FAQ sur la gestion collaborative de l’information

Table des matières

1. Organisation des fichiers

Où ranger un fichier pour qu’il soit facile à retrouver par toute l’équipe ?
Comment nommer un fichier pour éviter les doublons et les confusions ?
Comment classer les fichiers pour qu’ils soient bien organisés et accessibles ?
Que faire si plusieurs personnes doivent accéder aux mêmes documents ?
Comment retrouver un fichier rapidement dans un dossier mal organisé ?

2. Partage et accès aux documents

Comment partager un document avec une personne qui n’a pas encore accès ?
Comment empêcher certaines personnes de modifier un fichier ?
Quelle est la différence entre « lecture seule » et « modification » sur un fichier partagé ?
Comment accorder ou retirer des droits d’accès à un fichier partagé ?
Que faire si quelqu’un ne trouve pas un fichier que j’ai partagé avec lui ?

3. Modification et suivi des fichiers

Comment savoir qui a modifié un document et ce qui a changé ?
Que faire si plusieurs personnes modifient un document en même temps ?
Comment éviter d’écraser une version précédente d’un fichier ?
Comment restaurer un document en cas d’erreur ou de suppression accidentelle ?
Que signifie « conflit de versions » et comment le résoudre ?

4. Sécurité et erreurs courantes

Comment protéger un fichier pour éviter qu’il soit supprimé par erreur ?
Que faire si un fichier important disparaît ?
Comment éviter les erreurs en manipulant des fichiers sensibles ?
Que faire si un fichier contient des informations confidentielles ?
Comment créer un mot de passe pour un fichier Excel ou Word ?

5. Bonnes pratiques pour le travail en équipe

Comment s’assurer que tout le monde utilise le bon fichier et pas une ancienne version ?
Quels outils utiliser pour stocker et partager les fichiers avec l’équipe ?
Comment éviter les e-mails avec des pièces jointes trop lourdes ?
Pourquoi est-il important de nettoyer régulièrement les dossiers de fichiers ?
Comment savoir quels fichiers doivent être archivés et lesquels peuvent être supprimés ?

6. Archivage et rangement des documents

Où stocker les fichiers dont on n’a plus besoin mais qu’il faut garder ?
Comment organiser un dossier d’archives pour qu’il reste clair et accessible ?
Combien de temps doit-on garder certains documents avant de les supprimer ?
Comment libérer de l’espace sur un disque partagé sans perdre de fichiers importants ?
Comment éviter d’avoir trop de fichiers inutiles dans l’espace de stockage ?

1. Où ranger un fichier pour qu’il soit facile à retrouver par toute l’équipe ?

➡ Dans un dossier structuré et partagé sur OneDrive, Google Drive ou SharePoint.
➡ Exemple d’organisation :
📁 Dossier principal (ex. « Rapports ») → 📂 Sous-dossier (ex. « 2025 ») → 📂 Mois → 📄 Nom clair (« Rapport_Direction_Janvier_2025.docx »).
➡ Éviter les fichiers dispersés sur le bureau ou dans « Divers ».
➡ Utiliser la barre de recherche si besoin.

2. Comment nommer un fichier pour éviter les doublons et les confusions ?

➡ Utiliser un format clair et standardisé :
[Type][Sujet][Date] → Exemple : Facture_ClientX_2025-02-10.pdf
➡ Éviter les noms vagues :
❌ « Document final V2 » ✅ « Compte_rendu_RH_2025-02-10.docx »
➡ Ne pas utiliser d’espaces ou caractères spéciaux : privilégier _ ou –
➡ Si plusieurs versions, ajouter un numéro : Contrat_V1, Contrat_V2

3. Comment classer les fichiers pour qu’ils soient bien organisés et accessibles ?

➡ Créer une arborescence simple et logique :
📁 Dossiers principaux (ex. « Clients », « Projets », « Factures »)
📂 Sous-dossiers précis (ex. « Client X », « Projet Y 2025 »)
➡ Classer par date ou catégorie si nécessaire
➡ Éviter un trop grand nombre de sous-dossiers (max. 3 niveaux)
➡ Mettre les fichiers fréquemment utilisés en favoris

4. Que faire si plusieurs personnes doivent accéder aux mêmes documents ?

➡ Utiliser un espace de stockage partagé (OneDrive, Google Drive, SharePoint).
➡ Définir les droits d’accès : lecture seule, modification ou partage.
➡ Éviter d’envoyer les fichiers par e-mail : privilégier un lien de partage.
➡ Utiliser les commentaires et le suivi des modifications pour éviter les erreurs.

