par Stéphane 
Dans le monde professionnel actuel, les assistantes de direction sont confrontées à une multitude de tâches exigeantes qui requièrent une organisation sans faille et une efficacité optimale. La gestion des réunions, la prise de notes précises et le suivi des discussions clés sont des éléments essentiels pour soutenir les dirigeants et assurer le bon fonctionnement de l’entreprise. Cependant, ces tâches peuvent être chronophages et parfois source d’erreurs involontaires.
C’est ici qu’intervient Otter.ai, un outil innovant d’intelligence artificielle conçu pour faciliter la transcription automatique de la parole en texte. En utilisant Otter.ai, les assistantes de direction peuvent enregistrer et transcrire en temps réel les réunions, les entretiens et les conférences. Cela permet non seulement de gagner un temps précieux, mais aussi de garantir l’exactitude et la cohérence des informations recueillies.
Grâce à Otter.ai, il devient plus simple de partager des comptes rendus détaillés avec les équipes, de repérer rapidement les points d’action importants et de maintenir un haut niveau de productivité. Cet outil s’intègre parfaitement dans le quotidien des assistantes de direction, en les aidant à se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée et en renforçant leur rôle stratégique au sein de l’entreprise.
Dans ce tutoriel complet, nous vous guiderons à travers les différentes fonctionnalités d’Otter.ai et vous montrerons comment exploiter au mieux cet outil pour optimiser votre travail quotidien.
Tutoriel complet sur l’utilisation d’Otter.ai
Otter.ai est un outil puissant qui utilise l’intelligence artificielle pour transcrire automatiquement la parole en texte. Il est particulièrement utile pour les assistants de direction pour prendre des notes lors de réunions, d’interviews ou de conférences sans effort manuel.
1. Création d’un compte Otter.ai
Étape 1 : Accéder au site web
- Rendez-vous sur le site officiel : www.otter.ai.
Étape 2 : Inscription
- Cliquez sur le bouton « Sign Up » ou « S’inscrire ».
- Vous pouvez vous inscrire en utilisant votre adresse e-mail, votre compte Google ou Apple.
Étape 3 : Configuration du profil
- Suivez les instructions pour compléter votre profil et confirmer votre adresse e-mail.
2. Présentation de l’interface
Une fois connecté, vous verrez le tableau de bord principal qui comprend :
- My Conversations (Mes Conversations) : Accès à toutes vos transcriptions.
- Groups (Groupes) : Pour collaborer et partager des transcriptions avec des équipes.
- Settings (Paramètres) : Pour personnaliser votre compte et vos préférences.
3. Transcription en temps réel
Étape 1 : Commencer un enregistrement
- Depuis le tableau de bord, cliquez sur le bouton « Record » (Enregistrer).
Étape 2 : Autorisations
- Autorisez Otter.ai à accéder à votre microphone si ce n’est pas déjà fait.
Étape 3 : Enregistrement
- Parlez clairement ; Otter.ai transcrit en temps réel.
- Vous pouvez voir le texte apparaître à mesure que vous parlez.
Étape 4 : Terminer l’enregistrement
- Cliquez sur « Stop » (Arrêter) pour terminer.
- La transcription est automatiquement sauvegardée dans « My Conversations ».
4. Importation de fichiers audio ou vidéo
Étape 1 : Importer un fichier
- Cliquez sur le bouton « Import » (Importer) situé en haut de la page.
Étape 2 : Sélection du fichier
- Choisissez le fichier audio ou vidéo depuis votre ordinateur. Formats supportés : MP3, WAV, M4A, MP4, etc.
Étape 3 : Traitement
- Otter.ai traite le fichier pour générer la transcription. Le temps de traitement dépend de la durée du fichier.
5. Édition et organisation des transcriptions
Étape 1 : Accéder à la transcription
- Cliquez sur la transcription souhaitée dans « My Conversations ».
Étape 2 : Édition du texte
- Cliquez sur n’importe quelle partie du texte pour le modifier.
- Vous pouvez corriger des erreurs, ajouter des ponctuations ou des notes supplémentaires.
Étape 3 : Mots-clés et résumés
- Otter.ai génère automatiquement des mots-clés et un résumé. Vous pouvez les ajuster si nécessaire.
6. Identification des locuteurs
Étape 1 : Attribution des noms
- Dans la transcription, Otter.ai sépare les interventions des différents locuteurs.
Étape 2 : Nommer les locuteurs
- Cliquez sur « Speaker 1 », « Speaker 2 », etc., pour attribuer un nom à chaque locuteur.
Étape 3 : Entraînement du modèle
- En nommant les locuteurs, vous améliorez la précision des futures transcriptions.
7. Recherche et organisation
Étape 1 : Utiliser la barre de recherche
- En haut du tableau de bord, utilisez la barre de recherche pour trouver des mots ou des phrases spécifiques dans vos transcriptions.
Étape 2 : Créer des dossiers
- Organisez vos transcriptions en créant des dossiers thématiques.
Étape 3 : Étiquettes
- Ajoutez des tags ou étiquettes pour faciliter la classification.
8. Partage et collaboration
Étape 1 : Partager une transcription
- Ouvrez la transcription et cliquez sur « Share » (Partager).
Étape 2 : Paramètres de partage
- Entrez l’adresse e-mail des personnes avec qui vous souhaitez partager.
- Choisissez les permissions : « Can View » (Peut voir) ou « Can Edit » (Peut éditer).
Étape 3 : Envoyer l’invitation
- Cliquez sur « Send » (Envoyer).
9. Intégrations avec d’autres outils
Zoom
- Étape 1 : Dans Otter.ai, allez dans « Apps » ou « Intégrations ».
- Étape 2 : Sélectionnez « Zoom » et suivez les instructions pour connecter les deux comptes.
- Avantage : Transcrire automatiquement vos réunions Zoom.
Google Calendar et Microsoft Outlook
- Permet de synchroniser votre agenda et de recevoir des rappels pour lancer des transcriptions lors des réunions.
10. Utilisation de l’application mobile
Étape 1 : Télécharger l’application
- Disponible sur App Store (iOS) et Google Play Store (Android).
Étape 2 : Connexion
- Connectez-vous avec vos identifiants Otter.ai.
Étape 3 : Fonctions mobiles
- Enregistrez des conversations en déplacement.
- Accédez à toutes vos transcriptions synchronisées.
- Recevez des notifications et des rappels.
11. Conseils pour une transcription optimale
- Parlez clairement : Une articulation précise améliore la qualité de la transcription.
- Réduisez le bruit de fond : Choisissez un environnement calme.
- Utilisez un microphone de qualité : Un bon équipement capte mieux la voix.
- Vérifiez et éditez : Relisez toujours les transcriptions pour corriger les éventuelles erreurs.
12. Plans et abonnements
- Gratuit : Limité à 600 minutes par mois et 40 minutes par conversation.
- Premium : Offre des fonctionnalités avancées comme des minutes supplémentaires, l’exportation en différents formats, et l’intégration avec d’autres outils.
- Teams : Pour les entreprises, avec des options de collaboration avancées.
Étape 1 : Choisir un plan
- Allez dans « Upgrade » (Mettre à niveau) pour voir les options disponibles.
Étape 2 : Procéder au paiement
- Suivez les instructions pour compléter l’abonnement.
Ainsi Otter.ai est un outil essentiel pour les assistants de direction souhaitant automatiser la prise de notes et améliorer l’efficacité des réunions. En maîtrisant ses fonctionnalités, vous gagnerez du temps précieux et pourrez vous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
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