Créer un publipostage avec Word
Le publipostage est une fonctionnalité puissante de Word qui permet de personnaliser automatiquement un document pour plusieurs destinataires. Utilisée dans la rédaction de courriers, de convocations, de certificats ou d’étiquettes, elle fait gagner un temps précieux à toute assistante de direction amenée à gérer des envois en série.
Le principe du publipostage repose sur deux éléments : un document principal (lettre type ou modèle) et une source de données (le plus souvent un tableau Excel contenant les noms, adresses ou autres informations variables). Une fois ces deux fichiers reliés, Word insère automatiquement les champs personnalisables dans le document, comme le nom du destinataire ou la date.
L’assistante peut alors générer des centaines de documents personnalisés en quelques clics. Le publipostage permet également de produire des étiquettes postales, des enveloppes, ou des formulaires avec des informations spécifiques pour chaque destinataire. Il est aussi possible d’envoyer les documents par e-mail directement depuis Word, si une adresse mail figure dans la base de données.
Ce processus, une fois maîtrisé, devient un allié de taille dans la gestion administrative. Il réduit les erreurs de copier-coller, garantit une cohérence globale, et fait gagner un temps considérable dans les tâches répétitives.
Pour aller plus loin, consultez le guide complet : https://assistante-direction.com/guide/guide-word-pour-les-secretaires-assistantes/