5. Comment retrouver un fichier rapidement dans un dossier mal organisé ?

➡ Utiliser la barre de recherche avec des mots-clés précis.
➡ Trier par date de modification ou type de fichier.
➡ Vérifier dans le dossier « Récents » ou « Partagés avec moi ».
➡ Si possible, demander à un collègue où il l’a enregistré.
➡ Créer une meilleure organisation pour éviter ce problème à l’avenir.

6. Comment partager un document avec une personne qui n’a pas encore accès ?

➡ Utiliser l’option « Partager » dans OneDrive, Google Drive ou SharePoint.
➡ Entrer l’adresse e-mail de la personne et choisir les droits (lecture ou modification).
➡ Envoyer un lien de partage sécurisé, plutôt qu’un fichier en pièce jointe.
➡ Vérifier les permissions pour éviter les accès non souhaités.

7. Comment empêcher certaines personnes de modifier un fichier ?

➡ Mettre le fichier en « Lecture seule » dans les options de partage.
➡ Définir des permissions spécifiques : lecture seule ou modification pour certains utilisateurs.
➡ Utiliser un mot de passe (possible sur Excel et Word).
➡ Restreindre l’accès aux personnes nécessaires et éviter le partage public.

8. Quelle est la différence entre « lecture seule » et « modification » sur un fichier partagé ?

➡ Lecture seule : la personne peut voir le fichier mais ne peut pas le modifier.
➡ Modification : la personne peut modifier le contenu du fichier.
➡ Choisir le bon niveau d’accès pour éviter les erreurs ou suppressions involontaires.

9. Comment accorder ou retirer des droits d’accès à un fichier partagé ?

➡ Dans OneDrive/Google Drive/SharePoint, cliquer sur « Partager ».
➡ Modifier les permissions (lecture seule ou modification).
➡ Ajouter ou supprimer des personnes en entrant leur e-mail.
➡ Désactiver le lien de partage si nécessaire pour bloquer l’accès.

10. Que faire si quelqu’un ne trouve pas un fichier que j’ai partagé avec lui ?

➡ Vérifier que le fichier est bien partagé avec la bonne adresse e-mail.
➡ Demander à la personne de vérifier son dossier « Partagés avec moi » (Google Drive/OneDrive).
➡ S’assurer que le lien de partage est toujours actif.
➡ Si besoin, renvoyer le lien ou accorder à nouveau l’accès.

11. Comment savoir qui a modifié un document et ce qui a changé ?

➡ Utiliser l’historique des versions (OneDrive, Google Drive, SharePoint).
➡ Vérifier l’onglet « Activité » ou « Détails » du fichier.
➡ Activer le suivi des modifications dans Word/Excel/Google Docs.
➡ Consulter les commentaires ou notifications si activés.

12. Que faire si plusieurs personnes modifient un document en même temps ?

➡ Utiliser un outil collaboratif (Google Docs, Word en ligne, SharePoint).
➡ Éviter de travailler hors ligne pour ne pas créer de conflits de versions.
➡ Activer les commentaires ou le mode suggestion si besoin.
➡ Si un conflit survient, récupérer l’historique des versions pour fusionner les modifications.

13. Comment éviter d’écraser une version précédente d’un fichier ?

➡ Activer l’historique des versions (disponible sur Google Drive, OneDrive, SharePoint).
➡ Toujours enregistrer une copie avant de modifier un fichier important.
➡ Nommer les fichiers avec des versions (ex. « Contrat_V1 », « Contrat_V2 »).
➡ Utiliser le mode « Suggestion » sur Google Docs ou le suivi des modifications sur Word.

