FAQ sur les documents commerciaux

Dans toute activité professionnelle, la bonne gestion des documents commerciaux est essentielle pour sécuriser les relations avec les clients et les fournisseurs.
Que ce soit pour établir un devis, formaliser une commande avec un bon de commande, facturer une prestation à l’aide d’une facture, ou valider une réception grâce à un bon de livraison, chaque document joue un rôle clé dans le cycle commercial.

Découvrez dans cette FAQ tout ce qu’il faut savoir pour bien utiliser et rédiger ces documents indispensables.

Devis

Qu’est-ce qu’un devis ?

Le devis est un document commercial qui décrit une prestation ou une vente avant sa réalisation, en précisant les tarifs et les conditions.
Il sert de base de négociation entre le prestataire et le client, en offrant une visibilité claire sur la nature et le coût des travaux ou produits proposés.

Un devis accepté engage contractuellement les deux parties. Il protège ainsi le prestataire contre d’éventuelles contestations et assure au client une prestation conforme à ses attentes.

Le devis est-il obligatoire ?

Le devis est obligatoire dans certains secteurs d’activité (bâtiment, services à la personne) et au-delà d’un certain montant.
Même lorsqu’il n’est pas légalement imposé, il est recommandé pour toute prestation personnalisée ou complexe. Cela permet de cadrer précisément les engagements financiers et techniques.

Quelles informations doivent figurer sur un devis ?

Pour être valable, un devis doit contenir :

• Les coordonnées du prestataire et du client.

• La date d’émission et la durée de validité de l’offre.

• La description détaillée des produits ou services proposés.

• Les tarifs unitaires et le total HT et TTC.

• Les délais de livraison ou d’exécution.

• Les conditions de règlement et les pénalités éventuelles.

• Les mentions légales obligatoires (n° SIRET, assurance professionnelle, etc.).

Un devis signé est-il juridiquement engageant ?

Oui, un devis signé avec la mention « Bon pour accord » engage définitivement les deux parties.
Le prestataire doit exécuter la prestation comme décrite, et le client est tenu d’en régler le prix convenu. C’est une véritable convention bilatérale.

Peut-on modifier un devis après signature ?

Un devis accepté ne peut être modifié unilatéralement.
Toute modification (prix, délai, contenu) doit être validée par un avenant signé par les deux parties. Sinon, le prestataire est tenu de respecter le devis initial.

Un devis doit-il être gratuit ?

La plupart des devis sont gratuits, notamment dans les secteurs concurrentiels.
Cependant, certains professionnels (architectes, études complexes) peuvent facturer la réalisation du devis, à condition d’en informer clairement le client à l’avance.

Quelle est la durée de validité d’un devis ?

La durée de validité d’un devis est librement fixée par le prestataire et doit être précisée sur le document.
Sans précision, la validité peut être estimée à un délai raisonnable (généralement 1 à 3 mois selon les usages).

Bons de commande

Qu’est-ce qu’un bon de commande ?

Le bon de commande est un document commercial qui matérialise la volonté d’un client d’acheter un bien ou un service aux conditions négociées.
Il détaille les produits ou prestations commandés, les quantités, les prix, et fixe les obligations de chaque partie.

Le bon de commande assure une traçabilité des engagements et constitue une preuve juridique en cas de désaccord.

Le bon de commande est-il obligatoire ?

Le bon de commande n’est pas toujours obligatoire mais il est vivement recommandé :

• Lors de transactions de grande valeur.

• Pour les projets nécessitant plusieurs livraisons ou interventions.

• Pour sécuriser l’engagement mutuel entre client et fournisseur.

Il simplifie également la gestion administrative et facilite la facturation.

Que doit contenir un bon de commande ?

Un bon de commande complet doit inclure :

• Les coordonnées du client et du fournisseur.

• La date et le numéro du bon.

• La référence éventuelle du devis associé.

• La liste des produits ou services commandés.

• Les prix unitaires et le total de la commande.

