Prompt IA pour secrétaires assistantes

Un levier opérationnel pour développer l’ensemble des compétences du métier

Le métier de secrétaire assistante repose sur une maîtrise étendue de compétences administratives, organisationnelles, rédactionnelles et relationnelles. L’intelligence artificielle, lorsqu’elle est utilisée de manière encadrée et professionnelle, constitue aujourd’hui un outil d’appui transversal pour renforcer ces compétences, structurer les pratiques et sécuriser les productions du quotidien.

Cet article propose une revue exhaustive de tous les domaines de compétences qu’une secrétaire assistante doit développer ou acquérir, en montrant, pour chacun, comment des prompts IA peuvent être utilisés de manière pertinente, sans jamais se substituer au rôle humain.

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1. Environnement de travail numérique et bureautique

Compétences concernées

• Utilisation de l’environnement Windows

• Gestion des fichiers et dossiers

• Navigation entre applications

• Raccourcis clavier et ergonomie de travail

Apport des prompts IA

Les prompts peuvent aider à :

• comprendre des fonctionnalités,

• optimiser l’organisation numérique,

• améliorer la productivité.

Exemples de prompts utiles :

« Explique-moi comment organiser efficacement mes dossiers et fichiers sur un poste Windows utilisé en secrétariat. »

« Donne-moi une liste de bonnes pratiques pour structurer un espace de travail numérique administratif. »

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2. Rédaction et mise en forme de documents professionnels

Compétences concernées

• Courriers administratifs

• Notes internes

• Comptes rendus

• Documents structurés et normalisés

• Mise en forme professionnelle

Apport des prompts IA

Les prompts permettent :

• de structurer un document avant rédaction,

• d’harmoniser le ton et le vocabulaire,

• de sécuriser la qualité rédactionnelle.

Exemples de prompts utiles :

« Rédige un courrier administratif professionnel à destination d’un usager concernant [objet], avec un ton neutre et une structure claire. »

« Transforme ces notes brutes en compte rendu administratif structuré et professionnel. »

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3. Tableaux, calculs et exploitation des données

Compétences concernées

• Création de tableaux

• Calculs simples

• Contrôle de cohérence

• Organisation de données

Apport des prompts IA

L’IA peut accompagner :

• la conception de tableaux,

• la compréhension des formules,

• la vérification des données.

Exemples de prompts utiles :

« Propose un tableau Excel pour le suivi des courriers entrants et sortants. »

« Explique comment vérifier la cohérence des données dans un tableau administratif. »

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4. Présentations et supports visuels

Compétences concernées

• Structuration de diapositives

• Lisibilité de l’information

• Mise en forme claire

Apport des prompts IA

Les prompts permettent :

• de structurer un plan de présentation,

• de synthétiser des contenus.

Exemple de prompt utile :

« Propose la structure d’un diaporama simple pour une présentation administrative interne. »

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5. Écrits professionnels et communication écrite

Compétences concernées

• Clarté des messages

• Adaptation au destinataire

• Ton professionnel

• Reformulation

Apport des prompts IA

Les prompts sont utiles pour :

• reformuler un email,

• corriger un texte,

• simplifier un message administratif.

Exemples de prompts utiles :

« Reformule cet email pour qu’il soit plus clair et plus professionnel. »

« Corrige ce texte administratif en respectant les usages professionnels. »

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6. Gestion collaborative de l’information et classement

Compétences concernées

• Classement papier et numérique

• Archivage

• Traçabilité

• Partage de l’information

Apport des prompts IA

L’IA peut aider à :

• formaliser des plans de classement,

• définir des conventions de nommage.

Exemples de prompts utiles :

« Propose un plan de classement adapté à un service administratif. »

« Donne une convention de nommage claire pour des documents administratifs. »

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7. Outils collaboratifs et communication en ligne

Compétences concernées

• Messagerie professionnelle

• Partage de documents

• Communication écrite interne

Apport des prompts IA

Les prompts permettent :

• d’améliorer la qualité des messages,

• de structurer les échanges.

Exemple de prompt utile :

« Aide-moi à rédiger un message professionnel pour un outil collaboratif interne. »

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8. Administration des achats et des ventes

Compétences concernées

• Suivi administratif des commandes

• Vérification des documents

• Organisation des flux

Apport des prompts IA

L’IA peut aider à :

• créer des tableaux de suivi,

• structurer les informations.

Exemple de prompt utile :

« Propose un tableau de suivi administratif des commandes. »

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9. Gestion de la relance des impayés

Compétences concernées

• Communication écrite adaptée

• Suivi administratif

Apport des prompts IA

Les prompts permettent :

• de rédiger des relances amiables,

• d’adapter le ton.

Exemple de prompt utile :

« Rédige un email de relance amiable pour un impayé, avec un ton professionnel et respectueux. »

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10. Participation aux opérations comptables

Compétences concernées

• Classement de pièces

• Transmission d’informations

• Contrôles simples

Apport des prompts IA

L’IA peut aider à :

• comprendre les étapes,

• structurer les tâches.

Exemple de prompt utile :

« Explique les étapes de base pour contrôler des pièces comptables avant transmission. »

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11. Accueil physique et téléphonique

Compétences concernées

• Accueil des interlocuteurs

• Orientation

• Prise de messages

Apport des prompts IA

Les prompts permettent :

• de formaliser des scripts,

• d’améliorer la qualité de l’accueil.

Exemple de prompt utile :

« Rédige un script d’accueil téléphonique professionnel pour une secrétaire assistante. »

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12. Communication et gestion des situations délicates

Compétences concernées

• Gestion des tensions

• Communication professionnelle

Apport des prompts IA

L’IA peut aider à :

• préparer des réponses,

• reformuler des messages sensibles.

Exemple de prompt utile :

« Propose une réponse professionnelle à une situation de tension avec un usager. »

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13. Organisation, agenda et messagerie

Compétences concernées

• Organisation quotidienne

• Planification

• Priorisation

Apport des prompts IA

Les prompts permettent :

• de structurer une journée de travail,

• d’organiser les priorités.

Exemple de prompt utile :

« Aide-moi à organiser une journée type de secrétaire assistante en priorisant les tâches administratives. »

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14. Culture numérique et responsabilité professionnelle

Compétences concernées

• Usage responsable du numérique

• Confidentialité

• Bonnes pratiques professionnelles

Apport des prompts IA

L’IA peut aider à :

• rappeler les règles,

• renforcer les bonnes pratiques.

Exemple de prompt utile :

« Rappelle les bonnes pratiques de confidentialité dans un service administratif. »

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Conclusion

Les prompts d’intelligence artificielle constituent un outil d’accompagnement transversal pour la secrétaire assistante. Utilisés avec méthode, esprit critique et validation humaine systématique, ils permettent de renforcer chaque domaine de compétence du métier, d’améliorer la qualité des productions et de structurer les pratiques professionnelles, tout en respectant strictement le périmètre réel de la fonction.