Éviter les erreurs de confidentialité dans les agendas partagés (Outlook & Google Agenda)

Partager un agenda, c’est pratique… mais cela implique aussi une responsabilité. Une mauvaise configuration ou un manque d’attention peut exposer des informations sensibles à des personnes non autorisées. Outlook et Google Agenda offrent des outils pour préserver la confidentialité, à condition de les utiliser correctement.

1. Les risques les plus courants

Voici les erreurs fréquentes à éviter :

• 📅 Un événement contenant des informations confidentielles visible par toute l’entreprise

• 🗓️ Des rendez-vous personnels partagés accidentellement avec l’équipe

• 🛑 Une mauvaise configuration des droits donnant un accès complet à un collaborateur temporaire

• 📤 Un agenda partagé sans filtrage auprès de prestataires ou partenaires externes

🎯 Une gestion rigoureuse de la confidentialité évite ces situations… souvent embarrassantes, voire risquées.

2. Protéger ses événements dans Outlook

🔹 Marquer un événement comme “Privé”

1. Créez ou modifiez un événement

2. Dans le ruban supérieur, cliquez sur “Privé” (icône cadenas)

3. Même les utilisateurs ayant accès à votre agenda ne verront que “Occupé”

💡 Fonction utile si vous gérez un agenda partagé mais souhaitez garder des plages confidentielles.

🔹 Bien paramétrer les droits

• Allez dans les propriétés de l’agenda > onglet “Autorisations”

• Vérifiez les niveaux d’accès accordés à chaque utilisateur

• N’autorisez la modification qu’aux personnes de confiance

3. Protéger ses événements dans Google Agenda

🔹 Rendre un événement privé

1. Créez ou éditez un événement

2. Cliquez sur l’icône en forme de roue dentée > sélectionnez “Privé”

3. Les personnes avec qui l’agenda est partagé verront uniquement “Occupé”

🔹 Ajuster les paramètres de visibilité

• Allez dans Paramètres et partage

• Vérifiez :

  • Qui a accès à l’agenda

  • Le niveau de détail visible

  • Si l’agenda est public ou restreint à votre organisation

⚠️ Google Agenda permet de rendre un agenda public sur le web. Cela doit être utilisé uniquement pour des calendriers sans données sensibles.

4. Astuces pour limiter les erreurs

✅ À faire :

• Marquer les événements sensibles comme privés

• Vérifier les droits d’accès régulièrement

• Utiliser des titres neutres pour les réunions confidentielles (éviter « Entretien RH – licenciement », par exemple)

• Supprimer les accès obsolètes (collaborateurs partis, adresses partagées…)

❌ À éviter :

• Partager un agenda sans filtre à toute l’organisation

• Mentionner des informations personnelles ou confidentielles dans un événement public

• Laisser les événements privés sans verrouillage

5. Comparatif des options de confidentialité