10 principales méthodes de gestion du temps
1. Checklist
La checklist est une méthode simple mais efficace pour organiser ses tâches. Elle consiste à lister toutes les actions à réaliser, puis à les cocher une fois accomplies. Cet outil visuel permet de structurer les priorités, d’éviter les oublis et d’améliorer la satisfaction grâce à la validation progressive des tâches. Les checklists peuvent être utilisées au quotidien, pour des projets spécifiques ou encore pour des tâches récurrentes.
📌 Outils associés : Papier et crayon, Todoist, Microsoft To Do, Notion.
2. Matrice d’Eisenhower
La matrice d’Eisenhower repose sur la distinction entre l’urgent et l’important. Elle classe les tâches en quatre catégories :
- Urgent et important → À traiter immédiatement.
- Important mais non urgent → À planifier.
- Urgent mais non important → À déléguer.
- Ni urgent ni important → À éliminer.
Elle aide à prioriser les actions réellement stratégiques et à éviter la surcharge mentale.
📌 Outils associés : Trello, Notion, applications de mind mapping.
3. Méthode Getting Things Done (GTD)
La méthode GTD repose sur 5 étapes clés :
- Collecter toutes les tâches et idées dans une boîte de réception.
- Traiter chaque élément en décidant s’il faut l’exécuter, le déléguer ou l’éliminer.
- Organiser les tâches par catégories et priorités.
- Revoir régulièrement l’ensemble des tâches pour les ajuster.
- Passer à l’action selon le planning établi.
Cette approche permet de clarifier son esprit et de structurer son travail de manière efficace.
📌 Outils associés : Todoist, Evernote, Omnifocus.
4. Principe de Pareto (Règle des 80/20)
Le principe de Pareto affirme que 80 % des résultats proviennent de 20 % des efforts. Appliqué à la gestion du temps, cela signifie qu’il faut identifier les tâches à forte valeur ajoutée et leur consacrer une priorité absolue.
Exemple : Un assistant pourrait constater que 20 % de ses tâches génèrent 80 % de son impact, et donc réajuster ses efforts en conséquence.
📌 Outils associés : Analyse de productivité, matrice d’impact, outils de reporting.
5. Méthode Eat the Frog
Inspirée de Mark Twain, cette méthode repose sur un principe simple : commencer sa journée par la tâche la plus difficile (« manger la grenouille »). L’idée est d’éliminer d’emblée les tâches qui demandent le plus d’efforts ou qui sont les plus contraignantes.
Pourquoi ?
- Éviter la procrastination.
- Se libérer rapidement du stress des tâches compliquées.
- Garder de l’énergie pour des tâches moins exigeantes par la suite.
📌 Outils associés : Planification matinale, Trello, Google Keep.
6. Méthode ABCDE
La méthode ABCDE aide à classer les tâches par ordre de priorité :
- A : Tâches cruciales à faire immédiatement.
- B : Tâches importantes mais pas urgentes.
- C : Tâches secondaires, à faire si possible.
- D : Tâches à déléguer.
- E : Tâches inutiles à éliminer.
Elle permet de filtrer ce qui est essentiel et d’éliminer les distractions.
📌 Outils associés : Tableaux de priorisation, agendas numériques.
7. Méthode MoSCoW
Cette méthode est souvent utilisée en gestion de projet pour hiérarchiser les actions :
- M (Must have) : Prioritaires et indispensables.
- S (Should have) : Importantes mais non essentielles immédiatement.
- C (Could have) : Optionnelles, à réaliser si possible.
- W (Won’t have) : Tâches à exclure ou reporter.
Elle est idéale pour organiser les priorités dans un contexte contraint.
📌 Outils associés : Outils de gestion de projet (Jira, Monday, ClickUp).
8. Méthode Pomodoro
Cette technique ou Méthode Pomodoro repose sur des cycles de travail courts et intenses :
- Travailler pendant 25 minutes sur une tâche.
- Prendre une pause de 5 minutes.
- Après 4 cycles, faire une pause plus longue (15-30 minutes).
Elle favorise la concentration et lutte contre la procrastination en instaurant un rythme structuré.
📌 Outils associés : Pomodone, Focus Booster, Tomato Timer.
9. Time Boxing
Le Time Boxing consiste à fixer une durée déterminée pour chaque tâche avant de commencer à travailler. Contrairement au Time Blocking (voir ci-dessous), il ne s’agit pas d’attribuer un créneau dans l’agenda, mais plutôt de fixer une limite de temps précise pour l’exécution d’une action.
Exemple : « Je consacre 30 minutes à la lecture de mes e-mails et pas plus ».
Cela permet :
- D’éviter de s’éparpiller.
- De travailler plus efficacement en mettant une pression positive sur l’exécution.
📌 Outils associés : Minuteurs, RescueTime, Toggl.
10. Time Blocking
Le Time Blocking repose sur le fait de bloquer des créneaux horaires dans son agenda pour chaque type de tâche.
Exemple :
- 9h-10h : Réponses aux e-mails.
- 10h-12h : Rédaction de rapports.
- 14h-16h : Réunions et appels.
Avantages :
- Évite d’être interrompu en pleine tâche.
- Permet de structurer son emploi du temps de manière proactive.
📌 Outils associés : Google Calendar, Outlook, Notion.
Conclusion : Quelle méthode choisir ?
Chaque méthode a ses avantages, et le choix dépend du profil et des besoins de chacun.
- Si vous avez du mal à prioriser, utilisez la matrice d’Eisenhower ou la méthode ABCDE.
- Si vous procrastinez, essayez Eat the Frog ou Pomodoro.
- Si vous êtes débordé, misez sur GTD, Time Blocking ou MoSCoW.
💡 Astuce finale : Combinez plusieurs méthodes pour une gestion du temps optimale !