Comment bien classer un dossier médical patient : méthodes et conseils pratiques

Un dossier médical mal classé est une source de confusion, de perte de temps, voire de risques pour le patient. Pour garantir un accès rapide et sécurisé aux bonnes informations, le classement du dossier est une mission essentielle, souvent assurée par l’assistante de direction. Découvrez les meilleures pratiques à adopter pour une organisation efficace.

1. Pourquoi un bon classement est-il indispensable ?

Un classement structuré permet :

• d’accéder rapidement à l’information recherchée,

• de préserver la confidentialité,

• de limiter les erreurs médicales,

• de garantir une continuité des soins,

• de répondre efficacement à une demande de transmission ou d’audit.

2. Les grandes méthodes de classement

Il existe plusieurs façons d’organiser un dossier patient. Les plus courantes sont :

• Classement par thème : examens, ordonnances, courriers, résultats, facturation…

• Classement chronologique inversé : du plus récent au plus ancien.

• Classement mixte : thématique à l’intérieur d’une structure chronologique.

L’assistante choisit la méthode en fonction du support (papier ou numérique) et des habitudes de la structure.

3. Classement sur support papier

Dans ce cas, l’utilisation d’intercalaires, de pochettes couleur et de fiches de suivi est recommandée. Chaque document est :

• daté,

• rangé dans la bonne section,

• protégé contre les dégradations (reliure, pochette plastique…).

Les erreurs de classement peuvent générer de graves conséquences en cas de soin ou d’expertise.

4. Classement numérique : bonnes pratiques

Avec les logiciels métiers, le classement peut être automatisé, mais nécessite un paramétrage rigoureux. L’assistante s’assure que :

• les documents sont bien nommés et indexés,

• les droits d’accès sont correctement configurés,

• la sauvegarde des données est assurée.
  Un bon classement numérique repose sur une arborescence claire, partagée et documentée.

Conclusion

Un bon classement du dossier médical facilite le travail des professionnels, renforce la sécurité du patient et garantit la conformité réglementaire. L’assistante de direction, en mettant en place une méthode cohérente et rigoureuse, contribue directement à la qualité du parcours de soins.

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