• Les conditions de paiement et de livraison.

• Les clauses spécifiques négociées.

Un espace pour la signature du client (et du fournisseur si besoin) est aussi recommandé.

Le bon de commande engage-t-il juridiquement les parties ?

Oui, le bon de commande engage juridiquement les deux parties dès sa signature ou son acceptation expresse.
Il lie l’acheteur qui s’engage à payer, et le vendeur qui s’engage à livrer ou à exécuter la prestation.

Qui doit signer le bon de commande ?

Le bon de commande doit être signé par le client pour être valide.
Dans certaines entreprises, il peut également être contresigné par le fournisseur pour confirmer l’acceptation des termes, notamment pour les commandes complexes ou à forte valeur.

Quelle est la différence entre bon de commande et contrat ?

Le bon de commande est un document simplifié d’engagement, alors qu’un contrat est un document juridique souvent plus complet.
Dans certains cas, un bon de commande accompagné des conditions générales de vente (CGV) peut suffire à constituer un contrat.

Peut-on annuler un bon de commande ?

Un bon de commande signé est en principe ferme.
Cependant, il peut être annulé par accord mutuel entre les parties ou dans les cas où le droit de rétractation est applicable (notamment pour certains contrats conclus à distance ou hors établissement).

Factures

Qu’est-ce qu’une facture ?

La facture est un document commercial et comptable qui atteste de la vente de biens ou de services.
Elle sert de base pour demander un paiement et constitue une pièce essentielle en matière de comptabilité et de fiscalité.

Une facture reflète les conditions de la commande ou du devis accepté.

La facture est-elle obligatoire ?

Oui, la délivrance d’une facture est obligatoire :

• Pour toute vente de biens ou prestations entre professionnels.

• Pour toute vente à un particulier lorsque celui-ci le demande ou lorsque le montant dépasse un certain seuil.

Elle doit être émise dès la réalisation de la vente ou de la prestation.

Quelles mentions doivent figurer sur une facture ?

Une facture doit obligatoirement comprendre :

• Les coordonnées du vendeur et du client.

• La date d’émission et un numéro unique.

• La description détaillée des biens ou services vendus.

• Les quantités, les prix unitaires et le total HT/TTC.

• Le taux et le montant de la TVA applicable.

• Les modalités de paiement et délais.

• Les pénalités en cas de retard de paiement.

Certaines mentions spécifiques peuvent être exigées selon les activités (mention d’exonération de TVA, références légales).

Peut-on modifier une facture déjà émise ?

Non, une facture ne peut pas être altérée une fois émise.
En cas d’erreur, il faut établir une facture d’avoir pour annuler ou corriger la facture initiale tout en respectant la numérotation chronologique.

Quelle est la durée de conservation des factures ?

Les factures doivent être conservées pendant 10 ans à partir de la clôture de l’exercice comptable auquel elles se rapportent, tant pour des raisons fiscales que juridiques.
Ce délai est applicable aux entreprises comme aux professions libérales.

Existe-t-il des cas de dispense de TVA sur une facture ?

Oui, dans certains cas, une facture peut être établie sans TVA, par exemple :

• Si l’entreprise est en franchise de base de TVA.

• Pour des exportations hors UE.

• En application de régimes particuliers (ex : services de formation sous certaines conditions).

La mention d’exonération doit être précisée sur la facture.

Une facture électronique est-elle valable ?

Oui, une facture électronique est tout à fait légale si elle respecte certaines conditions :

• L’authenticité de l’origine,

• L’intégrité du contenu,

• La lisibilité de la facture.
  Des formats sécurisés comme PDF signé ou solutions de facturation certifiées sont recommandés.

Bons de livraison

Qu’est-ce qu’un bon de livraison ?

Le bon de livraison est un document commercial qui accompagne les marchandises livrées chez le client.
Il décrit précisément les produits remis et sert de preuve de la bonne réception de la commande.

