La méthode Quintilien (QQOQCPC) pour les assistantes de direction

La méthode QQOQCPC (ou hexamètre de Quintilien) est un outil d’analyse et de résolution de problèmes très utile pour les assistantes de direction. Voici les principaux éléments à retenir sur cette méthode :

Définition et objectif

La méthode QQOQCPC consiste à poser systématiquement une série de questions pour analyser une situation ou un problème de façon structurée[1][2]. Son objectif est de collecter des informations factuelles et complètes afin d’avoir une vision globale d’un sujet.

Les 7 questions clés

Les 7 questions à se poser sont :

– Qui ? (Quelles personnes sont impliquées ?)
– Quoi ? (Quel est le problème/sujet ?)
– Où ? (Dans quel lieu ?)
– Quand ? (À quel moment ?)
– Comment ? (De quelle manière ?)
– Combien ? (Quelle quantité/quel coût ?)
– Pourquoi ? (Pour quelle raison ?)

Avantages pour une assistante de direction

Cette méthode permet à l’assistante de direction de :

– Structurer sa réflexion et son analyse
– Collecter des informations exhaustives
– Clarifier une situation complexe
– Préparer efficacement des réunions
– Rédiger des comptes-rendus complets
– Résoudre des problèmes de manière méthodique

Mise en pratique

L’assistante peut utiliser la méthode QQOQCPC pour :

– Préparer et organiser des événements
– Analyser un dysfonctionnement
– Cadrer un nouveau projet
– Rédiger une note de synthèse
– Préparer un entretien d’embauche

En posant systématiquement ces 7 questions, elle s’assure de n’oublier aucun aspect important d’une situation[3][4].

En résumé, la méthode QQOQCPC est un outil simple mais puissant pour structurer l’analyse et la résolution de problèmes. Elle permet à l’assistante de direction d’être plus efficace et rigoureuse dans son travail au quotidien.

Exercice Pratique de la Méthode QQOQCPC pour une Assistante de Direction

Vous êtes assistante de direction dans une entreprise qui a récemment constaté une augmentation des plaintes clients concernant un produit spécifique. Votre mission est d’organiser une réunion pour analyser cette situation et proposer des solutions.

Objectif de l’exercice

Utiliser la méthode QQOQCPC pour préparer cette réunion de manière structurée et exhaustive.

Instructions

1. Qui ?
   • Identifiez les personnes concernées par les plaintes.
   • Déterminez qui doit participer à la réunion.
   • Exemple de questions :
     • Qui sont les clients qui se plaignent ?
     • Qui est responsable du produit en question ?
     • Qui doit être présent à la réunion pour apporter des solutions ?
2. Quoi ?
   • Définissez précisément le problème.
   • Identifiez les aspects spécifiques du produit qui posent problème.
   • Exemple de questions :
     • Quelles sont les plaintes récurrentes des clients ?
     • Quel est le produit concerné ?
     • Quels sont les aspects du produit qui posent problème (qualité, fonctionnalité, etc.) ?
3. Où ?
   • Déterminez où les plaintes sont survenues (en ligne, en magasin, etc.).
   • Décidez où se tiendra la réunion.
   • Exemple de questions :
     • Où les clients ont-ils acheté le produit ?
     • Où les plaintes ont-elles été enregistrées ?
     • Où la réunion aura-t-elle lieu ?
4. Quand ?
   • Identifiez la période pendant laquelle les plaintes ont augmenté.
   • Fixez la date et l’heure de la réunion.
   • Exemple de questions :
     • Quand les plaintes ont-elles commencé à augmenter ?
     • Quand la réunion doit-elle avoir lieu ?
     • Quand les actions correctives doivent-elles être mises en place ?
5. Comment ?
   • Analysez comment les plaintes ont été traitées jusqu’à présent.
   • Déterminez comment la réunion sera structurée.
   • Exemple de questions :
     • Comment les plaintes sont-elles actuellement gérées ?
     • Comment la réunion sera-t-elle organisée (ordre du jour, présentations, etc.) ?
     • Comment les solutions seront-elles mises en œuvre ?
6. Combien ?
   • Évaluez le nombre de plaintes reçues.
   • Estimez les ressources nécessaires pour résoudre le problème.
   • Exemple de questions :
     • Combien de plaintes ont été enregistrées ?
     • Combien de personnes participeront à la réunion ?
     • Combien de ressources seront nécessaires pour mettre en œuvre les solutions ?
7. Pourquoi ?
   • Analysez les raisons possibles des plaintes.
   • Déterminez pourquoi il est crucial de résoudre ce problème rapidement.
   • Exemple de questions :
     • Pourquoi les clients se plaignent-ils de ce produit ?
     • Pourquoi est-il important de résoudre ce problème rapidement ?
     • Pourquoi ce problème n’a-t-il pas été détecté plus tôt ?

Mise en Situation

Exemple de Scénario :

• Qui ?
  • Clients : Mme Dupont, M. Martin
  • Responsable produit : Mme Lefèvre
  • Participants à la réunion : Directeur général, Responsable qualité, Chef de produit, Équipe service client
• Quoi ?
  • Problème : Augmentation des plaintes concernant la qualité du produit Y
  • Aspects problématiques : Défauts de fabrication, non-conformité aux spécifications
• Où ?
  • Lieu des plaintes : Magasins, site web
  • Lieu de la réunion : Salle de conférence principale
• Quand ?
  • Période des plaintes : Derniers deux mois
  • Date de la réunion : Lundi prochain à 10h00
• Comment ?
  • Traitement actuel des plaintes : Enregistrement par le service client, suivi par le responsable qualité
  • Structure de la réunion : Présentation des données par le service client, discussion ouverte, brainstorming, plan d’action
• Combien ?
  • Nombre de plaintes : 50 plaintes en deux mois
  • Participants à la réunion : 10 personnes
  • Ressources nécessaires : Analyse des données, équipe de qualité, budget pour améliorations
• Pourquoi ?
  • Raisons possibles : Problèmes de production, manque de contrôle qualité
  • Importance de la résolution : Maintien de la satisfaction client, préservation de l’image de marque

En suivant cet exercice pratique, vous utiliserez la méthode QQOQCPC pour structurer efficacement la préparation de votre réunion. Cela vous permettra de couvrir tous les aspects importants, d’identifier clairement les problèmes et de proposer des solutions pertinentes.

Sources

[1] https://www.leblogdudirigeant.com/hexametre-de-quintilien-methode-qqoqccp/
[2] https://www.appvizer.fr/magazine/operations/gestion-de-projet/methode-qqoqcp
[3] https://www.merci-app.com/article/methode-qqoqcp-pourquoi-et-comment-lutiliser
[4] https://blog.hubspot.fr/sales/methode-qqoqcp
[5] https://www.manager-go.com/gestion-de-projet/dossiers-methodes/qqoqcp