FAQ sur une recherche documentaire informatisée
1. Qu’est-ce qu’une recherche documentaire informatisée ?
La recherche documentaire informatisée consiste à trouver, sélectionner, organiser et exploiter des documents numériques en fonction d’un besoin spécifique. Elle s’appuie sur divers outils numériques, tels que les moteurs de recherche, les bases de données spécialisées et les systèmes de gestion documentaire.
👉 Objectif : Accéder rapidement à des informations fiables pour faciliter la prise de décision, rédiger des rapports ou répondre à des demandes professionnelles.
2. Quels sont les principaux outils de recherche documentaire ?
Il existe plusieurs catégories d’outils, chacun ayant une utilité spécifique :
✅ Moteurs de recherche généralistes :
- Google (le plus populaire, avec des filtres avancés)
- Bing (intégré à Microsoft, propose des résultats alternatifs)
- DuckDuckGo (respecte la confidentialité des recherches)
✅ Bases de données spécialisées :
- Juridique : Légifrance, Dalloz, LexisNexis
- Économie et finance : INSEE, Eurostat, Banque de France
- Presse et médias : Europresse, Factiva
✅ Catalogues de bibliothèques :
- Bibliothèque Nationale de France (BNF)
- WorldCat (accès aux collections de plusieurs bibliothèques mondiales)
✅ Outils internes à l’entreprise :
- GED (Gestion Électronique des Documents) pour classer et retrouver facilement les fichiers
- Intranet (bases de connaissances internes)
- CRM (gestion de la relation client contenant des documents spécifiques)
3. Comment formuler une requête efficace sur un moteur de recherche ?
🎯 Une bonne formulation de requête permet d’obtenir des résultats pertinents rapidement.
💡 Techniques à utiliser :
- Mots-clés précis : Éviter les phrases trop générales. Exemple :
- Mauvais : documents administratifs entreprise
- Meilleur : modèle contrat travail CDD France 2024 PDF
- Opérateurs booléens :
AND: Exige la présence de tous les termes (ex. formation AND secrétariat)OR: Recherche l’un des termes (ex. télétravail OR travail hybride)NOT: Exclut un terme (ex. gestion documentaire NOT archives)
- Utilisation des guillemets
""pour rechercher une expression exacte. Exemple :"gestion documentaire numérique" - Utilisation des filtres avancés (date, type de fichier, domaine spécifique
.gouv,.org).
4. Quelles sont les meilleures pratiques pour vérifier la fiabilité d’une source ?
⚠ Les informations trouvées en ligne ne sont pas toutes fiables. Voici quelques critères pour évaluer une source :
🔹 L’auteur : Qui a écrit l’article ? Est-il expert dans le domaine ?
🔹 La date de publication : Une information obsolète peut être trompeuse. Vérifier si elle est à jour.
🔹 La crédibilité du site : Privilégier les sources officielles et institutionnelles (ex. .gouv, .edu, .org).
🔹 La diversité des sources : Croiser l’information avec d’autres sites fiables pour confirmer sa véracité.
🔹 L’absence de biais : Éviter les sites trop orientés idéologiquement.
📌 Exemple de sources fiables :
- Gouvernement : Légifrance, INSEE
- Entreprises : Sites officiels (ex. Microsoft, Google pour des informations techniques)
- Presse reconnue : Le Monde, Les Échos, Harvard Business Review
5. Comment organiser les documents trouvés ?
📂 Une bonne organisation des fichiers facilite leur récupération rapide et leur partage.
👀 Méthodes recommandées :
- Créer des dossiers thématiques par sujet ou projet (ex. RH, Comptabilité, Juridique).
- Nommer les fichiers avec une structure claire :
- ✅ Facture_ClientX_2024.pdf (précis et daté)
- ❌ doc1.pdf (trop vague)
- Utiliser des outils collaboratifs :
- OneDrive, Google Drive (partage et sauvegarde)
- SharePoint (gestion documentaire en entreprise)
6. Quelles sont les erreurs courantes à éviter lors d’une recherche documentaire ?
❌ Se fier au premier résultat trouvé sans approfondir la recherche.
❌ Copier-coller sans citer ses sources (risque de plagiat).
❌ Ignorer les filtres avancés des moteurs de recherche.
❌ Ne pas organiser ses documents, ce qui complique leur réutilisation.
💡 Bonnes pratiques :
- Vérifier plusieurs sources avant d’utiliser une information.
- Mettre en place un système de classement rigoureux.
- Utiliser des outils de gestion documentaire pour retrouver facilement ses fichiers.
7. Quels formats de documents peut-on trouver en ligne ?
📄 Documents textuels : PDF, Word (DOCX), TXT
📊 Données et statistiques : Excel (XLSX), CSV
🎥 Supports multimédias : MP4 (vidéos), YouTube, podcasts
📜 Présentations : PowerPoint (PPTX), Prezi
8. Quels outils peuvent aider à archiver une recherche documentaire ?
📌 Applications utiles :
✅ Evernote, OneNote : Pour prendre des notes et classer des références.
✅ Zotero, Mendeley : Pour gérer et citer ses sources automatiquement.
✅ Google Keep, Notion : Pour stocker et structurer les recherches.
9. Comment citer correctement les sources trouvées ?
📖 Règles générales :
- Nom de l’auteur
- Date de publication
- Titre du document ou de l’article
- Source (site web, éditeur, journal, etc.)
📌 Exemple de citation en format APA :
DUPONT, J. (2024). La gestion documentaire en entreprise. Editions RH.
💡 Outils utiles pour générer des citations :
- Zotero
- Citation Machine
- Google Scholar
10. Comment effectuer une veille documentaire efficace ?
👀 Avoir une veille permet d’être informé en continu sur son secteur d’activité.
🛠 Outils recommandés :
- Alertes Google : Recevoir des notifications sur des mots-clés précis.
- Flux RSS : Suivre les mises à jour de sites spécialisés.
- Outils de curation (Feedly, Pocket) : Collecter et organiser les articles intéressants.
📅 Exemple de routine de veille :
- Lundi : Vérifier les alertes Google et les flux RSS.
- Mercredi : Lire un article en lien avec son domaine.
- Vendredi : Sauvegarder et classer les informations pertinentes dans un dossier.