14. Comment restaurer un document en cas d’erreur ou de suppression accidentelle ?

➡ Vérifier la corbeille de OneDrive, Google Drive ou SharePoint.
➡ Utiliser l’historique des versions pour restaurer une version précédente.
➡ Demander à l’administrateur IT si le fichier n’est plus récupérable.
➡ Si le fichier est en local, essayer la fonction « Restaurer les versions précédentes » sous Windows.

15. Que signifie « conflit de versions » et comment le résoudre ?

➡ Un conflit de versions se produit lorsque plusieurs personnes modifient le même fichier hors ligne ou en même temps.
➡ Solutions :

Comparer les différentes versions et fusionner les modifications manuellement.
Utiliser l’historique des versions pour récupérer la plus récente.
Travailler en ligne sur OneDrive, Google Drive ou SharePoint pour éviter les conflits.

16. Comment protéger un fichier pour éviter qu’il soit supprimé par erreur ?

➡ Mettre le fichier en lecture seule pour empêcher les modifications accidentelles.
➡ Utiliser un dossier partagé avec des droits restreints (OneDrive, Google Drive, SharePoint).
➡ Créer des sauvegardes régulières sur un autre espace de stockage.
➡ Activer l’historique des versions pour récupérer un fichier supprimé.

17. Que faire si un fichier important disparaît ?

➡ Vérifier la corbeille (OneDrive, Google Drive, SharePoint).
➡ Rechercher le fichier par son nom via la barre de recherche.
➡ Consulter l’historique des versions si le fichier a été modifié récemment.
➡ Demander à un administrateur IT si une restauration est possible.

18. Comment éviter les erreurs en manipulant des fichiers sensibles ?

➡ Utiliser un dossier sécurisé avec des accès restreints.
➡ Toujours vérifier avant d’envoyer ou modifier un fichier.
➡ Ne pas modifier directement un fichier original : faire une copie si nécessaire.
➡ Activer l’historique des versions pour revenir en arrière en cas d’erreur.

19. Que faire si un fichier contient des informations confidentielles ?

➡ Restreindre les accès (lecture seule ou accès limité à certaines personnes).
➡ Protéger le fichier avec un mot de passe (possible sur Word, Excel, PDF).
➡ Éviter de partager le fichier par e-mail, privilégier un lien sécurisé.
➡ Stocker le fichier dans un dossier sécurisé sur OneDrive, Google Drive ou SharePoint.

20. Comment créer un mot de passe pour un fichier Excel ou Word ?

➡ Ouvrir le fichier dans Word ou Excel.
➡ Aller dans « Fichier » > « Informations » > « Protéger le document ».
➡ Choisir « Chiffrer avec un mot de passe », entrer et confirmer le mot de passe.
➡ Enregistrer le fichier pour appliquer la protection.

⚠ Attention : Si vous perdez le mot de passe, il ne pourra pas être récupéré !

21. Comment s’assurer que tout le monde utilise le bon fichier et pas une ancienne version ?

➡ Toujours travailler sur un fichier partagé en ligne (OneDrive, Google Drive, SharePoint).
➡ Éviter les téléchargements locaux qui créent des doublons.
➡ Activer les notifications pour suivre les mises à jour du fichier.
➡ Nommer clairement les fichiers et supprimer les anciennes versions inutiles.

22. Quels outils utiliser pour stocker et partager les fichiers avec l’équipe ?

➡ OneDrive (Microsoft) : idéal pour les entreprises utilisant Office 365.
➡ Google Drive : parfait pour le travail collaboratif en ligne.
➡ SharePoint : adapté aux équipes qui gèrent beaucoup de documents.
➡ Dropbox : pratique pour partager des fichiers volumineux.

23. Comment éviter les e-mails avec des pièces jointes trop lourdes ?

➡ Utiliser un lien de partage via OneDrive, Google Drive ou SharePoint.
➡ Compresser le fichier en .zip avant de l’envoyer.
➡ Utiliser un service de transfert comme WeTransfer pour les fichiers volumineux.
➡ Convertir les documents en PDF optimisés pour réduire leur taille.

24. Pourquoi est-il important de nettoyer régulièrement les dossiers de fichiers ?

➡ Éviter l’encombrement et faciliter la recherche des documents.
➡ Améliorer la performance des outils de stockage.
➡ Limiter les doublons et les versions obsolètes.
➡ Respecter les règles de conservation des documents.

