Préparer un document final pour l’impression ou l’envoi par mail

Avant d’imprimer ou de transmettre un document, une vérification finale s’impose. Une simple erreur de mise en page, une faute restée invisible ou une zone mal formatée peuvent nuire à la crédibilité d’un travail bien fait. Pour une assistante de direction, cette étape est cruciale pour garantir la qualité et la conformité d’un document avant diffusion.

La première étape consiste à effectuer une relecture complète du contenu, y compris les en-têtes, pieds de page, tableaux et légendes. Ensuite, il est important d’afficher les caractères non imprimables (espaces, retours à la ligne, tabulations) afin de détecter d’éventuels problèmes de mise en forme invisibles à l’œil nu.

Avant l’impression, il convient de vérifier les marges, l’orientation des pages, le format du papier et les sauts de page. Le mode « Aperçu avant impression » permet d’anticiper les éventuels débordements ou coupures de tableau. Si le document doit être envoyé par mail, une conversion en PDF est fortement recommandée, pour figer la mise en page et garantir une lecture optimale sur tous les supports.

Enfin, si le document contient des informations confidentielles, une protection ou un mot de passe peut être ajouté avant l’envoi. Il est également conseillé de renommer le fichier de manière claire, avec la date et l’objet, pour faciliter l’archivage ou la recherche ultérieure.

Soigner cette phase de finalisation, c’est assurer une diffusion professionnelle, efficace et sans erreur.

Pour aller plus loin, consultez le guide complet : https://assistante-direction.com/guide/guide-word-pour-les-secretaires-assistantes/