Quelles procédures d’archivage pour les assistantes de direction ?

Les assistantes de direction jouent un rôle crucial dans la gestion administrative des entreprises. Pour assurer une organisation optimale, elles doivent maîtriser des procédures d’archivage efficaces. Quelle que soit la taille ou le secteur de l’entreprise, la nécessité d’archiver les documents dès leur création est indispensable. Une gestion rigoureuse des archives améliore non seulement la productivité et fait gagner du temps, mais elle assure également la conformité légale. Cet article aborde les meilleures pratiques d’archivage, les techniques pour mettre en place un plan de classement performant et présente les outils essentiels pour la gestion des archives électroniques. Plongez dans cet article pour découvrir comment transformer la gestion des documents en un atout stratégique pour votre organisation.

Quelles sont les procédures d’archivage pour les assistantes de direction ?

Voici les 8 principales procédures d’archivage que les assistantes de direction doivent suivre :

1. Identification et tri des documents à archiver
– Déterminer quels documents doivent être conservés et pour quelle durée selon les obligations légales
– Séparer les documents à archiver de ceux qui peuvent être éliminés

2. Organisation et classement
– Mettre en place un système de classement logique (par thème, date, service, etc.)
– Utiliser des dossiers, boîtes d’archives et étiquettes pour organiser les documents
– Créer un plan de classement clair et cohérent

3. Stockage approprié
– Choisir un lieu de stockage adapté (armoires, local dédié) protégé de l’humidité, la poussière, la lumière
– Utiliser du matériel de conservation adéquat (boîtes anti-acides, chemises neutres, etc.)

4. Indexation et traçabilité
– Créer un inventaire ou registre des archives
– Mettre en place un système de numérotation des boîtes/dossiers
– Tenir à jour un registre des consultations et sorties de documents

5. Gestion des durées de conservation
– Connaître et appliquer les durées légales de conservation par type de document
– Organiser des opérations régulières d’élimination des archives obsolètes

6. Numérisation
– Numériser les documents importants pour faciliter leur accès et sauvegarde
– Mettre en place un système de gestion électronique des documents (GED)

7. Sécurité et confidentialité
– Contrôler l’accès aux archives (registre des personnes autorisées)
– Protéger les documents confidentiels

8. Formation et sensibilisation
– Se former aux bonnes pratiques d’archivage
– Sensibiliser les collègues à l’importance du bon classement des documents

En suivant ces procédures, les assistantes de direction peuvent mettre en place un système d’archivage efficace et conforme aux exigences légales, facilitant ainsi la gestion documentaire de l’entreprise.

Comment mettre en place un plan de classement efficace ? 

Pour mettre en place un plan de classement efficace, voici les 8 idées à suivre :

1. Adopter une structure thématique et hiérarchique

Le plan de classement doit être organisé de manière thématique, en partant du général au particulier. Il faut l’articuler autour des différents métiers et activités de l’entreprise. Par exemple :

1. Comptabilité
1.1 Facturation
1.1.1 Factures fournisseurs
1.1.2 Factures clients

2. Créer une structure logique et exhaustive

Le plan doit couvrir l’ensemble des documents de l’entreprise, sans utiliser de rubriques « divers » ou « autres ». Il doit être identique pour les documents papier et électroniques.

3. Impliquer les collaborateurs

Le plan de classement doit être élaboré en collaboration avec les différents services et approuvé par la direction[2][4]. Cela permet de s’assurer qu’il répond aux besoins de tous les utilisateurs.

4. Définir des critères d’efficacité

Le plan doit répondre à des critères comme l’accessibilité, la mise à jour régulière, l’épuration des documents obsolètes et la fiabilité.

5. Utiliser une codification claire

Mettre en place un système de codification simple et intuitif pour faciliter l’identification et la recherche des documents[1].

6. Tester et ajuster

Réaliser une phase de test du plan de classement avant son implémentation définitive. Cela permet de vérifier sa viabilité et de l’ajuster si nécessaire.

7. Former les utilisateurs

S’assurer que tous les collaborateurs comprennent et appliquent correctement le plan de classement.

8. Prévoir la maintenance

Désigner un responsable chargé de la mise à jour régulière du plan pour garantir sa pertinence dans le temps.

En suivant ces étapes et en veillant à ce que le plan soit intuitif, fiable et à jour, vous pourrez mettre en place un système de classement efficace qui facilitera la gestion documentaire de votre entreprise.

Pour la gestion des archives électroniques, deux principaux outils sont recommandés :

Focus sur la GED (Gestion Électronique des Documents)

La GED est un outil informatisé qui permet de gérer les documents électroniques au quotidien. Ses principaux avantages sont :

– Facilité d’utilisation pour les collaborateurs
– Gain de temps considérable dans la recherche de documents
– Augmentation de la productivité en allégeant les tâches administratives
– Sécurisation des documents grâce au stockage cloud
– Structuration de l’ensemble des documents électroniques de l’entreprise
– Facilitation du travail collaboratif

Mais aussi le SAE (Système d’Archivage Électronique)

Le SAE fonctionne comme un coffre-fort numérique pour la conservation à long terme des documents. Ses caractéristiques principales sont :

– Consultation des documents en lecture seule
– Protection de l’intégrité des documents
– Mise en place de règles de conservation conformes aux exigences légales
– Classement et organisation des documents archivés
– Destruction automatique des documents à l’expiration de leur durée de conservation

Ces deux outils peuvent être utilisés de manière complémentaire : la GED pour la gestion quotidienne des documents et le SAE pour l’archivage à long terme des documents importants.

Il est également important de noter que ces solutions peuvent être déployées sur des serveurs locaux ou dans le cloud, offrant ainsi différentes options de stockage et d’accessibilité.

Pour une gestion efficace des archives électroniques, il est recommandé de combiner ces outils avec des procédures d’archivage bien définies, incluant l’identification des documents à archiver, leur organisation, et la gestion des durées de conservation[5].

Les autres questions soulevées par les procédures d’archivage pour les assistantes de direction

Sources – procédures d’archivage pour les assistantes de direction

[1] https://officeopro.com/services/secretariat/classement-documents-entreprise/archivage-documents-entreprise/
[2] https://www.aadprox.com/classement-documents/
[3] https://www.documentation-administrative.gouv.fr/adm-01858797/document
[4] https://francearchives.gouv.fr/fr/file/ad356b9e9a1ff71a31adf9dd0694d799ea507fe5/Instruction_PE_2018_12_v082018.pdf
[5] https://www.arcalys.com/archivage/procedures-darchivage-des-documents-en-entreprise-un-guide-complet/
[6] https://www.arcalys.com/archivage/quels-sont-les-differents-types-darchivage-electronique/
[7] https://francearchives.gouv.fr/file/55676a15993cef6953be2c22db9c0643ebc64a65/static_1685.pdf
[8] https://print-value.fr/dematerialisation-documents/archivage-numerique-ged-sae
[9] https://www.archivage-numerique.fr
[10] https://officeopro.com/services/secretariat/classement-documents-entreprise/archivage-documents-entreprise/
[11] https://www.arcalys.com/archivage/comment-realiser-un-plan-de-classement-efficace/
[12] https://ingedis-solutions.fr/blog-dematerialisation-ged/7-regles-pour-realiser-un-plan-de-classement-efficace/
[13] https://www.arcalys.com/archivage/comment-realiser-un-plan-de-classement/
[14] https://www.emargence.fr/article/plan-classement/
[15] https://www.elo.com/fr-fr/guide-pratique/plan-classement.html