25. Comment savoir quels fichiers doivent être archivés et lesquels peuvent être supprimés ?

➡ Archiver les fichiers qui ne sont plus utilisés mais doivent être conservés (contrats, factures, rapports).
➡ Supprimer les doublons, brouillons et fichiers obsolètes.
➡ Vérifier la durée légale de conservation pour certains documents.
➡ Utiliser un dossier « Archives » structuré pour stocker les fichiers importants.

26. Où stocker les fichiers dont on n’a plus besoin mais qu’il faut garder ?

➡ Créer un dossier « Archives » sur OneDrive, Google Drive ou SharePoint.
➡ Classer les fichiers par année ou type (contrats, factures, RH, etc.).
➡ Limiter l’accès aux seules personnes concernées.
➡ Utiliser un disque dur externe ou un serveur sécurisé pour les archives à long terme.

27. Comment organiser un dossier d’archives pour qu’il reste clair et accessible ?

➡ Créer une structure simple : 📁 Archives > Année > Catégorie (Contrats, Factures, RH, etc.).
➡ Utiliser des noms de fichiers clairs et standardisés (ex. Contrat_ClientX_2023.pdf).
➡ Limiter les sous-dossiers à 2 ou 3 niveaux maximum.
➡ Faire un nettoyage régulier pour éviter l’accumulation inutile.

28. Combien de temps doit-on garder certains documents avant de les supprimer ?

➡ Dépend du type de document et des obligations légales :

Factures et pièces comptables : 10 ans
Contrats commerciaux : 5 ans après la fin du contrat
Documents RH (paie, contrats de travail, arrêts maladie, etc.) : 5 ans minimum
Déclarations fiscales : 6 ans
➡ Vérifier la politique de conservation des documents de l’entreprise.

29. Comment libérer de l’espace sur un disque partagé sans perdre de fichiers importants ?

➡ Supprimer les fichiers inutiles (brouillons, doublons, anciennes versions).
➡ Archiver les documents non utilisés dans un dossier dédié.
➡ Compresser les fichiers volumineux (.zip, PDF optimisé).
➡ Utiliser un stockage externe ou cloud pour les archives à long terme.

30. Comment éviter d’avoir trop de fichiers inutiles dans l’espace de stockage ?

➡ Appliquer une règle de nommage et de classement dès la création des fichiers.
➡ Supprimer régulièrement les brouillons et anciennes versions non nécessaires.
➡ Limiter les doublons en travaillant sur des fichiers partagés au lieu de copies locales.
➡ Sensibiliser l’équipe à l’importance du tri et de l’archivage.

31. Comment bien nommer une facture pour qu’elle soit facilement identifiable ?

➡ Format recommandé : Facture_[Client]_[Numéro]_[Date].pdf
➡ Exemple : Facture_Dupont_2025-002_2025-02-10.pdf
➡ Éviter les noms vagues comme Facture_finale.pdf

32. Quelle convention de nommage utiliser pour les devis ?

➡ Format recommandé : Devis_[Client]_[Numéro]_[Date].pdf
➡ Exemple : Devis_TechCorp_150_2025-02-08.pdf
➡ Inclure un numéro unique pour éviter les confusions

33. Comment nommer un bon de commande pour assurer un suivi efficace ?

➡ Format recommandé : BC_[Fournisseur]_[Numéro]_[Date].pdf
➡ Exemple : BC_SupplierX_23045_2025-02-07.pdf
➡ Toujours inclure le numéro du bon de commande pour la traçabilité

34. Faut-il inclure la date dans le nom du fichier ?

➡ Oui, format recommandé : AAAA-MM-JJ pour un classement chronologique automatique
➡ Exemple : Facture_ClientX_2025-02-10.pdf
➡ Éviter les formats ambigus comme 10-02-25.pdf

35. Comment gérer les différentes versions d’un document avant validation finale ?

➡ Ajouter une version dans le nom du fichier : V1, V2, Final
➡ Exemple : Devis_ClientY_V1_2025-02-05.pdf → Devis_ClientY_Final_2025-02-08.pdf
➡ Supprimer les anciennes versions inutiles pour éviter la confusion