sont plus utilisés quotidiennement mais qui doivent être conservés pour des raisons légales, historiques ou administratives.

2. Quels sont les principes clés d’un bon classement ?

Les principaux mots directeurs sont :

• Accessibilité : Faciliter la recherche et la récupération rapide des documents.
• Cohérence : Respecter une organisation logique et homogène.
• Simplicité : Adopter une structure claire et intuitive.
• Évolutivité : Permettre des ajouts et modifications sans désorganiser le système.
• Sécurité : Assurer la protection et la confidentialité des documents.

3. Quels sont les différents modes de classement ?

Les documents peuvent être classés selon plusieurs critères :

• Classement alphabétique (nom, sujet, entreprise…)
• Classement chronologique (date de création, mise à jour…)
• Classement thématique (catégories, départements, dossiers…)
• Classement numérique (numéros de référence, indexation…)
• Classement géographique (selon les zones ou emplacements liés au document)

4. Comment organiser efficacement l’archivage des documents ?

Les mots directeurs à retenir sont :

• Tri : Séparer les documents utiles des obsolètes.
• Durée de conservation : Appliquer les délais légaux et réglementaires.
• Support d’archivage : Choisir entre papier et numérique en fonction des besoins.
• Indexation : Associer des mots-clés ou un système de référence unique.
• Sécurisation : Protéger les archives contre la perte, l’accès non autorisé et la détérioration.

5. Quels sont les supports d’archivage possibles ?

• Archivage papier : Classeurs, boîtes d’archives, rayonnages spécialisés.
• Archivage numérique : Serveurs internes, cloud sécurisé, bases de données.
• Archivage hybride : Combinaison des deux, en fonction des contraintes légales et des besoins.

6. Quels outils utiliser pour gérer le classement et l’archivage ?

Les outils peuvent être :

• Physiques : Armoires, étiquetage, codes couleurs, registres d’archives.
• Numériques : GED (Gestion Électronique des Documents), OneDrive, SharePoint, Google Drive, bases de données documentaires.

7. Quelle est l’importance de la numérisation des documents ?

• Gain de place : Réduction des stocks papier.
• Sécurité : Sauvegarde et protection contre la détérioration.
• Accessibilité : Consultation rapide, indépendamment du lieu de travail.
• Recherche optimisée : Possibilité de retrouver un document par mots-clés ou indexation.

8. Comment garantir la confidentialité et la sécurité des documents archivés ?

Les règles essentielles incluent :

• Contrôle des accès : Limiter les droits d’accès aux documents sensibles.
• Sauvegarde régulière : Prévoir des copies de secours sur différents supports.
• Protection physique : Pour les archives papier, utiliser des armoires sécurisées.
• Chiffrement des données : Sécuriser les fichiers numériques sensibles.

9. Quelle est la durée légale de conservation des documents ?

Les délais varient selon le type de document. À titre d’exemple :

• Documents comptables : 10 ans.
• Contrats et conventions : 5 ans après la fin du contrat.
• Documents fiscaux : 6 ans à compter de la dernière déclaration.
• Dossiers du personnel : 5 ans après le départ du salarié.

10. Comment optimiser l’archivage dans une entreprise ?

Les mots clés à retenir sont :

• Politique d’archivage : Définir des règles claires sur ce qui doit être archivé et comment.
• Formation : Sensibiliser les collaborateurs aux bonnes pratiques.
• Déstockage : Éliminer régulièrement les documents obsolètes en respectant la réglementation.
• Audit et mise à jour : Vérifier périodiquement l’organisation et l’accessibilité des archives.