Fiche métier – Secrétaire Médicale / Assistante Médicale / Secrétaire Médico-Sociale

🎯 Fiche métier – Secrétaire Médicale / Assistante Médicale / Secrétaire Médico-Sociale

🏥 Domaine d’intervention

• Structures concernées : hôpitaux publics et privés, cliniques, centres de santé, centres de rééducation, cabinets médicaux, structures médico-sociales, centres dentaires, services spécialisés (oncologie, pédiatrie, etc.)

📌 Missions principales

La secrétaire médicale ou assistante médico-sociale assure le soutien administratif, organisationnel et relationnel des équipes médicales et soignantes, en lien direct avec les patients, les familles et les institutions partenaires.

🧰 Activités et tâches détaillées

✉️ Gestion administrative des documents médicaux

• Saisie, mise en forme et relecture de courriers, rapports, certificats médicaux, comptes rendus de consultation, opératoires ou d’hospitalisation

• Frappe sous dictée vocale ou à partir de notes manuscrites

• Numérisation et classement électronique des documents médicaux

• Archivage papier et numérique des dossiers médicaux

• Reproduction de dossiers médicaux sur demande des médecins ou des patients

• Application stricte des règles de confidentialité et de secret médical

📁 Traitement du dossier patient

• Création, mise à jour et suivi du dossier médical (papier ou logiciel DPI)

• Saisie des actes médicaux (consultations, examens, hospitalisations)

• Contrôle de l’identité du patient : identitovigilance

• Demandes de prise en charge mutuelle, traitement des devis, suivi administratif

• Suivi des mouvements des patients (entrées, sorties, transferts de service)

📆 Planification et organisation des rendez-vous

• Prise de rendez-vous par téléphone ou sur logiciel (hospitalier ou libéral)

• Coordination des plannings médicaux (consultations, examens, réunions cliniques, interventions)

• Envoi de convocations, rappels de rendez-vous, gestion des désistements

• Planification des rendez-vous interservices (laboratoire, imagerie, spécialiste, etc.)

📞 Accueil et relation patients/familles

• Accueil physique et téléphonique des patients, familles et prestataires

• Orientation vers le bon interlocuteur ou le bon service

• Renseignement sur les démarches, les documents à fournir, les horaires

• Accompagnement des patients dans leurs démarches administratives simples

• Gestion des situations de tension avec bienveillance et diplomatie

🗂️ Support transversal aux équipes médicales

• Gestion d’agendas médicaux, administratifs et universitaires des praticiens

• Organisation des réunions de concertation pluridisciplinaire (RCP) et préparation des dossiers

• Interlocutrice de liaison avec les équipes soignantes, paramédicales, administratives

• Coordination ponctuelle avec d’autres secrétariats pour assurer la continuité de service

• Participation aux équipes mobiles de remplacement si besoin

💻 Utilisation des outils professionnels

• Systèmes d’information hospitaliers (DPI, GAM, logiciels métiers spécialisés)

• Logiciels de reconnaissance vocale et dictée numérique

• Outils de bureautique (Word, Excel, Outlook, messagerie sécurisée de santé)

• Photocopieurs, scanners, standard téléphonique