Le bon de livraison est signé par le client, qui peut émettre des réserves en cas de non-conformité.

Le bon de livraison est-il obligatoire ?

Le bon de livraison n’est pas obligatoire par la loi, mais il est fortement conseillé :

• Pour les livraisons volumineuses ou répétées.

• Pour sécuriser la preuve de la bonne exécution du contrat.

• Pour faciliter la gestion des stocks et la facturation.

Il joue aussi un rôle essentiel en cas de litige portant sur la qualité ou la quantité livrée.

Que doit contenir un bon de livraison ?

Un bon de livraison doit mentionner :

• Les coordonnées du fournisseur et du client.

• La date de livraison.

• La description précise des biens livrés (nature, quantité, références).

• Le numéro de commande ou devis associé.

• Un espace pour la signature et les éventuelles réserves du client.

Un bon de livraison soigné contribue à sécuriser toute la chaîne commerciale.

Le bon de livraison remplace-t-il la facture ?

Non, le bon de livraison ne remplace pas la facture.
Il prouve uniquement la livraison des marchandises mais ne sert pas de justificatif comptable ou fiscal pour réclamer le paiement.

Qui signe le bon de livraison ?

Le bon de livraison est signé par la personne qui réceptionne la marchandise ou la prestation du côté client.
Cette signature atteste de la conformité des biens livrés par rapport à la commande.

Que faire en cas de litige sur un bon de livraison ?

En cas de non-conformité constatée à la livraison, le client doit :

• Émettre des réserves claires et précises sur le bon de livraison.

• Faire contresigner ces réserves par le livreur.

• Refuser la marchandise si besoin.
  Ces démarches protègent les droits du client en cas de contentieux.

Un bon de livraison est-il obligatoire pour les prestations de service ?

Non, le bon de livraison est surtout utilisé pour les livraisons de biens.
Pour les prestations de service, un procès-verbal de réception ou une attestation de bonne exécution est parfois privilégié pour prouver la réalisation de la prestation.

La bonne maîtrise des documents commerciaux – devis, bons de commande, factures et bons de livraison – est indispensable pour garantir la fluidité et la sécurité des échanges professionnels.
Chacun de ces documents a un rôle bien précis à différentes étapes de la relation commerciale, et leur rigueur rédactionnelle est un gage de professionnalisme.

👉 Pour aller plus loin et découvrir d’autres réponses pratiques, consultez l’ensemble de nos FAQ sur assistante-direction.com/faq 

🔗 Ressources officielles et professionnelles

1. Service-Public.fr – Mentions obligatoires sur une facture
   Ce site officiel détaille les mentions légales à inclure sur une facture, que ce soit pour des clients professionnels ou particuliers.
   👉 https://entreprendre.service-public.fr/vosdroits/F31808​

2. Economie.gouv.fr – Factures : les mentions obligatoires
   Le ministère de l’Économie précise les informations essentielles à faire figurer sur une facture pour être en conformité avec la réglementation.
   👉 https://www.economie.gouv.fr/cedef/facture-mentions-obligatoires​

3. Service-Public.fr – Devis obligatoire : activités concernées
   Cette page liste les secteurs d’activité pour lesquels l’établissement d’un devis est obligatoire, ainsi que les mentions à y inclure.
   👉 https://entreprendre.service-public.fr/vosdroits/F31144​

4. Le Coin des Entrepreneurs – Les mentions obligatoires sur les bons de commande
   Un article détaillé sur les éléments à inclure dans un bon de commande pour sécuriser les transactions commerciales.
   👉 https://www.lecoindesentrepreneurs.fr/bons-de-commande-mentions-obligatoires/​

5. Appvizer – Rapprochement facture et bon de livraison : le guide complet
   Ce guide explique l’importance de la cohérence entre le bon de commande, le bon de livraison et la facture pour une gestion optimale.
   👉 https://www.appvizer.fr/magazine/finance-comptabilite/facturation/rapprochement-facture-bon-de-livraison​