Qui fait quoi ? Clarifier les rôles dans la gestion documentaire du médico-social

Dans une structure médico-sociale, la gestion documentaire ne repose pas uniquement sur la secrétaire assistante. Plusieurs acteurs interviennent dans la chaîne de traitement des documents : produire, valider, archiver, transmettre… Pour éviter les doublons et les oublis, une règle s’impose : définir qui fait quoi, à chaque étape.

Pourquoi clarifier les responsabilités est crucial

Une chaîne documentaire mal définie entraîne :

• des documents non validés à temps,

• des informations égarées,

• des responsabilités floues en cas de contrôle ou litige.

🎯 L’objectif est de garantir la traçabilité, la qualité des données et la répartition équitable des tâches.

Les étapes clés de la chaîne documentaire

Voici les principales étapes de gestion d’un document :

1. Production : le document est rédigé par un professionnel (ex. : médecin, cadre…).

2. Validation : il est signé ou approuvé par un responsable.

3. Mise en forme / traitement : réalisé par la secrétaire assistante.

4. Diffusion : le document est envoyé aux destinataires concernés.

5. Archivage : il est classé (numériquement et/ou physiquement) selon les procédures internes.

💡 Chaque étape doit être attribuée à un acteur désigné dans une procédure formalisée.

Outils pour formaliser les rôles

Quelques supports utiles :

• Fiche de circuit documentaire : elle précise les intervenants pour chaque type de document (ex. : dossier médical, note de service, fiche RH…).

• Tableau de répartition des rôles : qui fait quoi pour chaque classe documentaire.

• Procédure interne écrite : un document officiel qui sert de référence commune à toute l’équipe.

Exemple concret

Pour un compte-rendu médical :

• Rédigé par le professionnel de santé

• Corrigé et mis en forme par la secrétaire assistante

• Validé par signature du médecin

• Diffusé à l’équipe via messagerie interne

• Archivé dans le dossier patient et sur le serveur sécurisé

En résumé

La secrétaire assistante n’est pas seule dans la chaîne documentaire. Elle joue un rôle central de coordination, mais le bon fonctionnement dépend d’une organisation claire, partagée et respectée. Clarifier les responsabilités permet à chacun d’agir efficacement, dans le respect des normes et des délais.

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